提升事业单位档案管理信息化建设的策略

2021-11-23王洪英

中国管理信息化 2021年10期

王洪英

（临沂雕塑公园，山东临沂 276000）

0 引言

档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将事业单位的发展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为事业单位提供良好的参考依据，对事业单位的发展有着十分重要的作用。档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。

1 档案管理信息化建设的优势作用

1.1 提高信息化检索的速率

信息化时代的到来促进了信息技术的快速发展，同时也产生了海量的信息数据，如何快速、准确地在数据库中寻找所需的信息数据，成为档案管理工作中需重点解决的问题。通过开展档案管理信息化建设，借助信息技术能够极大程度地提升信息的检索速度，提高档案管理现代化水平。首先，档案管理信息化建设使原本的纸质档案转变为数字化档案，改变了传统人工进行检索的工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据所需快速获取信息。其次，可以实现批量信息同步查找。利用计算机技术，能够对相同类型的信息进行快速检索。最后，信息化检索避免了对档案造成损坏，能延长档案的使用寿命，使档案管理工作变得更加轻松便捷。

1.2 有利于构建优质的档案存储环境

部分事业单位在档案管理中，仍运用传统的纸质档案管理形式，投入大量的人力、物力和精力对纸质档案进行管理，这就使纸质档案在管理和存储上存在诸多的不足。而信息化建设为档案管理工作构建了良好的环境，优化了档案存储条件，满足了现代化档案管理工作的需求。首先，信息化档案管理避免了传统纸质档案受潮、破损、遗失等问题，使档案以数字化的形式进行存储，构建了全新的档案管理系统，有效避免了外界因素的干扰。其次，信息化档案管理有效拓展了档案存储空间，只需借助计算机网络技术和档案管理软件，便可将档案存储到云空间，有效改变了传统纸质档案对空间的要求。最后，信息化档案管理有效降低了成本，使档案管理工作不再对现实环境有较强的依赖性。

2 事业单位档案管理信息化建设的不足

2.1 缺乏时代性

当前，事业单位正处于改革的关键时期，但其将重点放在了其他工作上，对档案管理并没有进行深入的研究和有效的改革。同时，目前的改革机制也不是对所有事业单位档案管理都适用的。在当前社会经济新常态背景下，事业单位在发展过程中，难免存在问题和不足，而要想有效地解决这些问题，促进自身不断的发展，就必须做好档案管理工作，对保存的信息进行深入的分析，挖掘其中蕴含的有价值信息。但在实际的档案管理工作中，事业单位并没有制定出与社会发展相符的管理机制，管理模式仍较为陈旧，缺乏时代性，并没有积极引进先进的管理理念、管理方法和管理设备，这就严重影响了事业单位档案管理工作的效率和质量，严重阻碍了档案管理信息化建设的进程，最终不利于事业单位的稳定发展。

2.2 缺乏统一规范

目前，虽然部分事业单位已经认识到档案管理信息化建设的重要性，然而因认知不足等多方面因素的影响，信息化建设过程中无法与其他部门进行统一协调，信息化档案管理不具兼容性和适应性，这就导致各部门在进行档案信息检索时无法使用同一系统进行查询，严重影响了档案检索的效率。同时，事业单位的不断发展使档案的数量也在不断增加，档案管理工作变得更加烦琐，如果事业单位信息化档案管理缺乏统一规范，那么对档案信息化的发展会产生不小的影响，档案信息资源无法实现共享，严重影响了档案的利用效率。

2.3 信息化程度较低

部分事业单位对档案管理信息化建设存在抵触心理，没有积极引进现代信息技术，就无法利用信息技术来对信息数据进行收集、整理和存储，仍利用人工来开展档案管理工作。这就使档案管理工作量和工作难度都不断增加，需要消耗大量的人力，同时也不利于对档案信息进行查找，还很容易产生失误，造成档案信息出现偏差，进而产生较大的影响。为此，事业单位必须提升信息技术利用程度，加强档案管理信息化建设，避免对今后的发展产生影响。

2.4 专业人才匮乏

为保证事业单位档案管理质量，必须保证档案管理人员具有较高的信息素养和职业素养。但通过对事业单位档案管理人员工作素质和能力的分析发现，大部分档案管理人员并非专业院校毕业，专业能力和素养都相对较低，缺乏自主学习能力，对信息技术并没有进行自主的学习，从而导致自身缺乏完善的知识结构，无法满足当前信息化档案管理工作的需求。同时，大部分档案管理人员由于能力不足，并没有掌握科学合理的档案收集、处理和存储的方法，在工作中缺乏良好的责任感，经常敷衍了事，并且遇到问题时相互推诿，严重影响了事业单位档案管理的有效性。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1 制定档案管理信息化建设总体规划

档案管理信息化建设作为一项系统工程，事业单位必须要做好总体规划，将涉及的各个方面进行综合考虑，立足于本单位整体发展战略，对其进行合理的规划。事业单位需要结合自身的特点和长期的发展目标，进行科学的论证与深入调查，从而对档案管理信息化建设制定切实可行的短期目标和长远目标。同时，需要做好单位内部各部门之间的协调，与信息中心建设、公文管理等保持同步，并且与本单位软硬件系统发展相符，相互协作、相互支持，实现本单位档案管理信息化的规划与建设。

3.2 实现信息资源数字化

在档案管理信息化建设中，档案信息资源数字化是重要的基础内容，主要就是利用现代信息技术将以往的纸质档案等进行加工、转化，将其变为数字化的信息形式，并存储到建立的数据库中。首先，事业单位将日常工作中所产生的公文、资料等利用数字化手段转化为数字信息进行存档。其次，将单位原本存放的各种介质载体的档案进行信息化、数字化处理，尤其对重点档案做好监管，将其存储于数据库中。最后，对上级单位或者兄弟单位的各种文字档案，进行解密或者加密后转化为数字化形式进行存储。此外，需要对档案进行分类存储和管理，积极引进现代化档案管理系统，利用计算机档案目录的编排与检索，保证档案信息化建设的有效开展。

3.3 实现档案信息传递网络化

事业单位应当建立自己的档案信息网站，以网页形式向人民群众提供有关档案信息和服务，开展档案信息网上咨询、查询，并实时归档和直接提供电子文件。档案网站应与本单位内部网络相连接，实现内部办公自动化系统与档案管理共享的互通。将档案管理系统整合到本单位管理信息系统中，构建一个完整的系统，以综合考虑本单位各个部门，实现资源共享，最大限度地发挥档案管理的综合效益和系统效益。通过互联网接入国家或地区档案网络，实现国家或地区档案信息档案管理信息的在线交流。信息档案网站建设要选择质量高、口碑好、技术过硬的产品，其要符合国家相关标准。同时还需要加强技术交流，在安全规定下与国内外单位进行相互学习，借鉴优秀的工作经验，从而结合自身单位建立个性化档案管理系统。

3.4 档案信息化应做到规范化、标准化

事业单位档案管理信息化建设还必须规范化、标准化，这样才能确保档案信息化管理的正常运行。在建设过程中，事业单位需要严格按照国家提出的信息化管理要求，结合地区信息网络管理标准和自身单位的特点，制定内部完善的管理体系。在技术要求上，必须要统一规定数据库的结构与格式，统一档案数据库管理软硬件的文件格式和数据索引，从而在全国和地区范围内实现统一的传输解码，更好地实现数据信息的实时共享，以避免因基础设施、文件格式的不同产生不可读的网络障碍，导致数据无法转换和解码。