全面预算管理的信息化应用及问题

陈宇虹

（广州市商贸发展服务中心，广东 广州 510170）

全面预算管理的显著特征是全员参与，上到单位领导，下到普通职员，全部参与到预算管理全过程中，使全员了解到了单位的战略意图。信息技术为全面预算管理带来了改革与创新，全面预算管理信息系统与共享平台的应用，实现了预算数据的智能采集与传递，促进财务部门、业务部门以及领导层之间的沟通交流，让使全面预算管理工作过程更加清晰、高效。全面预算管理信息化的应用大大改善了单位的内控水平，扩大了行业影响力，有利于单位的持续稳定发展。

一、全面预算管理的信息化概述

全面预算管理是内部控制的重要手段之一，财务管理部门为主要执行部门，单位全员参与在内，对单位未来发展进行规划、监控、预算编制、资源配置等实行全过程管理[1]。全面预算管理涉及的内容广泛、数据文件多、工作强度大，传统的预算管理模式处理数据速度慢、数据误差率高，无法为单位提供决策依据。全面预算管理信息系统摒弃以往书面文件的预算流程，通过系统内置表内、表间运算公式、校验公式等，能够快速收集传输数据、完成表格校对、解决表格版本混乱等问题，在信息化预算管理系统中审核预算内容，让预算管理工作更加智能与简便。通过计算机技术、信息系统等手段简化预算编制流程，增强预算执行控制能力与预算分析职能，实现各预算单位的现代化管理。做好事前准备与预测工作，及时规避在发展中遇到的决策风险，用精准的预算数据为领导制定战略计划提供依据。信息化技术在全面预算管理中具有传统手段无可替代的价值，促进了单位预算管理信息内部共享，提高了各单位的预算管理水平。全面预算管理信息化应用可以获取实时数据，实现事前预算控制，为领导人进行决策提供数据支撑。

二、全面预算管理的信息化应用问题

目前，信息技术在全社会的普及程度越来越高，但在预算管理中仍然有单位使用传统的人力预算管理的方式，如果单位规模不断扩大，业务量越来越多，继续沿用原有的预算管理模式，处理预算数据时间长、准确率低，甚至给机构运营带来一些沟通问题。以下是全面预算管理信息化运用过程中比较突出的几个问题。

（一）信息化应用存在局限性

全面预算管理工作与市场、政策、经济、文化等因素息息相关，预算数据在生成过程中需要经过调研、分析和判断等环节。信息化技术在全面预算管理中具有一定的局限性，在部分环节中应用效果不明显，如需要预算管理人员调研市场后，根据市场环境进行的预算编制的内容环节，由于市场环境复杂多变，会受到诸多因素影响，此时，信息技术无法替代人的预算管理经验。

（二）构建信息化预算管理平台成本高

一些单位在全面预算管理中为提高工作效率，构建了各种信息化预算管理平台，如预算管理系统、网上支付报销系统、OA系统等等，全面控制预算下达、执行、分析、统计等过程，最终实现预算管理信息化的目标[2]。但是，信息化预算管理平台的构建成本较高，一个健全、稳定的系统需要多种功能模块的整合，越是功能完善的信息化平台，其构建成本越高。有些中小机构为节约成本，选择多品牌的专业化系统，多系统配合完成预算管理工作，这种作业模式容易影响信息传递的准确性。专门的信息化预算管理系统解决了不同系统间出现的数据端口问题，但是成本较高。

（三）信息化全面预算管理制度不健全

健全、可行性高的规章制度是信息化预算管理工作开展的依据，而在实际工作中，某些单位过于依赖信息技术，忽略了制度的建立，导致一些单位的信息化预算管理平台存在信息不适用和数据逻辑不合理等问题。在全面预算管理信息化应用过程中没有注重信息技术与制度规范的融合，没有规范、科学的预算管理制度，及时运用更加先进的预算管理技术，也达不到预期的全面预算管理目标。信息化预算管理平台应面向全体员工，上到高级管理层，下到普通职员，实行预算管理流程的全程化和全额管理，而在实际应用中普通职员参与的内容较少，信息化预算管理平台主要被财务部门使用，业务部门参与度较低[3]。还有些单位缺乏健全的激励体系，没有制定与预算执行结果相关的奖惩制度和考核体系，员工的积极性低，管理层与普通员工的线上交流少，无法发挥信息化预算管理平台的价值。

