试析如何提高单位办公室档案管理工作效率

钟辉

荆门市东宝区党外知识分子联谊会 湖北荆门 448000

进入新世纪，办公室档案管理工作有了很大的发展。但随着经济社会和档案事业的发展，特别是随着网络信息技术的快速发展，办公室档案管理也面临一些新困难和问题，直接影响办公室档案工作及单位业务工作的发展，需要采取有效的对策，尽快加以解决[1]。

1 新时期下办公室档案管理中存在的问题

1.1 缺乏足够的重视

我国市场经济体制的不断完善，加剧了企业之间的竞争。在这样的背景下，大多数企业在生产经营的过程中都会把中心放在经济效益上，对于办公室档案管理工作相对比较忽视。部分企业领导认为办公室档案管理只是简单的对档案资料进行收集和整理，无法给企业带来直接的利益，进而对办公室档案管理工作缺乏应有的重视。而办公室档案管理人员同样也受到了这种想法的影响，在工作中缺乏积极性和创造性，使得档案管理的功效被弱化，这对于企业长远发展是非常不利的。

1.2 工作人员的专业素养有待提升

一些单位并未指定专业人员进行管理，使得档案资料的保管出现很多问题，大量的资料被随意堆放，规范管理无从谈起，档案所具有的价值也就难以发挥出来。档案管理人员掌握的专业知识较少，管理能力较为低下，对工作影响较大。若想保证办公室档案管理富有实效，管理人员必须具有较强的专业素养，否则的话，管理过程中出现问题的概率就会大幅增加，办公室工作效率也难以得到保证。

2 新时期下办公室档案管理工作创新思路

2.1 提高对办公室档案管理工作的重视，完善档案管理硬件设施

首先，企业领导人员必须要清楚的意识到办公室档案管理工作对于企业发展的重要性，并给予办公室档案管理工作高度的重视和支持，以身作则，强化自身对于档案管理理念。同时，对每位档案管理工作人员的能力和作用进行认真分析，以此来确保办公室档案工作的有序开展。其次，企业应加大对办公室档案管理工作的宣传力度，通过企业内部宣传栏、网站、广播、例会等形式，加大对办公室档案管理工作的宣传，让全体员工意识到办公室档案管理对于企业健康发展的重要性，并积极配合各项档案管理工作。最后，企业应当鼓励全体员工积极投入和配合档案管理工作，认真听取员工的意见和建议，并对档案管理工作进行不断优化调整，以此来提升档案管理工作的水平。在新时期背景下，对于档案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企业方面应该清楚认识到这一点，投入更多的资金，添置计算机等硬件，为办公室档案管理提供更为优质的工作条件，切实提升工作效率。除此之外，还应该定期进行硬件设施的检查与维护，发现问题应该立即进行处理，确保其能正常工作。通过这种方式，可以使办公室档案管理工作更好的满足新时期提出的要求，并且为企业长远稳定发展目标的实现提供助力[2]。

2.2 提高办公室档案管理人员的素质

办公室档案管理需要多人合作才能完成，而且相关的管理人员必须拥有丰富的专业知识，熟练运用信息技术。书写、录入应符合规范要求，防止对信息进行处理时产生伪造的情况，避免信息数据错乱。若想保证档案管理人员能够胜任本职工作，应使其对档案及其管理工作有正确的认知，认清档案管理的实际价值，进而主动提高自身的工作能力。应加强对档案管理人员的教育培训，也可以组织专项的技能竞赛，组织人员参加专业论坛，或是组织内部人员的经验交流等，通过相关的培训学习活动，使员工积累起更为丰富的理论知识和实际工作经验，提高工作能力和水平。

2.3 延伸档案应用范围，打击档案造假问题

档案应用范围的局限性，以及档案造假问题较为突出，弱化了企事业单位档案管理工作的实施成效。所以，不断延伸档案应用范围，打击档案造假问题，才能使得单位档案管理工作实现有序发展。具体措施主要在于，企事业单位根据实际需要，逐步延伸档案应用范围，使得档案应用不再局限于工资调整、退休手续办理、工作发生调动等领域，还可以将干部选拔、培训工作开展等与职工较为密切的工作与档案利用相结合，使得广大企事业单位职工更加重视档案管理工作的实际开展，调动档案管理工作人员的工作积极性，强化档案管理，尤其是档案利用与职工认知的结合。其次，不遗余力打击档案造假问题。对于企事业单位而言，无论任何人在任何情况下以怎样的理由形成了档案造假行为，都需要予以严肃打击。一经发现相关事实，就需要企事业单位管理层进行明确的惩戒行为，提高他们的造假成本，如果档案造假涉及到了违法犯罪行为，则由相关政府部门出面予以严厉打击。

3 结语

通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性[3]。