完善信息化会计信息系统内部控制的措施

陈瑶彬

（昆山登云科技职业学院，昆山 215300）

引 言

随着信息化技术的不断发展，我国会计系统工作范围也随之扩大，不仅包含了原有的会计财务业务内容，还渗透到各项管理工作中，包括客户关系管理、生产管理和供应链管理。这些新的内容无疑对会计的信息化内部控制系统产生了巨大影响。由于会计信息化系统十分复杂，不同于其他系统，其具有人机交互的特殊性，因此，与纯手工的会计相比具有更加深刻和复杂的问题，出错和舞弊的可能性也就更多。针对这些问题，本文对信息化会计系统内部控制的现状和解决办法做了以下研究。

一、信息化会计系统的现状

信息化会计系统具有复杂性和人机交互的特点。因此，一方面，会计系统内部人员的舞弊行为会更多，出错率会更高；另一方面，由于信息化的自动性使管理者对其所产生的报表有更高的信任度，而报表在其正确性和可靠性上又无法得到强力的保证。在信息化会计系统下，这些会计报表的正确性主要是在人工处理的情况下保证的，若人工处理不够及时，或者系统本身存在内部控制的问题，那么这些报表的信息就无法保证百分之百的准确性。在会计系统中，如果会计信息报表出现问题，不仅意味着工作出现重大失误，而且也会给一些不法分子提供舞弊贪污的机会，其后果是非常严重的。因此，针对在信息化会计系统中存在的实际问题，本文提出了几方面的完善措施，包括组织更加严密的控制体制、在软件使用上的管理监督、信息化档案管理的建立，以及内部审计监督系统。

二、完善信息化会计系统内部控制的措施

（一）建立完善组织内的控制体制

在信息化会计系统中，建立完善更加严密、合理的组织控制体制是非常重要的，企业在会计系统中应明确更加合理的岗位分工和岗位职责，建立更加科学、规范的工作章程，以此来保证会计系统内部工作效率的提升，并从组织体制上避免会计工作的风险。会计岗位主要包括基础的会计岗位和信息化电算会计岗位。基础的会计岗位就是我们原始会计工作所包含的主管、会计、出纳、审计、稽核、档案管理等；信息化电算会计岗位则是新时代出现的，包括电算主管、系统主管、系统维护、系统操作等一系列与信息化有关的岗位。在信息化岗位下，要保证各个部门拥有不同的操作权限，这就涉及对会计信息系统的权限管理了。权限管理是由用户名、密码及权限分配这三个要素构成的，不同的岗位拥有不同的权限，可以很好地避免越权操作的问题。而用户名和密码的对号入座，能够从后台监管在信息化业务的办理流程中，追溯是哪一个用户操作所造成的工作错误。这样，工作职责也就更加明确、透明，方便企业对会计工作的管理和监督。岗位职责的明确划分除了可以有效提高会计工作的效率，也可以在出现问题时更方便追溯根源，使工作人员在进行信息化会计工作时更加负责仔细，避免出错。

（二）建立在信息化操作中的控制监督制度

在信息化会计系统内部的工作中，必须建立相应的操作权限监督制度，明确在进行系统操作的工作人员的操作权限和密码管理，定期更换密码，防止无权限人员对会计系统软件的越权或无权操作。在工作人员结束对信息化会计系统的使用后，应及时退出，对长期未退账号进行封停警告。必须专门保存相关的系统操作历史记录，包括时间、操作账号、操作内容及出现错误的情况等。同时，为了避免有人恶意修改系统数据，也要建立信息化数据的硬件和软件管理制度，保证在系统设备正常、安全运行的同时，有周期性地对设备和数据进行备份维护，这样才能保证会计数据和软件的安全。同时，在进行系统升级和维护或者硬件设施的更换之前，也要进行相应的审批备份，禁止一切越权行为，并安排专门的人员进行监督，保证计算机硬件设备和软件系统的安全，避免一切出现故障的可能，保证会计数据的安全性和保密性。

（三）健全完善信息化会计系统内部系统的审计监督

信息化会计系统内部的数据是十分重要的，因此，单靠对系统操作和流程的保障是远远不够的，必须健全完善信息化会计的审计监督。首先，从系统开发过程开始，就要安排专门审计的人员进行监督，避免系统开发存在漏洞，提前对系统操作可能出现的问题提出修改意见和建议，专门开放后台的审计入口，根据多年的审计经验完善系统的内部控制，解决这些系统可能出现的审计问题。这样不仅能提高信息化会计系统的工作效率，而且能够为信息化会计数据的安全多树立一道安全墙。其次，在工作人员利用信息化系统进行工作的同时，审计人员也应该定期对会计数据资料进行相应的审计，清查在信息化系统的工作过程中是否有违反法律法规的手段程序，核查系统操作内容与备案内容是否存在操作和登记不一致的情况，从系统内部的监督到对人员的监督，从而保证数据的安全性和合法性，避免出现对历史数据非法修改等威胁。

我国对会计信息化系统的审计方法主要有三种，即计算机外部审计、计算机检测审计、计算机联网审计。计算机外部审计主要是在运用信息化会计系统的同时，工作人员以书面上的数据统计作为主要数据，运用计算机的计算能力作为辅助验证，这种方法虽然简便，但工作效率低，无法发挥计算机的自动化和高级算术功能。计算机检测审计则是在审查计算机数据结果时，使用原有的旧系统和工作人员手工计算重新处理，对比两次数据结果是否一致，以此来验证数据的正确性。计算机联网审计则是利用计算机网络的数据传输来进行审计，这种方法使财务部门的多机连接、多功能操作成为可能，也适用于通过审计线路监督财务方面工作的全过程，在检查监督数据的正确性和合法性上具有实时性。这是现今最优秀的审计方法，其不受时间限制并且具有高效率，不仅能够进行实时监测，而且随时可对历史账簿进行审计，避免数据的遗失和无法追责的固有问题。

（四）加强对会计工作人员和审计人员自身素质的培养

除了在系统内部建立相应的审计系统，还应该对会计人员和审计人员自身的素质进行相应提高。由于我国经济发展速度过快，而会计工作人员学历及自身知识水平还停留在早期，并不能适应当今信息化的快速发展，因此，对会计工作人员自身素质的培养是十分重要的。企业应定期对会计人员进行培训，举办相应的讲座和培训课程，使会计系统的使用者对系统有清晰的认识，并加强对会计数据的安全性和保密性的重视。

结 语

本文通过对信息化会计系统内部控制的研究，从信息化会计系统的现有问题出发，提出完善信息化会计系统内部控制的四种措施，从组织控制体制的建立和完善、信息化系统的控制监督机制的建立和完善，到审计人员监督的加强，以及会计工作人员自身素质的提高，为我国建立健全信息化会计系统体制提出了相应的措施，希望能够为推动我国经济社会健康、快速发展提供借鉴。