医院文明单位创建档案资料的收集管理研究

胡丽媛

摘要：创建文明单位作为提升“两个文明”的重要手段之一，医院文明单位需要充分利用档案工作建立文明单位创建台账，采用档案化的方式进行管理，从而有效保证台账资料内容的规范、齐全以及准确。本文就医院文明单位创建档案资料的收集与管理做出研究，希望能够起到一些参考作用。

关键词：文明单位;创建;档案

在医院单位“物质文明、政治文明以及精神文明”等方面建设工作中，文明单位有着十分重要的作用，而且可以为医院工作做好表彰，文明单位能够有效提升职工素质，保障单位文明程度更上一层楼。在创建文明单位的过程中，其档案质量的优劣在某种程度上，能够对创建工作的成败产生直接影响。

一、文明单位创建档案资料的作用与意义

通常情况下，创建文明单位需要经历三个年度的工作时间，因此是一项系统性特征十分明显的工程。在实际工作的过程中，不仅需要严格参照当地文明规定的相关标准，同时还应当积极开展各种主题类活动，并要将创建过程中自然形成的各种原始材料完整的保存下来，以保障创建工作得到有效的助力。在创建过程中积累的台账资料便是档案，但是由于整个创建工作都需要在日常的业务工作中贯穿，因此该过程有着十分明确的动态性，相关检查小组无法一直在某个地区进行审核，对创建成果的创收更多是参照台账资料进行分析。因此，档案资料不仅是文明单位创建工作的重要组成部分，同时也是创建文明单位的重要环节，档案资料收集管理工作的优劣，在某种程度上能够对创建工作的成果产生直接影响。

二、文明单位创建过程中档案资料收集管理内容

（一）综合性档案资料

综合性档案具体包括日常工作完成质量、重大事件决策等内容。在记录该类档案资料时，需要对定期移交的方法进行采取，具体需要安排专门人员收集和分析材料，并按照具体的季度和月份进行报告，然后将其整理、筛选和分类，使医院自身的发展需求得到满足。该类档案资料相对比较复杂和繁琐，因此对审查人员具有较为严格的要求。

（二）人事档案资料

人事档案主要记录员工日常行为中的突出表现，这也是人力资源管理工作开展的一项重要资料。在收集人事档案资料时，需要对数据的保密性、时效性以及准确性等加大注意。人事档案资料十分重要，而且涉及到个人权益问题，所以在收集和管理人事档案资料时，需要确保工作人员能够认真履行自身职责，严格审查个人信息。如档案信息不合范围，则应禁止其在档案资料库中计入，在有效收集后进行审核，直到满足标准方可录入。

（三）财务档案资料

财务管理主要是指医院在具体运营期间所产生的相关经济数据资料，可以对医院收支问题进行充分反映。财务管理档案具有较强的专业性，需要通过高素质高技术人才来有效收集档案资料，并由文书人员和档案人员协调各自部门的工作开展，有效履行自身职责，从而实现互利互补的目标。对于财务档案收集而言，财务报表收集是十分重要的一项内容，需要相关工作人员认真收集财务报表，并在年底移交给相关档案管理人员进行保管。

（四）科室档案资料

科室档案主要是医院在开展研究工作时，所收集到的相关资料数据或者图表，这也是医院科研活动开展的重要凭借之一。科室档案具有较强的专业性，对相关工作人员也提出了较高的专业技术水平要求。在实际收集过程当中，需要向相关管理部门移交一段时期内的全部数据，对此，医院需要合理采取方式，有效收集科室档案资料。

（五）影像学档案和病理标本档案资料的收集

影像学档案主要是医院在就诊时所得到的的影像检查资料，具体包括心电图、超声影像、X光相片、CT以及内窥影像等。影响资料可以辅助医院就诊时分析病情，同时也是医院档案收集工作当中的一项重要内容，在具体收集影像资料时，需要分别从传统影像资料和数字化影像资料收集两方面进行入手。病理标本档案是病理科在实际医疗期间所制作的相关标本图片，需要由病理科人员进行收集。

三、医院文明单位创建档案资料收集管理工作建议

（一）实行档案电子化管理

为了能够保障档案收集管理工作与当前绿色环保理念充分迎合，各个医院文明单位创建主管部门应当切实应用电子化考核的方式开展工作。例如在2017年起，某省文明单位考核验收考核单位已经从以往的上门检查工作方式，转变为网上联查的方式开展工作，将文明单位创建台账动态管理系统向各个县市区进行推广实施，真正实现了动态化、网络化以及电子化的管理模式。这种电子化的管理模式，是保障医院单位能源消耗得以节省的重要举措，能够显著降低医院各种办公成本的节省，纸质档案的存储空间得到了极大缩减，这与当下文明创建工作的绿色主题十分迎合。与此同时，借助网络平台考核交流方式，能够对各种创建档案管理工作的有效经验进行充分集合，并且借助网络平台的力量进行推广和应用，为各地区医院文明单位创建水平的提升提供充分保障。最后，网络化的创建档案管理工作模式，考评工作的公平性以及透明性都得到了明显提升。

