谈行政事业单位固定资产管理

2021-11-24廖兰萍

大众投资指南 2021年28期

廖兰萍

（苏州高新区（虎丘区）社会保险基金管理中心，江苏苏州 215011）

一、行政事业单位固定资产管理的导向和意义

行政事业单位固定资产是整个国有资产的重要组成部分，是行政事业单位正常运转的物质前提和提供公共服务的物质基础。为促进我国社会经济稳定发展，人民全面脱贫，逐步实现共同富裕，行政事业单位应带头缩减开支，合理配置资源。如若因固定资产管理不善出现漏洞占用财政性资金比重过大，即会导致我国财政资金配置出现问题，阻碍社会稳定和发展。做好行政事业单位的固定资产管理工作，能确保固定资产安全完整，合理配置固定资产，提高使用效率，避免因闲置滥用等管理不善造成的诸如固定资产加速折旧、毁损及盘亏等问题。固定资产管理得当既能合理保障资产使用寿命和资产的合理配置，实现国有资产的保值增值，同时又能避免重复购买和铺张浪费，很大程度上节约财政资金在固定资产购置条线上的预算支出，从而将国有资金投入到更有价值的利国利民的地方去，促进社会稳定和进步。做好固定资产管理能提升行政事业单位的服务水平，完成其社会使命，为社会稳定和谐发展保驾护航。

二、行政事业单位固定资产管理的主要问题

（一）制度不健全或落实不到位

首先，当前部分行政事业单位固定资产管理制度及其简单，有些单位只制定了很笼统的管理制度，未从源头资产购置、登记存档、领用维护、盘点清查、资产处置等方面系统全面地涵盖整个固定资产流程来制定固定资产管理制度。

其次，还有相当数量的行政事业单位虽然已经制定了比较全面的资产管理制度，落实不到位，致使制度流于形式。制度仅仅成了敷衍上级和应付政府内部控制报告的工具，完全没有应用到现实工作中去。单位大部分工作人员甚至不知道单位固定资产管理制度的存在。

（二）固定资产管理职责不清

行政事业单位未指定专门部门和专门人员管理固定资产，完全按照主观意愿。例如不需要过多购置的资产批量购置，造成资产大批量堆积，甚至是成新率比较高的固定资产被闲置。由于职责不明确，导致固定资产管理人员和使用人员工作缺乏积极性与责任感。这些管理漏洞，容易造成国有资产损失，事后难以追责。

（三）日常管理不规范、缺乏监管

首先，很多行政事业单位未对固定资产进行卡片登记、资产实物上没有资产标签；未设置固定资产台账和成新率表，家底不清，不能为盘点提供有效依据，更无法判断单位固定资产状态、更新的快慢和持续发展能力。盘点不够及时：按照政策和制度规定单位应至少每年进行一次固定资产清查盘点。实际中，大部分行政事业单位未能做到，造成固定资产账实不符严重，一旦盘点则盘盈盘亏层出不穷。

其次，某些地区相关部门对行政事业单位的资产监管也比较放松，日常未对行政事业单位资产进行清查。只有处置报废时才需要走规定的流程，流程也仅是流于线上资产管理系统的形式，未实地检查报废实物是否与资产管理系统报废申请单及财务账面相符。审计部门审计也只是侧重于财务账务处理审计，对固定资产审计往往缺失。造成大部分单位对固定资产的管理掉以轻心、麻痹大意。

（四）调拨不及时

行政单位及下属事业单位通常是单位之间统筹使用固定资产，本意是合理配置资源。这就要求实物调动，配置权也应立即相应完成手续。一旦固定资产权属和资产使用单位不相同则会造成固定资产的管理难上加难。由于单位领导不够重视固定资产的管理，在人手上安排不足，又因调拨手续涉及程序较多，工作时间线拉得太长，往往无人跟进相关调拨工作导致固定资产的调拨工作进度一直处于极其滞后的状态。实物资产早已不在原单位，但没有相应的调拨手续，调出单位和调入单位均无法在资产管理系统和财务软件系统中进行处理。甚至有些资产实物已经无法使用，理应报废，但调拨手续还未完成，相应就不能执行报废处置流程，占用储存空间和储存费用，若实物资产丢失，将来真正走报废流程时没有对应的报废实物为证，恶性循环。

