基于ERP 系统环境的企业内部控制研究

2021-11-24李丽丽

经营者 2021年3期

李丽丽

（长春恒拓模具有限公司，吉林长春 130000）

一、引言

目前大数据技术在财务信息化系统中得到了越来越广泛的应用，ERP（企业资源计划）系统已成为企业参与市场竞争、减少企业经营风险的重要管理工具。ERP 系统是将信息和控制融为一体的应用，有利于实现数据信息的整合共享，提高部门间协同效率，提高企业管理水平，保障企业自身的长远发展。然而，ERP 系统的运用对企业的内控管理提出了更高的要求。例如匹配的复合型人才、ERP 系统与传统内控管理的融合。

二、企业ERP 系统建设的重要作用

ERP 系统是企业资源计划的英文缩写，是以信息技术为载体，将信息技术与先进的、标准化的管理思想融合成一体，结合企业各项资源，利用系统化和先进的管理理念，为管理层以及使用者提供一定的决策手段和方法的一种管理工具。

ERP 系统是帮助企业实现数据管理的重要媒介。“工欲善其事，必先利其器”，因此，ERP系统这枚“利器”的建设在企业内控管理中显得尤为重要。

（一）ERP 系统有利于加强企业数据整合

随着企业经营规模越来越大，亟须对上下游行业数据进行整合分析，迫切需要建立一个信息化系统，来帮助企业实现从前端到后端的全过程监控，即使订单、供产销、售后质保等形成一整套的数据链。通过系统可以分析产品的成本利润、供需情况、存货周转率等，从而加强企业的风险管理，降低企业的营业成本，为股东创造更高的收益。而ERP 系统就可以帮助企业实现对相关信息的收集，以计算机信息技术为载体，对企业相关信息进行加工整理分析，对产品的盈亏平衡点以及市场需求进行预测，再经过内部控制的有效传递，使企业的资源得到合理利用，从而增加企业的竞争优势，提高客户对产品的忠诚度，降低企业成本。从本质上讲，ERP 是一套信息整合系统，是一种管理手段，ERP 系统可以为企业实现细化数据，同时融合企业的管理思想，固化企业内控流程，提高企业的管理水平。

ERP 系统的核心是有效管理整个供应链的资源，对企业上下游的数据进行整合，并根据行业环境的发展，对企业的所有业务流程进行整合优化。ERP 系统把财务、业务的信息融合在同一个软件里，对相关数据进行规划、控制，通过数据统计分析，实现数据化管理。另外，ERP 可以为企业管理层提供监控及预警功能，比如“供应商生产批号”“合同管理”“供应商价格本”等数据可以随时提示用户，强化企业风险管理意识，实现价值增值，降低损失。

（二）ERP 系统有利于加强企业全面预算管理

在过去的企业管理中，都是在财务报表数据的基础上进行预算与执行情况的对比分析，依据对比分析结果对后续业务进行管理，对不符合预算执行的情况，只能事后反馈总结分析形成原因，对于预算的控制属于事后控制，缺少对预算管理过程的支持，无法实时监控企业的动态数据，也无法为管理层的决策提供有效依据。但在ERP 系统中实施全面预算管理，整个预算管理的过程关联企业的所有部门和所有业务，实现了企业的有机统一，促进了各部门之间的协同和数据共享，还可以把事前、事中、事后有效融合在ERP 系统中，成为兼具配合性与协调性的新型管理模式，将原来的事后控制变成事前计划、事中控制和事后分析，进而有效降低企业运营成本，加强企业的内部控制。

三、ERP 系统与企业内部控制的关系

（一）ERP 系统与内部控制的目标一致

二者的最终目标都是综合利用企业的各项资源，提高企业的运营效率，增加企业的竞争优势，统一管理思想，固定业务流程，保证资产的完整性和安全性，实现企业的长远发展和价值增值。

（二）ERP 系统是内部控制的管理平台

ERP 系统是实现企业内部控制的有效工具和平台。在ERP 系统环境下，ERP 系统和内部控制充分融合，通过ERP 系统的运用来实现企业管理理念的更新、业务流程的再造、各项内部控制节点及岗位人员权限的设置。ERP 系统作为内部控制实施的重要工具，为企业内部控制提供了管理平台。

（三）ERP 系统是内部控制运行的有力支撑

虽然数据化、智能化的信息共享可以通过ERP 系统来实现，但是ERP 系统需要在完善的内部控制体系中运行。完善有效的内部控制体系，为实现ERP 系统的安全运行提供了必要的环境，有效防止ERP 系统受到攻击及破坏或相关资源丢失，使ERP 系统发挥更大的效用。