（二）注重日常积累，促使档案内涵得以丰富

在医院文明单位创建档案管理工作的过程中，应当形成一套规范的量化考核标准，很多医院都能够参照考核要求提供齐全的资料，保障数据的准确性以及详实性，规范的进行各种档案修订管理。但是，仍然还有很多医院在开展工作的过程中因循守旧，整个文明创建档案管理工作内容单一，创新性以及多元性十分匱乏。因此，笔者建议各个医院在进行文明单位创建档案管理工作的过程中，应当提前规划创建档案工作的计划，对日常的积累报以重视，促使动态档案资料的收集工作得以充分强化，尤其是针对音像以及图片等动态资料的收集更应当引起重视，采用电子化的方式进行管理，分层次设置文件夹，并将相对应的文件放在文件夹中，积极利用一些计算机等现代化的设备和技术对资料进行存储，并对资料进行备份。最后，保障各种资料注释的准确性与完整性，对照片档案进行分析与探究，与画面等资料结合制作成为完成的电子档案，丰富档案管理工作的内涵，提升档案管理工作的多元性。

（三）健全管理机制，奖惩并重

医院应采用多元化的手段为相关工作人员提供多方面的交流培训机会，积极引导工作人员前往兄弟单位进行交流与合作，交换彼此之间的管理经验，提升档案管理工作的有效性，进而保障档案管理工作水平更上一层楼。医院文明单位创建领导班子成员需要针对档案管理工作进行定期的指导与检查，及时落实整改日常工作中存在的问题，奠定坚实的基础保障档案收集管理工作的顺利开展。与此同时，相关工作人员还应当将在年终绩效考评中加入创建档案管理工作的检查和考评结果，对于一些表现不好的，工作不积极的工作人员可以进行适当批评和惩罚，而对于一些工作中有突出表现的工作人员也可以提供适当的精神奖励以及物质奖励。用合理的奖惩手段保障工作人员的工作积极性以及工作主动性得以充分的提升。

（四）建设高素质的人才队伍

作为知识管理的核心，人才对于文明单位创建档案管理工作而言有着十分重要的作用，甚至在某种程度上更是知识管理中最为主动和活跃的因素。作为医院的档案管理人员，不仅要求其自身具备完善的档案管理专业知识，同时还需要充分了解医院的各项工作业务。因此，医院应当有针对性、有步骤以及有计划的对相关工作人员进行教育和指导，促使其能够掌握更加系统性的管理方式，明确自身工作的实际要求和相关方法与规律，同步更新自身的工作技能、知识结构与工作理念，保障医院档案现代化管理工作能夠与时代的发展相迎合，为档案管理工作水平的提升奠定坚实的基础。

（五）加强档案资料的收集工作

档案管理工作对于医院整体管理工作而言有着十分重要的作用与意义，而现阶段很多医院存在档案收集不规范以及不齐全等问题，这些问题都会对医院的发展产生严重的影响。因此，相关工作人员应当逐渐建立一个“收集是档案工作的基础和起点，是存储信息资源的重要保障”的意识，在日常工作的过程中对第一手原始资料报以重视，对收集的源头进行有效的控制，定期向各个部门进行收集，集中医院各种档案资料信息，保障档案资料的数量，优化档案信息的质量，确保档案资料的成分更加充实，将医院文明单位创建工作的真实情况反映出来。

（六）严格审核检验标准

在开展检验收集工作时，检验标准是十分重要的基础内容，检验标准的严谨性和合理性对收集工作质量具有决定性作用。通过严谨细致的开展档案资料收集工作，并在完成设立后及时进行审查，可以使资料收集的合理性得到提高。必要情况下，医院还可以对专家组进行聘请，并组织会审，从而全面审核和完善档案收集工作的全面性、准确性和及时性。对于档案收集工作而言，其不仅细节较多，而且内容上也十分复杂多样，对此可以对国外先进技术进行引进和应用，从而有效开展统计处理工作。在实际收集过程中还需要结合具体情况，细微改动收集标准，确保与实际情况相符合，有效提高资料收集工作效益。

（七）加大监管力度，提高质量评估水平

在实际开展监管审查工作时，各部门需要保证一丝不苟，对收集质量、检验资料质量、审核检验、档案完整度等进行细致检查。与此同时，在档案收集工作检验过程中，质量评估是十分重要的一项内容，需要对现代化科学技术进行合理运用，并对检验质量进行全方位评估。例如，可以通过可靠性分析来判定资料收集的完整性和可靠性。

（八）提高问题解决的效率

档案资料当中存在的任何偏差，都可能会对后续治疗工作开展和医学发展造成十分严重的伤害。所以，在资料收集过程中发现的问题，工作人员需要详细进行记录，并及时进行处理，从而有效降低事故发生概率，使档案资料的准确性和科学性得到保证。相关工作人员需要切忌，不能在工作中存在玩忽职守的现象，并要有效提高问题的解决效率，从而促进我国医学行业的健康发展。

（九）加强现代化技术和装备设施的建设

随着信息技术的快速发展，其在各个领域当中也逐渐得到有效应用，对此，在档案管理工作当中需要合理运用微缩技术、光盘技术和现代办公设备，以此来有效研制信息化和实用化软件，对电子信息模块进行建立，提升网络化服务水平，使声像等档案佐证能力得到提高，发挥出档案信息资源的服务功能。

结束语：

总而言之，文明单位档案在创建工作的过程中有着十分重要的作用，同时创建文明单位的一项基础性工作就是对档案资料进行汇编、整理与收集，能够将各个单位在创建过程中各项工作以及创建活动开展情况的真实写照充分的展现出来。因此，医院在进行文明单位建设的过程中，对于档案资料的收集与管理应当报以高度重视，充分保障创建档案的规范性、时效性以及真实性，提供有色彩的历史记录保障文明单位创建工作的顺利开展。

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