工程资料管理常见问题及规范管理措施

2021-11-24

商品与质量 2021年6期

中铁十九局集团第二工程有限公司辽宁辽阳 111000

对建设工程档案资料管理进行优化，能够有效弥补以往粗放管理中存在的不足，使档案管理工作得以有序开展，保证资料的准确性、有效性和可延续性，为建设工程及时提供所需的档案资料，使各项施工工序以及所花费的成本都有章可循，为后续工程提供相关参考依据。可见，建设工程档案资料管理是保障性的基础工作，优化建设工程档案资料管理工作不仅对于这项工作本身，对于工程项目整体和企业利益都具有积极意义。

1 工程资料管理常见问题

1.1 管理机制不健全

目前一些施工单位资料管理力度不强，操作方案不够健全，依旧存在疏漏。资料管理自身存在繁琐性，包含文字类型资料、物质类型资料和图标类型资料等，难以形成统一化的资料管理机制。因为管理机制不够健全，尤其是资料信息的缺失或者资料数量不切实际等，都制约着建设工程资料管理的有效性[1]。

1.2 建设工程资料管理人员素质能力不足

相较于建设工程的技术人员而言，资料管理人员缺乏明确的专业能力考核标准，所以在进行资料管理人员的任用选拔时，难以对人员的素质能力进行有效地筛选，部分管理人员并不具有建设工程资料管理经验，所以在管理工作中无法发挥出专业管理的能力价值，导致建设工程资料管理产生混乱、丢失、资料不全等问题，严重影响了建设工程资料管理的质量。

1.3 项目过程资料缺乏完整性

由于项目管理人员组织架构的专业水平限制，存在专业工长无法及时向资料管理人员提供项目施工过程中用以编制过程资料的原始资料，造成某分部或分项工程资料欠缺，影响过程资料的完整性；其次，现如今各类项目的工期紧质量要求高等特征逐渐成为项目建设基本要求，在这样的情况下，专业工长及项目其他相关人员往往会忽视资料的及时编制甚至出现部分资料未编制或存档的现象，造成过程资料的不完整。最后，资料员的专业水平也是影响过程资料编制及管理的重要因素，资料员水平有限可能无法全面准确地完成资料的编制及正确存档，可能出现因管理不善导致部分过程资料遗失，直接造成过程资料不完整[2]。

2 工程资料规范管理策略

2.1 完善资料管理机制

资料管理制度可以规范作业，为资料管理质量提升奠定基础。只有完善资料管理机制，才能减少资料管理的盲目性。资料管理人员要明确自身职责，确保管理流程高效进行。同时，设置资料管理问责机制，与资料管理机制互相配合。针对施工期间涉及的资料档案，要明确归档管理范围，创建档案盒并张贴标签，包括工程资料卷、给排水资料卷、通风资料卷与结构资料卷等。同时，完善台账内容，尤其是混凝土及砂浆台账，以便于后期科学使用。资料管理者要多和其他单位沟通联系，提供管理文件。在项目单位进行检查时，要确保资料的完整性与真实性。工程技术资料可以凸显出实物的进展情况，因此要结合具体施工进度获取多种信息内容，在建设开始前安排工作人员参与到资料管理工作中，逐步整理质保资料，记录分项施工资料。需要注意的是，技术材料归档期间要充分彰显真实性，否则会造成资料管理混乱的局面，影响到资料管理的准确性与高效性。

2.2 强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为

档案资料的收集、整理和编制是由人完成的，提高档案管理人员的素质至关重要。在加强宣传的基础上，对档案管理人员应经常开展职业教育培训，组织内外部的参观、交流与学习，保证相关人员都能建立良好的档案资料管理意识和职业素养，不断提升其自身综合能力与管理素质。编制岗位职责，使各级管理人员，明确自身的基本工作程序与目标，以规范其日常工作内容与行为。要求在施工建设活动开工之前，做好统一表格、标准等准备工作，做好施工过程中进度计划制订与调整工作，并在开工后的施工管理过程中，监督检查档案资料记录与整理情况。在此基础上，现场的管理人员要实现工程建设档案资料的登记工作，定期检查相关部门工作完成情况，做好施工管理登记工作，对施工单位的建设资料完成情况进行检查[3]。

2.3 加强建设工程资料收集的审核

建设工程资料的收集是资料管理工作的重要前提，由于建设工程所产生的资料较为庞大，如何在大量的资料中收集到建设工程资料管理所需的、真实可靠的资料，就需要依靠完善的建设工程管理制度和管理人员的专业能力。所以对于建设工程资料收集的情况，需要采用严格的审核机制，避免资料收集存在误差和遗漏。对于资料收集的及时性也要起到督促的作用，避免材料收集的延误造成资料缺失等问题。还可以通过培训学习的方式，提高建设工程资料管理人员在资料收集方面的能力，确保资料收集的质量。

2.4 加强计算机软件应用，利用信息化手段加强资料收集整理

BIM 技术是如今工程管理中最常用的技术，为资料管理、优化工序、碰撞检查等带来的效果最明显。通过revit 软件以CAD平面图为基础，绘制出具有三维效果的图纸，在施工过程中以revit 三维图纸指导施工，能够更加简洁清晰地看到项目建设所要达到的效果，将文字性施工方案及交底具体化，同时对于进度计划的编制及人材机的使用能够有针对性地进行规划，对于资料编制而言能够通过BIM 技术对工程量进行提前把握，节省了图纸提量及过程资料编制的时间，进一步提高工作效率。资料编制过程中采用的筑业软件中包含整套的资料系统，资料员在资料编制过程中只需将项目施工数据及内容填写至相关表格内即可生成资料，在资料移交时按照目录将所需资料直接打印后签字盖章组卷后进行移交，大大缩减了资料编制人员的编制时间，提高了资料质量，大幅度削减了项目成本。