汽车销售服务企业维修业务内部控制研究

2021-11-25朱恒锋

经营者 2021年17期

朱恒锋

（贵州十和田实业发展有限公司，贵州贵阳 550025）

一、在维修业务中引入内部控制的意义

（一）完善业务流程，保障财务安全

企业信息一般分为会计信息和非会计信息。会计信息可以以财报的方式完整展现企业的真实情况，为管理人员作出各项决策提供较为详细的财务依据。就汽车销售行业的特点来说，汽车销售属于资金密集型行业，相关企业的资金周转压力较大，面临的风险较高［1］。只有落实了企业内部控制，才能够通过会计信息准确完整地展现企业财务状况，助力企业资金实现良性周转，提高企业的经济效益。

（二）防范经营风险，减轻企业周转压力

目前的汽车后市场服务业竞争异常激烈，尤其是维修业务。在这种情况下，汽车销售服务企业很容易面临信贷风险、资金周转风险等等。因此，企业需要重视内部控制流程的优化，在一定范围内调整企业管理组织架构，从而有效控制维修行业的经营风险，降低企业的经营成本，保证企业的正常经营。

二、汽车销售服务企业维修行业内部控制现状

（一）内部控制流程不规范

汽车销售服务企业在后市场环节主要负责车辆的日常保养和故障维修，为车辆提供售后服务。因此，在内部控制管理的过程中，要把维修业务作为管控的重点。然而，部分汽车销售服务企业的管理人员对内部控制缺乏足够的认识和足够的重视，甚至认为内部控制制约了企业发展和改革的步伐，导致内部控制流程不规范、内部控制权责不清晰等等，严重制约了内部控制工作的开展［2］。除此之外，部分企业并不重视跨职责协调，内部控制不能覆盖整个维修流程，从而导致核算不清楚的现象出现，影响了企业的内部发展。

（二）内部控制思想不先进

企业具有先进的内部控制思想是内部控制体系充分落实的前提条件。企业内部控制思想不够先进，就无法直接发挥内部控制的有效作用。但是目前我国的大部分汽车销售服务企业中有相当一部分管理人员仍然受传统经营理念的影响，不了解企业的经营发展方向，没有把握新的市场发展趋势，未认识到企业进行内部控制的重要性，直接安排财务部门的相关人员负责内部控制，并不要求其他人员参与，从而导致企业文化过于保守，企业内部控制不够全面，企业内部控制防控经营风险的作用不能充分发挥［3］。

（三）内部审查监督环节缺失

汽车销售服务是一个比较特殊的行业，大部分企业并没有重视内部审查监督，从而导致内部审计流程缺失，内部审计执行较难。需要注意的是，此类企业的主要收益来源为汽车销售利润和汽车维修利润。汽车的维修利润有一定的灰色空间，维修工人、售后经理等角色都有可能得到来自车企、零部件经销商甚至车主和保险公司的返利，而不同的品牌有不同的售后政策，这种差异化的汽车维修模式对企业的内部审查环节造成了严重的影响。从奖惩制度角度来看，大多数企业都为一线业务部门员工制定了较为完善的激励制度，但是也有一些部门的薪酬较为固定，导致内审监督环节缺失，影响了员工之间的团结协作，不利于内部审计监督工作的正常进行，难以保障企业的良性发展。

三、汽车销售服务企业加强维修业务内部控制的措施

（一）建立完善的内部控制体系

汽车销售服务企业如果想长远发展，就必须建立完善的内部控制体系。领导层要出面参与内部控制制度的建立，并且通过多方面的制度体系落实内部控制。主要管理人员必须充分掌握各个员工的性格特点和能力，根据不同岗位的不同需求，对员工的工作岗位进行妥善的安排。与此同时，要制定每个岗位的操作规范，用制度对岗位职责进行明确，将责任落实到每一个员工身上，从而尽可能地提升员工建设内部控制体系的积极性。此外，汽车销售服务企业应制定详细的年度计划，并且按月对年度计划进行拆分，从而加大计划的执行力度，这有助于相关企业提前完成、超额完成相关计划。

例如，在发货的过程中，相关部门首先应核对发货凭证和销售合同，只有两者不存在任何问题，才可办理发货手续。在这一过程中，需要将责任定位到发货部门的每一个人身上。而财务部门在进行年度计划申请时，要着重关注经营核算管理，保证两大业务的款项完整，保证事故车维修款项及时到位，从而避免部分员工进行不当操作［4］。同时，相关部门应制定完善的授权审批制度，明确特殊情况的审批界限，避免出现超出审批界限的边缘行为，保证维修业务的规范开展。

（二）提高人员素质，控制入厂环节的经营风险

汽车维修业务的工作效果和维修质量与相关从业人员的职业素养和个人素质有直接的关系，企业要想控制入场环节的经营风险，就要加强相关人员的培训工作，积极吸收与培养高素质专业人才，打造作风优良、品德高尚的维修队伍。在这个过程中，也可以配备与此相关的HR 方面的内控制度，将员工的工作成果和绩效奖金、职务晋升、福利发放等挂钩，并且在考评员工的工作成果时参考客户满意度。需要注意的是，不仅要建立惩罚机制，而且要建立奖励机制，奖励工作效果好、服务质量高的员工。对于一些维修效果差、态度敷衍的员工，也要进行一定的惩罚，以提高其工作质量。

例如，企业可以定期对员工开展相关的培训工作，从维修业务的售后服务、事故车保险理赔、三包范围内厂家索赔等方面对员工进行知识性培训，从而提高员工的职业素养，保障企业的服务质量，避免员工因服务不到位或者专业素养不够、预约工作滞后而出现工作失误，导致客户流失。与此同时，维修业务的新人招收应控制选拔标准，要对应聘人员的工作能力、学习态度、道德品质、行业经验等进行考核，并且在所聘人员上岗前对其进行系统的培训，提升其维修技术水平，统一其服务方式，使其达到公司的要求，从而有效地投入维修业务中。

（三）加强维修管理，保障工作质量

车辆维修是汽车销售服务企业的看家本领，能否高质量地完成维修工作关系到企业整体业务的发展与企业的口碑，因此汽车销售服务企业必须充分重视车辆维修管理中的内部控制。近几年，部分企业并没有认真对车辆维修工作进行内部控制，导致部分维修工人错误地认为自己的任务就是将车辆修好，从而排斥维修的内控工作，导致一些重要工作难以落实。

例如，一些企业没有加大对备件的管控力度，维修工人凭借领料委托书就可以从配件库取走配件，再加之仓库的信息管理系统落后，很容易出现零部件浪费、零部件滥用以及贪污等灰色事件，增加企业的运营风险。考虑到汽车维修行业的特殊性，其他风险主要体现为接待人员未及时收款而造成的跑单现象，车主没有付维修款就把车偷偷开走，导致企业蒙受损失。而事故车维修也是需要内部监管控制的一项工作，虽然保险公司基本都会向维修单位支付一定的维修费用，但是部分理赔员可能为谋取私利有意压低工单工时和配件金额，使维修企业的利益受到损害。因此，在实际的内部控制工作中，要着重盘点系统备件、系统在修车辆的信息，只有车主在收款单上签字后，维修工才可以交付车辆，以最大限度地避免跑单。对于替换下来的废旧零件，企业应当建立索赔库，把需要交给厂家的零部件用原包装装好并单独存放，同时对还有二次利用价值的零部件和辅料进行回收处理。即使实在没有办法建立索赔库，也必须把此批零件单独存放，避免与正处于维修状态的零部件混淆，从而提高工作效率，维持工作秩序，强化企业的内部控制。