RPA 技术在企业中的应用及效益分析

2021-11-25张莉黄照森

经营者 2021年17期

张莉，黄照森

（山东潍坊烟草有限公司，山东潍坊 261205）

一、前言

无论是对企业进行数字化建设，还是对企业进行信息化建设，财务管理均在其中发挥着极为重要的作用。基于RPA 技术对财务系统加以完善，可使企业内部管控工作存在的漏洞得到有效填补，进而不断提高财务生产力，为企业业绩增长和自身持续发展不断助力。由此可见，围绕RPA 技术展开深入分析具有非常重要的意义。

二、RPA 技术的优点

RPA 技术的优点主要是部署灵活，可保证数据准确、操作效率理想，具有极强的拓展性与安全性。相较于传统的人工作业，RPA 技术既能够做到以现有规则为依据，对业务进行无差别处理，并且在保证数据准确的前提下，使业务质量得到显著提高，又可以使企业在存储数据方面的需求得到满足，确保所有操作流程均与操作日志对应，从而为日后审核与查询工作的开展提供便利［1］。

三、RPA 技术的应用

（一）建设智能财务中心

基于RPA 技术对智能财务系统进行建设，为企业内部管理助力，是企业发展的必然需求。近几年，越来越多企业选择引入RPA 技术。为提升企业管理水平，W 公司选择引入RPA 技术，通过重造、优化财务内部工作流程的方式，推动企业实现可持续发展。W 公司率先在日常会计核算、财务报表编报、纳税申报、往来款项管理、资金对账等领域应用RPA 技术，在对企业内部工作制度、流程进行完善的基础上，建立了智能化的RPA 控制共享中心，通过RPA 技术进行全方位智能化处理。应用RPA 技术后，W 公司的工作效率得到了大幅提升，财务数据提报及时准确，准确率达100%，人力成本消耗也大大降低。

（二）融入财务管理

现阶段，要想使RPA 技术的优势得到充分发挥，使RPA 技术被应用到财务管理各个末端环节，关键是要提前了解相关技术的应用方向。同时，在此基础上，组织专业人员梳理并评估财务流程，确定可应用RPA 技术的管理领域。W公司首先通过梳理管理流程的方式，对内部管理基本环节进行识别，其次以逻辑性、稳定性和重复性为指导原则，确定引入RPA 技术的流程，最后在此基础上对RPA 技术和管理流程进行融合，确保智能化中心的优势得到充分发挥。

（三）重视风险管控

1.信息安全。外挂式部署的优势主要体现在灵活性方面，虽然可确保RPA 技术的运行不会给现有信息系统的运行造成影响，但仍然存在诱发安全风险的可能，如通过管理系统向终端设备发送登录指令，通常要提前输入登录ID和登录密码，若账户被恶意登录或出现信息泄露，客户端将面临信息被盗取的风险［2］。要想使信息安全得到保证，关键是要对使用权限进行严格限制，阻断恶意登录系统的途径，保证通信数据、文件和其他重要信息在隐藏化、密码化方面的表现达到理想水平。

2.系统安全。一般来说，RPA 机器人均能够实现与WEB 服务器、企业财务系统兼容，如果对系统进行升级，仅凭借RPA 技术已有的功能往往难以做到快速调整，因此将有一定概率出现不兼容问题，进而出现程序被迫终止运行的情况。要想避免此类问题出现，在对RPA 技术加以应用时，有关人员应定期保存运行日志并备份相应系统，通过制定应急预案，为RPA技术提供稳定运行的环境，确保各项业务能得到有序推进。

3.人员安全。近半数已经引入RPA 技术的企业表示，制约RPA 技术优势充分发挥的主要原因是机器人流程未能自动部署，而该问题的出现又与人员能力不足存在密切关联。事实证明，缺少优质团队提供支持，一方面会使人员沟通和学习成本增多，另一方面会使企业面临由于人员操作不科学而引发的运营风险。由此可见，有关人员应以企业的实际需求为依据，对学习计划进行制定，促使IT 部门与业务部门形成合力，为RPA 技术的科学应用奠定良好基础。