（五）信息系统落后、会计核算不够完善

首先，很多单位还停留在传统核算方式上。2019年1月份开始对以前年度的固定资产补提折旧，涉及大量核算，需要配置资产信息系统运行才能准确无误的运算到位。以笔者所在事业单位为例，补提折旧的核算工作是采取人工excel表格计算折旧，极大增加工作量，浪费人力。若单位财务人员专业素质不到位，excel表格使用不熟练，容易造成数据偏差较大。

其次，很多行政事业单位财务人员专业素质不足，认为财务就是记账，对固定资产实物管理未有监督制衡作用。且财务核算意识淡薄，很多财会人员是临近退休的老会计，不能及时获知跟进最新的政府会计准则和制度，依然按照旧的财务经验进行财务处理。

以上问题微观上来说会致使申报年度财务报告时出现禁止类条目，年度审计时审计证据表上会出现异常点。宏观上来说无法给资产报告使用者财政部提供真实有效的信息。

三、健全行政事业单位固定资产管理的建议

（一）全面出台并落实单位固定资产管理制度

行政事业单位应结合自身单位实际情况建立健全的固定资产管理制度。在制度中需明确以下几点：资产请购环节权限和程序，如金额审批的权限、流程等。日常管理环节设定归口管理部门和管理专员，详列日常管理的范围和手续。盘点环节制定盘点程序、盘点人员，如确实因为人员不足或盘点经验不够可以通过招标形式请第三方进行盘点工作。处置环节严格按照财政部门的处置流程制定制度。一个完善的制度才是成为开展工作的一把好工具。另外各行政事业单位应尽快把落实固定资产管理制度提上日程，定期开展全体人员培训，宣导至每一位人员，有人员岗位流转的，及时宣导至新人员。便于固定资产有关事务的开展有据可依，高效完成工作。

（二）明确固定资产管理权责

建议由各单位办公室扎口管理固定资产。按照不相容职务相分离的原则，具体办公室负责实物管理，财务负责资产价值管理，使用部门负责使用管理，责任到人。实行“统一领导、分级负责、归口管理”，并设专职固定资产管理员管理本单位固定资产，电脑及相关信息类专用设备由负责信息的部门管理。明确每个环节的权责，同时将资产管理工作与绩效考核工作相结合。防止遇事推的一干二净，能有效扭转工作态度，提升工作积极性和责任感。

（三）规范日常管理、加强监管

资产请购由单位使用部门提出书面申请，办公室会同财务部门审核资产存量，对拟购置资产的品目、数量，测算经费额度在申请书上提出意见，经单位负责人、分管领导签字批准，超过一定金额需分管领导班子会议研究同意后签字批准，并按照政府采购规定程序执行采购，对于超大金额的应除上述程序后报经当地政府有关领导部门批准方可采购。

对购入的固定资产，需经过专人验收，并办理有关入库手续，并及时在固定资产信息管理系统进行登记录入（电脑及相关设备由信息部门负责）；财务部门根据审批后的原始票据和验收单给予报销，并做好相关手续；使用部门在领用固定资产时，需填写领用单，做到手续完备，固定资产去向明确。

固定资产归口部门应安排专门人员负责编制固定资产台账及维护固定资产信息管理系统。如遇新增、报废、调拨事项及时更新台账和系统。台账内容必须涉及资产名称、数量、资产代码、卡片编号、采购日期、成新率、存放地点、使用人等相关信息。对实物进行资产标签的黏贴，标签上需列明资产重要信息。财务部门维护好资产分类、使用年限、累计折旧、净值账务明细。

