试析疾控中心档案管理的信息化建设

王 洁

（忻州市疾病预防控制中心，忻州 034000）

引 言

如今，我国社会发展速度越来越快，各单位针对档案管理工作提出了严格要求，以期逐步完善档案管理理论。疾控中心在发展的过程中，也积极引入信息技术，使信息技术出现在疾控中心工作的方方面面，若将其与档案管理工作相互融合，势必会推动档案管理工作朝向信息化及科学化方向发展。为此，就需要疾控中心档案管理人员改变档案管理思路，创新信息化管理方式，优化信息化档案管理机制，努力提高档案管理工作效率。

一、疾控中心档案管理信息化和科学化建设的重要性

结合疾控中心档案管理经验，信息化建设及科学化建设已成为档案工作的大势所趋。在具体发展的过程中，应针对这两个方向给予高度重视，采用科学手段管理日常档案。有关疾控中心加强档案信息化建设及个性化建设的重要意义，主要体现在下面这两点。

（一）满足时代发展要求

在新时期背景下，网络技术广受人们的关注，并在各行各业得到了大范围的应用。疾控中心顺应时代发展潮流，引进信息化处理技术，可切实满足新时代的发展形势和要求。高效发挥互联网技术优势，针对档案管理工作进行高效处理，细化各种档案报表，检测档案工作实况，以循序渐进的方法管理档案内容，科学发挥信息化技术价值，配合先进设备及机械，既能简化档案管理程序，又能提高档案管理精准度，推动档案管理活动顺利落实，全面提高档案管理工作水准，为疾控中心各部门应用档案提供可靠帮助及高价值信息。

（二）利于实现资源共享

疾控中心在推动档案管理工作时，采用信息化手段，建设专业网络信息平台，通过这一平台，能够促进单位内部资源共享。信息资源是档案管理工作的重要内容。在材料共享之际，可切实解决传统管理方法下资源不对称的难题，优化管控机制，减少档案管理过程中出现的问题，更利于相关人员及时查找档案资料，以及分享档案内容，在一定程度上提高档案资源应用效率，并有效节约物力资源、人力资源，全面改进疾控中心档案管理工作成效。此外，在疾控中心推动档案管理信息化建设工作时，有利于为内控工作带来一定便利。在信息化建设后，可为其他部门工作提供一定支持，便于及时发现内控时存在的问题。通过高效方式解决档案问题，高效配合内控管理人员工作，进而提高疾控中心整体运营水准。

二、疾控中心档案管理工作现状分析

（一）投入力度欠佳

伴随社会发展脚步的加快，疾控中心的档案管理工作日渐复杂化，工作量持续增加，加上近些年政府对档案管理工作提出了全新的标准及要求，即要求疾控中心创建信息化平台。但是，在具体建设信息化平台及执行信息化管理机制时，投入明显不足，并未全面创新软件系统及引入硬件设备，无法高效开展信息化档案管理工作。此外，由于缺少完善的管理方式及方法，更是在一定程度上影响了疾控中心档案管理工作的进展。值得提出的一点是，在一些经济发展水平偏低的地区，疾控中心在管理档案期间，无法在信息化建设过程中投入充足资金，所以极不利于创新档案管理工作。

（二）缺少高素养人才队伍

据了解，目前大多疾控中心并未组建高素养人才队伍，在人力资源方面面临巨大挑战。现有档案管理人员的档案知识体系受限，仅能完成日常基础工作，缺少精力研究信息技术应用技巧，无法高效创建信息化档案管理平台。即使一部分人员掌握了一些信息技术，但在实际操作过程中，也常常出现操作失误现象。此外，在疾控中心运营时，并未针对所有档案管理人员开展阶段性专业知识及技能培训活动，整体教育培训水平有待提高，不利于档案管理人员应用先进方法灵活解决档案管理问题。

（三）信息化水平低下

现阶段，疾控中心在推动档案管理工作过程中，并未全方位引入信息化技术，整体管理方式信息滞后，在硬件系统及软件系统配备方面，都未达到具体标准。同时，工作人员也未结合档案管理工作特点和发展现状优化软硬件设施，个别疾控中心在管理档案的过程中，不具备充足数量的计算机，且软件系统过度老化，达不到科学管理档案的标准。

