办公应用中Excel的运用技巧分析

摘要：Excel是一个专门用于办公处理数据的软件，在各种领域的工作中，可以为各种数据进行分析和处理，并且将这些数据转化为清晰明了的表格。Excel简化了办公自动化的工作处理，使用多种数据处理让办公变得更加简单，提高了工作的效率，除了传统的Excel运用，还有许多适合工作的Excel运用的小技巧，可以运用在实际的工作中。

关键词：Excel;办公软件;运用技巧

引言：

Excel是一种由微软公司研发的数据处理的工具，它有四个主要功能，分别是计算、分析以及传递和共享功能，这些功能可以更好地帮助我们将繁琐的信息分类规划，在我们用Excel进行办公的时候，我们通常会使用它处理数据，并且利用排序和数据整理将信息转化成清晰明了的图表，使用Excel的过程中，使用者可能会遇到操作困难的问题，实际上有很多简便的方法能帮助使用者解决问题，本文则主要介绍了常用的Excel处理办公数据的应用技巧。

一、Excel的主要应用技巧

（一）数据整理

当我们所需要处理的数据过于繁琐时，我们就可以用Excel的功能将数据进行分类整理成更加简洁的表格。

在同一个Excel表格中，我们可以将许多有联系的信息整理到一起，方便后期的汇总和总结，当我们需要查看数据时，可以利用Excel中的查找功能寻找需要查看的数据。我们在进行数据处理之后，为了便于观察，可以将表格分级显示，分别查看汇总和明细，在此之后，如有必要，还可以对数据进行更细致的排序，根据办公的需求排序或者降序，让数据更加有条理。

（二）数据加工与计算

在办公过程中可能需要对数据进行一定的加工和计算，而不是使用最初始的数据，因此我们需要使用Excel表格中的数据加工功能。

Excel表格中的函数可以使我们快速且精准地计算出数据。

比较常用的SUMUF用于快速求和，先计算出第1列的求和，再将求和的每一列下拉，整张表格都可以快速算出求和，其他的函数也可以利用下拉的方式快速计算出所需要的数据。

利用AND函数判定所输入的数据是否成立，利用ROUND函数对参数进行取整操作，使数据是我们所需要的位数，令数据更加的精确，使后续处理能够得到正确的数值。利用COUNT函数对数字单元格进行计数，统计所选单元格内的数字中，并将结果显示在选定的单元格中。使用VL0OKUP函数垂直查询数据，不需要输入全部的数据，通过已知的信息利用VL0OKUP函数搜索指定单元格区域，将得到数据的那一个单元格下拉就可以使其他单元格也得到相应的数据。最后，除了通过数据这一栏对表格进行排序以外，我们还可以使用rank函数排序。

（三）数据统计与分析

对数据进行统合及整理之外，我们还需要对数据进行分析处理，确保数据能够以显而易见的形式显现出来。

对数据进行数据分类整理，首先是排序，利用Excel表格中的数据中的排序，然后再选择要排序的顺序对数据进行处理，还需要进行筛选，同样是在数据中找到筛选的功能，选择要筛选的条件范围，对数据进行所需要的筛选。利用数据透视表剖析数据，创建分类汇总和总计，只对所选中的单元格的数据进行分类，并且可以将这些数据转化成更容易理解的图表。

（四）图表制作

在对所有的数据进行剖析之后，我们还需要统计，而繁琐的统计之后所呈现的数据我们完全可以使用图表来代替。

在插入工具栏之中，可以找到图表的一大类，可以根据我们所需要处理的数据进行选择，如果是要对数据进行对比分析，我们可以选择折线图，条形图等等，要显示与整体的關系做则选择饼状图，多种数据所需要的图形都可以在其中找到。

（五）Excel信息传递和共享

在剖析数据的过程中，我们可能还需要其他的信息，不需要将这些信息再次输入到表格中，可以利用超链接和插入对象功能将需要的数据导入到表格中。

（六）数据自动化

Excel拥有自己的语言编程系统，它可以让用户拥有Excel个性化的功能，且使用的过程记录下来，可以通过设置快捷键，将上次的操作快速还原出来。

二、Excel办公处理技巧

（一）快速选定单元格区域

选择我们所需要的单元格区域，点击右上角的同时按住Shift键不放，再单击选定区域的右下角单元格。

（二）查找数据并选中

点击【开始】，在编辑栏之中找到【查找】，然后选中它，选择【定位条件】，在【定位条件】对话框中，选择你要筛选的条件，点击确定你就可以选中所有你所要查找的数据。

（三）在同一单元格内快速换行

我们在单元格中输入完内容后，需要换行，这个时候我们可能会用鼠标点击下一行，其实不需要这么麻烦，我们只需要用一个键Alt，在换行处按“Alt+Enter”就可以实现快速换行。

（四）善于利用ALT键

在处理数据的过程中，我们可能会遇到较为麻烦的操作，那么这里我们就可以尝试利用Excel常用的一个键ALT。

Alt是一个非常方便快捷的一个键，专业名称叫交替换档键，用它输入数字或者字母就相当于快速地输入某种命令。例如，Alt+向下箭头键来弹出所选的下拉列表，按住Alt输入41409，会直接输入乘号，按下Alt+F4键可以关闭程序，如果能够利用好这个交替换挡键可以帮我们省去很多麻烦，不过一定要注意的是输入数字的时候一定是小键盘上的数字。

（五）跳过空白单元格粘贴

在将数据粘贴到表格中的时候，使用者可能会遇到一些空白的单元格，但我们必须使这些数据跳过这些空白格粘贴上去，就需要单击粘贴这个按键，然后从中找到选择性粘贴，然后再找到跳过空白单元格。

（六）数据规范化

通常我们的表格中可能会出现一些错误的数据，不需要我们一个一个地删除，使用 Excel中的“查找与替换”对错误的内容进行批量的修改。选择需要处理的单元格，选中的同时按下Ctrl+F得到一个“查找与替换”的对话框，在“查找内容”中输入错误的数据，最后选择替换，在替换那一栏输入正确的内容，如果不需要有数据，直接保持空白就可以了。

（七）不同的工作表输入相同的内容

利用Excel的工作组功能，我们先用鼠标点击需要同一个数据的不同的工作表标签，然后填写内容，点击回车键，所有的工作表就会同步这一个内容。

三、结语

Excel是一款非常便于处理办公的软件，除了常规的应用以外，还有这些这些技巧完全可以应用在实际的操作中，更加方便快捷地帮助使用者进行数据的分析和处理，提高工作的效率。

参考文献：

[1]王春花.Excel在办公应用中的技巧探讨[J].计算机产品与流通，2020（6）：1.

[2]李红.计算机基础课中Excel2010的使用技巧分析与探讨[J].计算机产品与流通，2020（10）：199-199.

作者简介：唐华，汉族，女，四川眉山，1981.05，大学本科，副教授，计算机应用。