大数据分析技术的档案信息管理成本预测

2021-11-23卢宁

商品与质量 2021年16期

卢宁

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企业在运行过程中不可避免会产生各种类型的成本，成本的产生虽然不可避免的，但是可以通过具体的措施来控制成本总量。管理成本是企业运行阶段最常见的一种成本，要对管理成本进行预测就要有足量的对比数据来进行参考。

1 现阶段档案信息管理成本预测工作面临的实际问题

随着企业体量的增长，内部信息的产生速度和产生总量都会发生极大的变化。对于负责档案信息管理成本预测的人员而言，这样的变化速度对于工作效率和质量的影响几乎是显而易见的。我们重点分析一下两者之间的关系以及此前在基于人工操作的逻辑进行的相关尝试[1]。

1.1 总体情况

当前档案信息管理成本预测工作在实际操作过程中面临的主要问题分别为档案管理缺乏规划，硬件设施配置较为落后，各部门之间缺乏统一的档案管理制度，当前从业人员中专业学科毕业的人员数量严重不足，存在大量兼任情况。缺乏专业工作经验和教育背景的管理人员，目前所使用的档案管理模式不先进，落后于社会实际发展，档案资源无法充分整合利用。

档案信息管理成本预测工作是保证企业各类信息内容能够及时得到归档整理的工作，对于后续的信息调取、查看、共享工作有着重要的影响。目前大部分企业档案信息管理成本预测工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的认识不足和技术限制，导致很多部门在档案信息收集整理环节中缺乏有效监督管理，相对应的制度建立上尚未健全，难以独立完成档案信息管理工作。在事后查询和日常检查过程中，经常出现数据遗漏缺失的情况。

1.1.1 档案管理方法较为落后

档案管理基础设施落后，缺乏专业的档案管理人员，同时目前投入使用的档案管理模式较为落后，有严重是迟滞表现，内容更新速度低下，管理反馈缓慢。我国企业引入档案信息管理成本预测工作的时间较晚，这使得很多企业对于这项工作的重要意义缺乏认识，没有配置相关部门和专业人员[2]。

1.1.2 档案管理模式落后

大部分企业目前使用的档案管理模式并不先进，企业内部各部门之间无法形成统一标准，也没有相应专门的档案管理机构，档案工作人员一般只负责档案文件的归档整理收集工作，而调动使用则是由其他科室负责的，各部门之间缺乏信息共享，难以在实际工作时统筹规划，导致很多明明处于系统关键环节的工作人员，但是对于档案管理工作的重要性缺乏认识，整个档案管理和成本预测工作没有一套统一的考核标准和相应的纠偏制度，过程中缺乏监管。目前由于专门从事档案信息整理和成本预测的工作人员数量较少，所以在人员数量限制情况下，大部分档案信息管理部门都没有配备相应的档案管理制度，由于缺乏相应的档案管理工作任务和机构设置，所以这部分工作人员在日常工作时无法进行档案管理的熟悉和训练，导致整个档案管理系统中能够真正明确档案管理工作重要性和具体工作内容的人员数量始终维持在一个较低的水平，能够发挥的作用长期被限制。

1.1.3 档案资源无法充分利用

目前档案信息管理成本预测工作所需要的原始信息都是分摊给各有关部门各自负责的，由于缺乏管理经验，提前也无法做出相应的标准把握，每一个部门依照自己的工作性质和认识进行数据收集和初步整理，很有可能因为标准不同导致出现大量的废案，影响下一阶段的资料使用。不同部门之间档案无法对接的情况非常常见。而且由于企业配置的专门的档案室软硬设备都无法承接较大规模的档案资源管理工作，因此，造成档案资源中的关键信息无法被及时提取整合，造成了档案资源的浪费。

1.2 信息化水平存在短板

由于相关工作的开展时间较短，缺乏现成的经验，管理制度不健全，部分企业的领导对档案管理与成本预测之间的关系缺乏准确的认识，针对档案管理和成本预测工作的信息化过度面临立足不稳的局面。想要完成一个中等规模企业的档案信息管理成本预测工作就需要一个健全的网络信息平台来维持。

2 推进档案信息管理成本预测工作优化的策略

2.1 活用大数据技术减少工作阻力

大数据技术的一大优势就是能够直面海量信息内容，从中进行操作。要对着一个特点进行持续的发掘，试图以新的方式来减少工作中遇到的阻力。首先要实现一个基本的信息化操作平台的搭建，这部分工作完全是由专业人员进行的，档案管理人员不会介入其中，也不会对其工作内容造成影响，实现初步的数据共享和流通之后就可以尝试改变过去的工作流程和逻辑。通过实验性质的操作来呈现各部门现行档案标准制度和区别，进行整体性整合。另一方面要从基层工作人员处着手，首先要让其能够正确认识到大数据能够对工作效率带来的影响，让其能够对其有一个大致的概念[3]。

2.2 提高标准化和规范化水平

针对目前各部门之间关于档案管理制度建立的区别，吸取不同信息来源的特点和侧重点，根据信息数据特点和规律进行分类管理，准确合理科学的档案管理制度，该管理制度不能照搬过去传统的档案制度，而是应该结合成本预测的实际需求来进行信息筛选。在信息采集和格式确立时从实际出发着眼于如何提升数据信息处理效率和工作质量，达成更高效的工作状态。