事业单位档案管理信息化建设研究

范悦

（开封市妇产医院 人事科，河南 开封 475000）

在信息技术日益完善的时代背景下，各行各业的发展建设都需要计算机的辅助，因为加强信息化建设能有效提高工作效率。但是，信息化建设是一个系统性工程，需要与时俱进，不断发现并解决问题，从而发展完善。档案管理是事业单位的重要工作之一，有效地应用计算机、互联网等信息技术，能够改善档案存储方式，即将纸质档案转变为电子档案，实现对档案的科学分类管理，延长档案资料的存储年限，保证档案资料的完整性，提升档案资料检索的快捷性以及提升档案资料的共享性。但是，在我国事业单位档案管理信息化建设实践中，仍然存在制约其发展的问题：档案管理人员专业性不强，综合素质有待提升；档案管理信息化建设缺乏系统性与规范性；档案管理改革机制缺乏创新性与时代性；档案管理信息化建设缺乏人力与财力支持。基于此，本文探究如何有效加强事业单位档案管理的信息化建设。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）创新档案存储方式，由纸质档案转化为电子档案，实现档案永久性存储

传统的档案存储方式以纸质档案为媒介，以人工录入为主。由于纸张容易受潮，这种存储方式对纸张质量与存储环境的要求较高，导致档案存储成本较大，而且档案存储年限也会受到限制。除此之外，随着档案存储量的不断增大，后期管理与查询档案会越来越不便。然而，将计算机、互联网等信息化技术应用于档案管理，可以构建电子或网络平台，实现电子录入档案信息，提升档案信息管理的效率。同时，将档案存储至电子磁盘中，不仅极大地优化了档案存储空间，而且规避了传统纸质存储档案对存储环境的较高要求，最终能实现档案的永久性存储，降低档案存储成本。

（二）提高档案管理效率，实现档案信息共享

事业单位档案管理信息化建设，是事业单位创新改革推进工作与管理信息化工作的重要组成部分。结合现状，创新事业单位传统的档案管理模式，充分地应用信息化技术，能够优化传统档案管理存在的问题，如存储媒介老化、档案查询手续复杂等，提高对档案资源的利用率，规范档案管理流程，提升档案信息的共享性。

（三）创新档案管理职能，实现可持续发展

相比于传统档案管理，信息化档案管理在存储媒介与录入方式等方面实现了创新，即以网络平台存储取代纸质存储，以电子录入取代人工录入。在这个过程中，也创新了档案管理职能，即不再局限于档案的存储与运用，而是上升为对档案信息的采集、管理、存储以及共享，有效地提升了档案管理工作的效率，促进了档案管理工作的可持续发展。

二、事业单位档案管理信息化建设现状

（一）档案管理人员专业性不强，综合素质有待提升

任何新技术、新方法的应用，都离不开人才的支撑。因此，事业单位档案管理信息化建设对档案管理人员的专业性、计算机技术的操作能力以及综合素质要求较高。然而，大多数事业单位档案管理人员并没有档案管理专业背景，而且受教育水平偏低，在档案管理信息化实践中，既不能从思想意识层面认识到档案管理信息化建设的重要性，也不能通过事业单位组织的专业培训与自主学习来提升应用计算机技术的能力，不能为档案信息需求者提供专业的档案管理与查询服务，导致档案管理信息化建设工作的质量、效率均不够理想。

（二）档案管理信息化建设缺乏系统性与规范性

事业单位的档案管理模式，从纸质存储转变为电子存储，前期缺乏系统性规划及规范性操作指导，导致档案管理信息化建设实践既存在滞后性，也缺乏系统性与规范性。同时，由于所应用的管理软件多样化且兼容性不强，无法实现档案信息的共享，无法实现档案信息的查询与管理于一体。

（三）档案管理改革机制缺乏创新性与时代性

新时期，为了适应经济体制的改革，多数事业单位将改革重心放在提效创收方面，如组织架构优化等，对档案管理创新改革的研究较少，现存的改革机制与事业单位的档案管理要求不相符，与社会发展不相适应，也不能满足市场经济发展的要求，缺乏创新性与时代性。同时，在思想意识与实践操作层面，既不能认识到档案信息化管理的重要性，也不能积极培养应用计算机技术的技能，导致档案管理工作效率不高。事实上，事业档案管理化信息化建设，可以借鉴我国高校人才培养模式，即以市场经济发展需求为主导，培养输出多样化、专业化以及复合化的人才。