四、企业ERP 系统的上线对内部控制的影响

（一）改变了企业内部流程及组织结构

引进ERP 系统后，企业必须对其原有的架构进行优化调整。因为ERP 系统是一个融合了系统性的管理思想和先进理念的管理工具，所以企业需要将自有的业务流程及管理理念向ERP 系统的靠拢，找到个性化需求，在不影响系统的逻辑性与完整性的前提下，调整系统以符合企业特殊业务的需求。通过ERP 系统的运行梳理之后，企业的管理能力会大幅度提升，具体业务流程会更通畅。

（二）提高了内部控制的管理效率

在原有的内控环境下，企业的业务信息传递不及时，事前控制及过程监督难以实现，这种情况让企业非常被动。而随着ERP 系统的上线，对企业内控流程进行整合优化，实现数据信息化管理，提高了部门之间的协调沟通效率，对内部管理实现全过程的监控。同时，企业在前期系统建设中，通过ERP 系统对企业的所有业务流程进行合理规划设计，业务流程更规范清晰，内部控制体系明确完善，从而进一步提高了内部控制的管理效率。

（三）提高了内部控制的监督效率

ERP 系统上线的前提是企业改变原有的内部控制管理模式。在ERP 系统运行的过程中，企业只需要将内部控制的目标、流程，按规定整合到ERP 系统中，利用ERP 系统进行数据分析处理，就可以实现全过程监控所有业务信息。ERP 系统能够帮助企业通过系统来获取企业的全部业务信息，优化岗位职责，固化业务流程，在这种情况下，监督效果清晰可见，ERP 系统明显提升了内部控制的监督效率。

（四）有助于减少内部控制的实施成本

按原有的方式来完成内控要求的内容，必须匹配大量的企业资源，但是ERP 系统上线后，系统解决了大部分内容，内控的成本可以得到有效的控制。

五、运用ERP 系统后企业完善内部控制的策略

（一）强化内部控制

ERP 系统上线后，要通过加强内部控制管理来保证企业的稳定运行。但是，现在企业会计电算化普及度低，人们的系统安全意识薄弱。因此，企业在ERP 系统运行过程中，应根据自身发展现状，综合分析，合理规划，将生产经营流程、内控关键点和业务处理规则嵌入ERP 系统。在业务流程再造的同时，使ERP 系统与内控制度深度融合。使企业的内部管理更加科学、更加合理、更加系统，增强企业内控体系的灵活性和高效性，强化内部控制的核查、监督功能。ERP 系统上线后，企业组织结构减少了纵向管理的层次，管理效率提高，实现业财融合，可以实时获取相关信息，全程掌握内控的进度与执行情况，及时发现运行过程中的问题，开展企业风险评估，形成新的内部控制制度，优化配置业务流程，实现科学有效的监督。企业的各个部门通过ERP 系统有效结合起来，保证沟通顺畅、企业的日常运行高效。

（二）强化数据处理控制

在ERP 行业内有一句话：三分靠技术，七分靠管理，十二分靠数据。这足以说明数据管理对ERP 的重要性。因此，应通过企业制度约束，增强操作人员的责任意识，聘请专业的ERP实施人员，对关键用户进行针对性培训，提高操作熟练程度。在优化管理制度的基础上，进一步完善内控制度，在ERP 设计中定义好运行规则，避免人为错误的产生。设置操作权限，完善业务授权范围，规避人为失误，实时监督，减少企业风险。企业的内部控制以数据高度集中的ERP 系统为支撑，实现全过程控制，将人、财、物、产、供、销融入系统，改变原有内部控制系统存在的局限性，发挥内部控制预防性职能。

（三）强化系统安全控制

在ERP 系统环境下，为了保证数据安全及程序稳定运行，减少后台数据丢失、人为损坏的风险，必须采用科学有效的方法加强系统安全控制，在ERP 系统的基础上，重视对服务器及网络架构的双重内部控制，建立约束机制。在服务器选择上，配备质量过关的服务器，采取磁盘阵列技术，防止服务器遭到破坏，使数据信息得到及时保存。加强对服务器的管理，指定专人负责，发现异常情况，及时处理。人员未经授权不得擅自进入机房。软件管理上尽量使用经验成熟的正规厂商的软件，并根据企业操作人员的技术水平，选择相应的咨询服务。为了保证ERP 系统的安全稳定运行，可以选择在网络架构中，增加防火墙、路由器等网络安全设备阻止病毒攻击，加强网络安全管理，或者成立专门的IT 部门来负责ERP 系统的日常运维。