现代企业制度下企业档案管理研究

2021-11-24李广新

商品与质量 2021年36期

李广新

山东省枣庄市台儿庄区社会保险事业中心山东枣庄 277499

社会主义市场经济的飞速发展，使企业在经济社会发展中的作用更加明显，企业的档案不仅见证了企业的发展，而且在未来的企业发展中也发挥着强有力的作用。虽然一些企业在档案管理方面也取得了一些突出的成绩，但不可否认的是，我国大多数企业在档案管理方面仍存在问题。企业必须重视档案管理，与时俱进，做好档案管理创新工作，为企业效益的快速发展提供长动力。

1 企业档案管理存在的不足

1.1 管理能力因素

中国特色社会主义市场经济条件下，国有企业与民营企业、私营企业等同样需要面对激烈的市场竞争压力。重生产效益轻档案管理的现象较为普遍，思想上对国有企业档案效能工作价值认识不足，人员配备不强，档案兼职的现象依然存在。据一项调查显示，约有67.54%的国企档案管理人员未接受专业培训。档案专业素能不强、综合业务素能短板等，依然成为制约国有企业档案管理效能提升的重要因素[1]。

1.2 企业档案管理制度不完善

现代企业制度的不断发展需要对企业档案工作进行更加科学的规范，这主要体现在公司档案管理体制的逐步建立和完善上。但在国企改革实践中，普遍没有对档案管理给予足够的重视，有的还未建立与自身企业发展相适应的档案管理程序，有的制定档案管理制度后不能根据国家政策的变化、企业管理的需要，及时对档案管理制度进行调整和优化。档案作为现代企业的一种重要资产，是企业研发、生产、经营和管理活动等基础性管理工作的重要内容，如果不能建立并及时完善档案管理制度，就会导致档案管理工作缺乏科学、系统、严谨的工作流程，影响了档案的保护和利用，违背了新修订的《中华人民共和国档案法》精神。

1.3 管理条件因素

随着信息网络技术的发展，及其在国有企业档案管理中的应用，新时代，国有企业档案管理必备的设备、器械、软硬件是企业档案管理的必要保障。但，重生产轻管理认识，缺乏档案价值功能的正确认知，导致国有企业档案管理缺乏必备的软硬件支撑，档案管理场所未按照“八防”的标准和要求建立；档案管理软件滞后，难以满足新时期国有企业档案管理需要；档案管理智能化、专业化水平不足；档案管理缺乏专用库房或库房面积不达标[2]。

2 现代企业制度下档案管理方式

2.1 改善档案管理条件

国有企业档案管理效能的提升，也是现代国有企业制度建立的内在要求。因此，国有企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视国有企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升国企档案管理效能提供必要的技术支持。要根据国有企业档案管理实际需要，严格按照国有企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为国有企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好国有企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善国有企业档案管理软硬件条件。

2.2 健全档案管理相关制度

要想确保企业档案管理工作的有效开展，就需要系统分析总结经验，根据时代发展的要求来不断创新，建立档案工作责任制，依法制定切合实际需求的档案管理制度。首先，档案管理制度的内容应当充实完善，要覆盖档案管理的基础工作和开发利用工作，制度种类可以根据需要分为具体的管理规定、实施办法和细则等。其次，档案管理制度的制定应当符合实际，要总结以往的档案管理经验，要征求各相关单位和部门意见，切忌闭门造车，从而提高档案管理制度落实的可执行性和可操作性。最后，档案管理制度的修订要与时俱进，要符合国家相关法律及政策的新要求，要适应企业新发展需求。只有这样，企业档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，才能够实现更加优化的管理模式，将档案管理工作的价值最大化发挥出来[3]。

2.3 强化档案管理人员管理

首先，档案管理人员不仅要有扎实的档案管理能力和知识，还得学会应用扫描仪、计算机等相关设备。这就需要档案管理工作人员不断提升自我，积极主动的进行学习，与时俱进。其次，企业需要将档案管理人员的选拔和招聘标准进行适当的提升，在对档案管理人员的学历进行要求时，还需要对档案管理人员的专业能力、业务水平、创新能力和管理能力等综合素养进行考察。此外，还可以进行校企合作，将自己的要求提给学校，并与学校一起进行人才的培养。再次，企业应加强对档案管理的重视，并提高档案管理人员的福利待遇，对于表现优异的员工应及时给予奖励，这样才能够有效激发员工的工作积极性，并吸引更多优秀人才加入到档案管理的队伍中。最后，企业应鼓励档案管理人员进修，并定期组织档案管理人员学习先进的档案管理技术和经验，使得自身的档案管理工作始终处于较高的水平。同时，还应该有意识培养档案管理人员的责任意识与思想教育，使得他们能够在工作中踏踏实实、认真仔细，尽可能避免因为粗心大意造成重大损失，提升工作质量。