未来我国经济发展将遇到全新的局面，会面临很多不确定因素，为有效处理不确定性因素，事业单位需要做好档案管理工作，创新档案管理改革机制，积极应用计算机技术，实现档案管理的信息化建设，为相关部门提供可靠的、有价值的档案信息，进而帮助其作好形势分析，采取有效措施应对可能出现的问题，促进经济与社会的可持续发展。

（四）档案管理信息化建设缺乏人力与财力支持

现阶段，虽然信息化进程较快，事业档案管理也开始引入计算机技术，着手加强档案管理信息化建设。但在实践中，部分事业单位领导在档案管理信息化平台建设方面，未予以足够的重视。在人力支持方面，存在专业性不足、人员配置不齐等情况；在财力支持方面，存在预算少、资金使用审批流程复杂等情况，因而不能够对档案管理信息化平台进行实时更新与维护，制约了档案管理信息化建设的进一步深入。

三、事业单位档案管理信息化建设对策

（一）加强对事业单位档案管理人员的专业培训

事业单位档案管理人员，作为档案管理信息化建设的一线实践人员，有必要加强信息化专业培训，丰富档案管理专业知识，掌握计算机技术与电脑操作技能，促进档案管理信息化技术与传统档案管理工作有效融合。部分事业单位不能够接受新的电子档案管理模式，仍然采取传统纸质档案管理模式，有必要在思想层面对其加强引导，要求其顺应时代发展，结合单位发展现状有条件地引进科学化、信息化的技术手段，对传统的纸质档案进行改革创新，进一步促进事业单位档案管理的信息化建设。

（二）加快档案管理的硬件建设与软件开发

要提升档案管理信息化建设的有效性，提高档案管理的信息化水平与工作效率，事业单位需要加强硬件建设与软件开发。首先，在硬件建设方面，要基于提升档案资料录入、保存以及查询的有效性，注重增加资金预算与技术支持，配备性能稳定、存储容量大的硬件设施，进一步实现电子存储。其次，软件要与硬件设施相匹配，实现同步。

（三）构建完善的档案管理制度

要想从根本上提升事业单位档案管理信息化建设的规范化与科学化水平，需要从档案管理制度层面，对档案管理行为、管理工作流程作出明确的规定。具体来说，事业单位管理部门应该立足于本单位档案管理现状，制定出一套具备系统性、可操作性的档案管理制度，切忌完全照搬其他单位的实践经验。并且，要坚持“以一线员工为主”的人本意识，将档案管理信息化建设纳入员工绩效考核指标，通过完善的奖惩措施，调动档案管理人员更新档案管理专业知识与应用信息化技术的积极性，使其主动为档案管理的信息化建设建言献策，进而保证档案管理信息化建设的质量。

（四）树立现代化档案管理意识

在管理意识层面，事业单位应该认识到，随着经济与社会的不断深入发展，计算机、互联网等信息技术的覆盖领域逐步扩大，几乎涵盖了各行各业，创新了传统的工作、生活以及学习模式。只有适应经济与社会发展的新要求，才能实现可持续发展。同样的道理，事业单位传统的档案管理模式也应该结合市场经济发展要求进行创新改革，积极树立现代化档案管理意识，积极应用信息技术优化档案管理工作，并且加强对档案管理人员信息技术操作技能的培训，推进电子档案取代纸质档案的进程，实现事业单位档案管理的信息化、现代化建设。

四、结语

经济与社会的快速发展加速了信息化时代的到来，信息化建设逐步得到各行各业的重视，成为时代进步发展的重要基石。在事业单位的档案管理工作中，合理应用计算机、互联网等信息化手段，既能够促进事业单位档案管理的建设发展，又能够实现档案的信息化、数字化管理，有助于用户快速检索查阅档案信息，能节省大量的人力资源与时间精力等，确保事业单位的科学化管理。因此，事业单位的档案管理人员应该积极掌握科学、先进的信息理论知识，完善档案管理信息化制度，优化档案管理流程，促进事业单位的可持续发展。