浅谈新形势下事业单位财务档案管理对策分析

李娟

四川省渠县农民工服务中心 四川达州 635200

行政单位的财务档案蕴含着单位中资金发展的状况。同时，可以清楚了解单位工作人员的收资情况，进行合理的安排。但是，以往的行政单位财务档案管理存在弊端，不利于进行长期的管理。这需要领导进行管理模式的创新，为单位财务的发展，制定合理的政策，使发展更加顺利。拥有清晰地财务管理方式，有利于事业单位的发展与生存[1]。

1 转变财务档案管理理念，明确信息要求

在事业单位财务档案信息化管理工作推进过程中，需要积极转变传统的档案管理理念，树立先进的财务档案信息化建设理念，强化档案信息意识。事业单位管理者需要认识到财务档案信息化建设的重要性，并进一步提高对财务档案管理信息化的重视度，结合自身的实际情况，充分的运用现代化思维和先进的技术手段，全面提高财务档案信息化管理水平，使财务档案能够更好的服务于单位的财务管理工作。

2 更新财务档案管理设备，推进财务档案管理工作的信息化

很多事业单位存放财务档案的地方条件非常简陋，也没有做任何的防潮、防火、防虫措施，这样时间一长，财务档案必定会受损。所以必须要做好财务档案的保存工作，及时更新财务档案的管理设备，除了要做好基本的防火、防虫、防潮措施之外，还要保证档案存放的机密性，防止档案材料的泄露。除此之外，信息技术的发展也为事业单位财务档案管理工作的开展提供了新的方法。事业单位财务档案整理是一项非常复杂、工作量很大的工作。使用传统人工录入的方法既费时间也费精力，效率非常低下。推进财务档案管理工作的信息化，利用计算机开展财务档案管理工作可以很好的提升财务档案信息录入工作的工作效率，同時还可以节省人力物力以及时间和精力。建立财务档案信息库还可以提高财务档案管理的管理效率与管理质量。

在事业单位内部财务档案管理开展实施方面，还应该注重积极运用信息化智能化的手段，结合事业单位档案管理的实际要求建立完善财务档案管理信息化平台，充分运用智能技术、信息技术等，完善财务档案的归档保存、搜索索引以及开发利用功能，提高事业单位内部财务档案的查阅和管理效率。同时，在事业单位内部财务档案管理信息化智能化的实施方面，还应该注重强化财务档案资料的安全性管理，尤其是在档案资料的访问权限、加密传输以及电子水印等的综合利用，确保财务档案资料的安全可靠。

3 合理利用安全防范技术

随着信息技术在事业单位财务档案管理中的应用，为了实现财务档案信息的高效利用，宜积极建立财务档案信息数据库，这样不仅能够降低档案管理人员的工作强度，同时也能够实现财务档案管理的高效化，进一步改善财务档案信息丢失、遗漏等问题。在财务档案数据库构建过程中，还要合理利用安全防范技术，有效的保证数据库的安全。作为财务档案管理人员，需要具备较强的网络安全意识，在实际工作中要严格按照流程进行规范操作，避免外部设备与系统的连接。通过利用云存储技术，可以实现对电子档单的自动备份，而且能够避免传输过程中出现乱码、数据丢失和损毁等情况。另外，档案管理部门还要定期对杀毒软件进行更新升级，重视身份识别技术、访问权限技术和存储控制技术等的应用，强化网络安全防范，进一步保证事业单位财务档案的安全性。

4 建立完善的信息化管理制度

不论是国家还是企业的发展，都离不开制度的管理和约束，事业单位的财务档案管理也不例外，同样需要规范的制度作为支撑。一方面相关的主要领导要认真调查部门发展的实际情况，仔细研究原有的制度，认真进行梳理，对于一些已经无法适应部门发展的财务管理制度应及时修改，对财务管理信息化建设中发现的新问题要应用新制度予以解决。另一方面，强化制度落实的重要性，制度只有在完善的前提下才能够真正地发挥作用，主要领导发挥监督职能，要求相关财务档案管理人员要依据制度办事，按照相关流程加快信息化建设的进程，完善制度体系为推进财务档案信息化管理提供支持。

5 加强培训，提升管理人员信息化能力

经过以上的描述，我们发现管理人员的信息化能力会直接影响到事业单位财务档案管理的效率和质量，由此当前应该追本溯源，先从人员方面进行培训，让他们能够适应这种信息化管理模式，保证操作的顺利展开[2]。之前有些人员由于不熟悉当前的信息化操作，所以在进行管理的过程中，由于操作不当或失误会导致数据的遗漏，因此，当前的事业单位应该加强培训，让每一位管理人员都能具备更强的信息化能力，尝试着去适应当代的节奏。管理人员进行操作之前应该进行培训和考核，考核通过之后再让他们直接进行档案管理，这样可以进一步减少档案管理过程中出现的问题。事业单位也不要吝啬投入资金和心力，要保证管理人员的专业素质，明白专业素质及能力对于财务档案管理的重要性，重视当前的管理培训。

6 加强财务档案的监督

在进行财务档案管理的过程中，一定要对加强整个事业单位全过程的财务审核和监管力度，保证事业单位资金应用的透明和公开，确保原始资料合法合规和签字、印章齐全，这样能够从根本上杜绝档案管理不科学的现象，也能保证整个事业单位正常运营，保证合理性。通过对事业单位各个阶段加强档案监督管理控制，能够使得内部运营更加科学、全面。财务档案管理过程中需要根据各个财务指标的重要性进行细致的分析，通过科学的对比选择最优的管理方案，加强预算监督的效果，这样能够将事业单位的财务控制有效性提高，也需要让技术、经济、市场三方面相结合，将事业单位财务档案管理工作渗透到每一个环节中[3]。

综上所述，针对当前事业单位发展的情况，必须要加强事业单位财务档案管理方式的创新，通过更加科学合理的档案工作，让事业单位获得更高发展空间。解决当前存在的诸多问题，使当前档案管理存在的影响减弱，通过对各种财务档案管理方式的创新，来提高档案管理的有效性，推动事业单位的积极发展。