企业采购业务数字化项目管理实践与研究

李楠

摘要：本文主要论述了某企业的供应链系统信息化实施的过程，如何以系统的实施为抓手，实现从需求计划、采购申请、招投标寻源、合同签署、供应商管理等方面的供应链全流程信息系统的管理跟踪，并着重论述总结，在全球采购业务一体化的过程中，信息化项目实施过程遇到的困难与应对措施，以及信息化系统所带来的收益。

关键词：供应链;信息化;采购业务一体化;问题与应对措施

1前言

随着数字化浪潮席卷所有行业，企业正面临着前所未有的竞争压力。数字化为企业与客户和合作伙伴的互动创造了全新渠道，这些都在改变传统的业务模式和行业态势。因此，企业必须通过不断革新，从而保障其应对未来的能力与生存前景，这是企业竞相采用数字化技术改革核心业务部门的根本原因。

本文所述项目旨在推动企业的供应链业务整合，满足高效开展采购业务、标准化不同国家的采购流程、加强合同全生命周期管理、实现与供应商的互利共赢等需求。

2项目实施遇到的问题及应对措施

本章节将从项目管理和业务流程两个维度，来阐述该企业在所选产品实施项目过程中所遇到的困难、应对措施以及经验教训。

2.1.1項目管理方面

充足的前期准备是项目成功的关键：

以本文中所提到的项目举例，在项目启动后，项目实施方与选定产品的软件方之间的合同并未签署，这便导致在项目实施中的预见与验证阶段，项目组并没有开发环境的访问权限，所以在需求验证研讨会时，只能向用户及干系人输出界面，对于需求的澄清和后续接收都产生了影响。

项目实施期间需要与原厂保持高频且有效的沟通：

在实施该产品的初期，项目组主要与位于某地区的原厂支持团队保持沟通，但由于该团队能力上及回复速率方面上的客观问题，无法给予项目组必要的支撑，在项目进行到三分之一的时候，项目组才决定向原厂提出支持团队的更换，耽误了前期构建阶段的宝贵时间。

在远程支持团队更换完毕之后，项目组与支持团队的沟通机制也在之前按照邮件的一事一议的基础上，添加每周的例会，针对紧急问题，设立每日例会，从而大大提升了项目组的效率。

应关注产品版本升级所带来的问题：

所选软件产品为云产品，在云产品升级期间，项目组所有的方案设计、测试及用户确认都只能基于老版本进行，这便导致为了适配升级后的版本，以及避免用户对需求实现方式产生异议，所造成的大量返工配置、回归测试等冗余劳动，严重影响了项目的进度。

所以，在产品升级期间，应冻结一切配置调整。功能实施/系统优化需等待原厂提供完全等同与上线版本的环境，并验证可以稳定工作后，再开展实施/系统优化，以避免无效工作。

2.1.2业务流程方面

执行业务流程统筹管理：

跨国企业的用户分布在不同地区，每个地区有不同的业务流程。且对于大部分企业来说，都会存在着岗位轮换的制度，从而致使关键用户的群体会定期更换，对流程的期望也有会有所差异。聚焦业务本身的发展，也会有持续性的调整和改善性需求。

针对这一情况，根据项目所总结的国际最佳实践，企业内部应当设置成立CoE（Center Of Excellence） 团队统筹各地区的业务需求，定期收集各地区关键用户反馈，完善流程设计。

针对核心业务流程确立海外推广方案：

正如企业内不同部门之间的业务会存在差异一样，各地区的流程制定相对独立，自由度也较大，缺少自上而下的核心流程框架，对总部统一管控和各地区自行管控的范围也在项目初期未有清晰定义。

这便牵扯到涉及海外业务整合的项目，一定会面临更多不同业务单元间的业务差异协调问题。解决或者避免问题的关键之一便是确立全球适用的核心流程框架，并明确界定各个国家可以本地化定制的范畴边界以及可重复利用的海外推广方案。

3实施采购业务信息化系统带来的收益

3.1.1采购流程可视化及效率提升

传统采购由采购业务人员具体操作，相关权限人只有在审批节点才能了解采购过程，纸质文件的审批也大大影响了采购审批效率。而通过系统，每个相关方都可以查询到采购单据的状态，降低了沟通成本。同时，每个审批环节实现自动流转，审批人还可以同时进行会审，从而带来审批效率的大幅提升。

3.1.2规范管理流程

我国及海外各个国家在采购招投标方面都有一些刚性要求，企业也会根据法律法规制定本企业对于采购招投标等环节的管理规定。传统采购中通过对采购人员的培训，使其明悉相关要求，从而落实到日常工作中。采购信息化系统将相关法律法规和企业内部管控的具体要求固化在系统中，采购人员自由操作空间缩小，有利于实现规范管理，规避风险。

3.1.3实现阳光采购

传统采购缺乏实时监督，容易滋生腐败及廉洁从业风险，而采购业务信息化系统实现了在线招投标，所有寻源过程均在系统中完成，采购人员和评标人员被赋予相应的权限，在信息保密和实现公平、公正、公开方面发挥了积极作用。

3.1.4实现对供应商的全过程动态管理

通过采购业务信息化系统，可以实现供应商的准入、分类分级、绩效评估、退出的全过程动态管理，从而加强与战略供应商的合作、更好的管理瓶颈供应商，规避供应商使用风险，使供应商管理更好的服务于采购业务。

3.1.5实现合同文本标准化管理

采购业务信息化系统可以帮助企业将固化的标准合同条款嵌入系统，设定不可更改条款，提高采购人员及审批人员工作效率，有效管控合同风险。同时，实现线上签章后，还可以省去邮寄等合同签订环节，节省签订时间和成本。

3.1.6报表功能促进管理提升

由于企业所有的采购、供应商、合同信息都通过结构化的数据存储在系统中，企业可以任意提取所需字段信息，并根据管理重点实时监控，定制报表，深入挖掘，为企业管理层的决策提供支持和依据。

4总结

传统企业应积极推动内部核心业务的数字化、智能化以及管理角度的统一化、垂直化。从企业采购业务数字化升级的角度来看，数字化采购并不是简单的IT 升级，它是真正向前迈出了一大步，不仅在技术层面上有突破，还告别了采购部门沿用了多年的传统运营模式。通过实施国际领先的最佳实践，可帮助企业的采购部朝着采购2.0 迈进，它们会利用技术来挖掘更深层的数据，从而获取更多背景信息。这些信息可以作为构建采购预测模型的基础，协助企业在未来做出更明智的采购决策。

参考文献：

[1]张海龙.信息技术在企业供应商管理中的应用[J].科技与企业，2014（9）：110-110.