固定资产盘点是固定资产管理体系里举足轻重的一个环节，通过盘点从而知晓固定资产的实时情况。盘点方式可以采取定期与不定期盘点相结合；大金额和重要的固定资产应实时性经常性盘点；如遇单位性质变更、资产有调拨转移等特殊情况，则需要进行临时全面盘点。单位应组织独立部门进行固定资产清查监督工作，至少每年一次。也可以通过招标第三方进行清查或盘点工作，盘点工作和清查工作不能是同一方。以做到账账相符、账卡相符、账表相符、账实相符，并对在清理过程中发现的资产盘盈、盘亏、毁损及报废及时按有关规定进行处理。

各地财政部门也应加强对所辖区行政事业单位固定资产的不定期资产清查，如有问题进行相应整改和追责。这样可以从客观上对各行政事业单位的固定资产管理起到监督和管控的作用。督促各单位能自觉强化本单位的资产管理的警觉，进一步强化资产管理理念。

（四）划清固定资产权属的界限

固定资产在单位间调拨流转，变更管理权使用权，应及时按照规定的程序和权限进行变更处理。如未历经相应流程和手续，任何单位和个人不得转移或出借固定资产。单位之间固定资产的调拨与转移，流程上由转出单位归口部门及时填写《固定资产转移单》，一式两份，转出单位和转入单位各一份，经财务、信息等相关部门签核流转手续，同时由转出单位、转入单位的负责人及经办人分别签字。系统管理人员相应必须在固定资产管理系统中及时进行登记和更新。最后由财务部门办理有关财政备案手续，并在财务软件中及时进行相应登记更新工作。流程及手续完成后通知相关的经办人员进行资产交接。

（五）加快信息系统建设和精准财务核算

首先，单位应开发内网（出于单位涉密数据考虑，内网不连互联网）ERP，将固定资产系统模块和财务账务处理模块相关联。固定资产扎口管理部门和管理人员将固定资产购置、登记、使用、处置等信息录入系统，并进行签核流程。系统相关模块会将核算折旧费用等数据传至财务账务，直接产生凭证和明细账，财务进行核对补足。一方面这样可以免除大量人力核算，克服人为因素造成数据金额偏差。另一方面若资产管理人员不及时录入系统将不能生成凭证，财务也不能进行账务处理，可以一定程度上起到监督资产管理部门和制衡的作用。对于资产流程哪一环节出现错误或者滞后也一目了然，便于追责，有利于单位管理。

其次，积极开展财务人员培训，培训应涵盖到每个财务人员。上至财务领导下至普通会计出纳，加强财务人才队伍建设，促进人员知识、技能持续更新，强化职业道德意识和法制观念，进而提升单位服务效能。培训应紧跟政府会计准则、政府会计制度及新出台的相关解释文件。固定资产会计核算中容易发生错误的风险点主要有：一是自建资产在建工程和固定资产核算，建设期间借款利息资本化，绘图费、勘察费、检测费、审计费、手续费等费用化的项目和实物类资产化的项目要注意区分。暂估入账的金额范围包括哪些，竣工决算完成后对暂估价值调整和累计折旧核算也要注意。二是新的固定资产折旧年限的出台，资产使用年限的会计估计变更核算要符合相关要求。以上两点是非经常发生的核算，但是一旦发生容易导致错误的产生，要持谨慎态度，认真参考相关准则制度规范核算。正确的财务信息和财务报表才能如实反映行政事业单位权责发生制下体现的资产负债和收入费用的情况。

近几年来非常重视权责发生制财务会计的处理和财务报表工作，是为了解家底，放眼未来。从资产负债表了解资产负债规模和结构、偿债能力，从收入费用表了解盈余情况，现金流量表进行资金规划。每个行政事业单位都要高度重视固定资产的财务核算。为财政部门提供准确的信息，宏观上为分析我国经济状况奠定扎实的基石。