三、疾控中心档案管理信息化建设方法

（一）建设档案信息化电子采集系统

若想将疾控中心档案管理信息化目标落在实处，首要任务就是创建档案资料信息化电子采集系统，通过信息化方式采集档案资源。最近几年，信息化技术在各个领域的应用频率持续升高，资源文件存在形式发生一定改变，由“电子文件形式”取代了“传统纸质文件形式”。在这种情势下，就需要疾控中心档案管理人员全面了解电子文件特点，明确电子文件编码形式，在此基础上高效操作信息化管理技术。此外，管理档案的人要注重掌握档案电子文件采集技巧，了解信息数据库和多媒体技术应用优势，以便从根源加强疾控中心档案管理信息化力度。最后，要督促档案管理人员科学应用计算机技术，发挥网络技术辅助档案管理的作用，提高档案收集、储存、检索效率。

（二）创建档案信息化电子储存平台

在实施电子采集计划后，应将所采集的信息完整地保存在电子储存平台中。所以，就要求疾控中心创建完善的档案文件信息电子储存平台。如今，疾控中心在工作中涉猎大量的电子文件。随着电子文件数量的增加，计算机储存压力越来越大，储存空间受限，极有可能因储存空间不足而导致计算机瘫痪。一旦计算机系统出现“崩溃”问题，则会导致大量电子文件丢失、泄露，为疾控中心档案管理工作增添巨大负担。所以，档案管理人员要重视储存电子文件这一问题，采用创新的、先进的网络储存技术，在条件允许的情况下，结合单位档案管理状况，创建极具针对性的电子储存平台，并优化储存设备，提高电子文件储存安全性。

（三）建设档案信息化共享平台

建设共享平台，是疾控中心响应时代发展号召的一种体现。在管理档案过程中，坚持共享原则，建设信息化共享平台，可加强疾控中心各种档案资源的实际应用效率，发挥各种档案信息的应用价值。具体来说，管理档案的人员要注重把纸质档案变成数字化档案，将所有纸质文件内容输入统一的电子档案系统内。值得注意的一点是，应在数字化背景下设置数字化信息查询系统及内部档案共享系统，并加强保密工作，重点检查档案资源电子化管理时存在的漏洞，有效清除档案信息安全隐患，提高疾控中心档案服务质量。在具体管理档案之际，疾控中心档案管理工作者要善于发挥网络优势，发挥高水准档案共享平台价值，以确保内部各部门能互相借阅、参考部分信息，提高各部门工作效率。

（四）优化档案信息化管理机制

在工作过程中，需要疾控中心档案管理人员高度重视档案资源文件管理作用，只有切实展现档案资源管理价值，才能保障档案信息资源的完整性、精准性、真实性。在管理档案时，要注重高效分析档案资源、分类档案信息资源、归集档案信息资源，并注重监督档案管理工作过程，形成完整的疾控中心档案信息化管理制度。具体来说，在将电子文件录入归档这一环节，就应加强管理力度，并且要加强档案信息资源借阅监督工作程度。在借阅档案时，应保持“只读形式”，避免其他人员篡改信息。另外，工作人员应建设电子文件预归档制度，防止档案资源过于分散，导致疾控中心出现财产损失，全方位保障电子档案的稳定性。

四、疾控中心档案管理科学化发展建议

（一）实施内部继续教育，组建专业人才队伍

疾控中心要定期培养档案管理人员职业素养，扎实其专业能力。针对档案管理人员进行继续教育，是组建科学化专业管理队伍的有效途径。因此，就需要疾控中心领导人员正视目前疾控中心现有档案管理人员的“非专业”现状，多为档案管理人员提供进修机会，以便能真正提高在职档案管理人员的职业操守、基本素养等。与此同时，应注重开展专项培训，令在职的管理人员掌握新型档案管理工作理念，善于操作前沿的档案管理技术及相关软件，促进档案管理人员勇往直前，为推动疾控中心档案管理科学化建设工作做出一份贡献。

（二）营造影音档案保存氛围，加强档案管理科学性

疾控中心管理者要明确时代发展形势，分析最近几年的疾控中心档案资源构成结构，针对大量影音档案资源进行全面认知。相比传统纸质档案资源，影音档案资源的保存条件更严格一些，很容易受高温因素、潮湿因素影响。所以，很多影音资料都需要在电脑系统内保存，但不排除电脑系统会被病毒侵害，影响影音档案资源安全性。所以，就要求疾控中心优化影音档案保管环境，通过科学手段保管影音档案资源，避免影音档案遭到破坏，提高档案管理的科学性。

结 语

综上所述，促进档案资源管理信息化、科学化发展，对疾控中心医疗服务水平的提高具有重大意义，既可以在一定程度上高效调节疾控中心内部人力资源配置效率，又能改善疾控中心资源管理“低效率”现状，为疾控中心未来发展夯实根基。但是，若想保障疾控中心在档案管理工作中达到科学化标准及信息化标准，就要加强相关制度的建设力度，并优化管理工作机制，这样才能全面提高档案管理效果。