（四）缺乏信息化的分析考核体系

很多单位虽然意识到信息化预算管理系统的重要性，但是在实际应用中由于预算管理信息系统不统一，仍然存在信息孤岛现象，无法生成完整的预算数据库。预算分析和考核工作需要到财务信息系统内手动取数，再制作分析报表，为避免出现数据偏差还要反复查询与汇总，这样，预算管理人员的工作量较大。预算管理人员依靠经验判断和历史数据完成预算分析与考核，人工对比财务上报完成数与预算考核目标，工作效率低[4]。缺乏信息化分析考核系统，导致预算分析与考核用时过长，处理效率低，无法满足决策需求。

三、提高全面预算管理信息化的策略

在严格的经费约束下，单位为了完成既定的工作目标必须进行内部管理改革，完善管理制度，加强新技术、新理念的应用。全面预算管理是各单位内部控制的关键环节之一，覆盖面广、涉及人员多，是一项较为复杂的系统工程。全面预算信息化管理是当今预算管理发展的必然趋势，加强全面预算管理信息化应用的具体措施如下。

（一）重视全面预算管理信息化建设

各单位管理层应长远考虑预算管理信息化建设，综合分析多系统协调工作与建设专门的预算管理信息系统的利弊，多系统协调管理虽然投入成本低，但是多个数据接口传递信息的误差率也较大，长远来看建立一个专门的预算管理信息系统非常有必要。综合统筹各方面的信息化建设布局落实预算管理信息化建设工作，按照科学、规范、完善的建设原则，构建全面预算管理信息系统。管理者要意识到大数据时代下信息技术对各行各业造成的冲击，整合各种内部资源，调整预算管理信息系统建设成本，发挥信息技术在全面预算管理中的作用。需要注意的是，不能过度依赖信息技术，忽视外部环境和形势的变化。信息化手段只能为财务管理人员提供技术支持，提升相关人员的预算编制效率，实现预算实时监控的目标。但是不能让信息技术彻底取代人为预算管理，将信息技术与预算管理经验结合在一起，可以促进全面预算管理工作的高效、高质量完成。

（二）构建全面预算管理信息平台

各单位应根据战略发展目标搭建全面预算管理信息平台，用信息化手段简化全面预算管理流程，缩短数据集中处理时间。设置自动升级与优化功能，让全面预算管理信息平台能够一直满足管理上的需要，实现实时处理预算数据功能。同时，全面预算管理信息平台需要具备数据采集与共享的功能，自动采集各部门、各基层单位的预算信息。全面预算管理信息平台设置权限，不同部门与级别的人拥有的功能权限不同，如管理层可以修改、操作全部数据，普通职员可以查看或操作部分数据，确保预算管理数据的安全性。在保证数据安全的情况下，促进各部门之间的信息共享，让全面预算管理信息平台发挥最佳应用效果。建立预算数据共享平台，减轻预算管理部门的预算编制工作量，让预算编制工作更加便捷，由信息化预算管理系统完成预算编制数据采集与审核，可以避免预算数据混淆，提高预算编制的准确率。全面预算管理信息平台可以实现预算编制、预算审批、预算控制执行、预算分析考核与预算报警等工作的自动化，让全面预算管理变得高效、精准[5]。

（三）健全信息化预算管理制度

无规矩不成方圆，脱离了规章制度建成的预算管理信息平台只是空中楼阁，很多工作无法有序开展。制定健全、完善的预算管理信息化制度，对全面预算管理工作进行精细划分，将责任落实到各个人员身上，真正地实现全员参与、全过程管理[6]。完善全面预算管理的考核制度，在信息化背景下对预算管理人员实行阶段性考核，确保所有的财务管理人员都具备独立的预算管理能力。设立行政监管部门，定期考核预算管理人员的信息技术掌握情况与预算编制、预算执行等过程中的工作表现。明确考评周期，如半年一评或年度考核。根据考核结果奖惩员工，调整预算管理人员的工作状态。定期对预算管理人员进行在职培训，提高预算管理人员的信息技术水平，借助先进技术解决预算管理中遇到的问题[7]。只有将预算管理手段与信息技术有效融合在一起，调动全员参与到信息化预算管理工作中来，明确各部门与人员的职责，才能将全面预算管理做好、做得更细致。

四、结束语

综上所述，信息化在全面预算管理中有着显著优势，不仅可以让预算编制与分解工作更加科学高效，还实现了预算数据共享、避免出现信息孤岛现象。针对全面预算管理信息化应用中存在的一些突出问题进行改革，就能更好地发挥信息技术在全面预算管理中的作用，依托预算数据共享平台实现全员参与，促进各部门的沟通，提高预算数据信息的准确率，为领导决策提供准确数据。