4.操作安全。RPA 的身份是虚拟员工，以其负责业务的执行主体为程序，人为控制程序的操作流程难度较大，要想使操作风险得到有效控制，关键是在设计RPA 的过程中优先选择使用稳定且标准的场景，尽量杜绝不良流程，保证自动化具有的优势得以充分发挥。

四、RPA 技术的应用效益

（一）实际应用

在很长一段时间内，W 公司致力于寻求利用数字技术提升内部管理水平的方法，为彻底解决财务管理在工作效率、数据协同性和数据准确率等方面存在的问题，提出对RPA 技术加以应用，以期能够使财务管理质量和内控水平得到显著提升。目前，在企业内部获得广泛认可的RPA 技术主要为报表机器人、账务处理机器人、涉税管理机器人。账务处理机器人负责自动读取销售数据，及时自动生成会计凭证。此前即使有信息化业务系统支持，但财务核算人员制作每天的销售业务仍需要4～5分钟，而制作存货采购入库凭证约需要20分钟。应用RPA技术后，只需点击一下，即可自动完成凭证制作，无须人工额外操作，工作效率得到了提升。报表机器人实现了财务报表的全自动编报，将报表编制人员从繁重的工作中解放出来，实现了会计报表的及时编报，工作时间由2天缩短至1～2小时。涉税管理机器人则负责增值税、消费税、印花税及其附加税费的自动处理，税费计提申报数据准确，处理及时。

（二）应用效益

1.经济效益。RPA 技术对业务进行处理的速度较人工处理更快，一方面可使W 公司内部控制的多平台、多任务需求得到满足，另一方面能够做到全天候稳定作业，在保证业务得到及时处理的基础上，缩短处理时间和周期，让准确率得到显著提高，工作质效更接近预期，人力成本得到有效节约。此外，在开展智能化规划相关工作时，由于受多方因素影响，极易出现系统入口不统一的问题，而对各类业务系统进行升级，通常要投入较多时间和较高成本，不利于信息技术、财务管理与业务内控的融合。而应用RPA 技术后通常只需花费极少时间便能够对人工访问行为进行准确复制，将IT 体系的制约打破，实现跨系统平台连接数据流，以较低的成本对各系统进行科学集成，使企业的运营效率、内控水平得到显著提升。

2.内控效益。将RPA 技术与财务管理结合，可充分利用RPA 技术在不间断运行、处理速度等方面的优势，加快业务流转速度。在此基础上，对风险高、操作难度大、缺乏规范性的流程进行优化，可使数据资源被充分运用，真正实现既降低人工成本又提升工作效率。对RPA 技术加以应用时，管理人员需对自身的思维模式进行优化，确保内控工作尽快转型，牢牢把握业务升级创新的机遇，对企业的协同服务、管控风险、配置资源、制定决策和内部控制等方面的能力进行提升，促使财务标准管理和内部风险控制等工作得到贯彻落实。事实证明，RPA技术能够做到自动传输流程数据，保证数据传输准确且高效，替代人工完成基础工作，确保人员工作重心可由早期的基础会计转变为管理会计。在此基础上，对人力资源进行科学配置，可为职能转型助力，使控制和管理结构得到优化。

3.财务转型。RPA 技术给财务转型带来的影响十分深远。对W 公司而言，在对财务进行数字化转型的过程中，RPA 技术产生的影响集中体现在四个方面。一是作为典型的虚拟劳动力，RPA 技术可为财务数据整体质量的提升助力，使优化业务处理、财务管理和内部控制效率的目标得以实现。二是对RPA 技术加以使用，通常需要企业做到规范管理各项业务，由此带来的积极影响是使相关数据的可靠性与准确性有所增强，可确保现有业务流程的不足能被及时发现并得到处理，促使相关工作朝着信息化的方向前进。三是RPA 技术可做到高效集成企业内部现有业务系统，为管控财务风险、优化资源配置等工作提供支持，通过强化相关系统在价值创造、协调服务等方面的能力，使企业的数字化水平得到显著提高。四是RPA 把财务人员从基础管理工作中解放出来，使有关人员拥有更充足的时间用于自身能力与素质的提高。随着人员素质的提高，财务工作的重心自然会向创造价值、制定决策等具有理想附加值方面的工作倾斜，这对企业的内部控制乃至企业的整体发展均有重要意义。