企业档案信息化建设的制约因素分析

唐玺

柳州市自来水有限责任公司 广西柳州 545006

网络信息技术的发展为人们的生活和社会的发展带来了极大的便利，在大环境之下，传统的档案管理模式显然已经不能顺应时代的发展，出现了滞后的现象，要想在档案管理工作中起到更加高效的作用，利用网络信息化手段则能改变传统方式中的弊端，在一定程度上提高档案处理的效率，对于档案信息的整理和查阅更加方便，大大促进了档案的管理工作

1 企业档案信息化建设存在的问题

1.1 档案管理工作没有受到重视

在传统的档案管理工作中，单位领导和个人都缺乏对于档案管理的认识和理解，档案管理工作没有得到有效的重视，从而导致整个档案管理工作没有发挥出自身的价值和作用。工作人员对于档案管理往往是在第一次存档之后，没有再次更新和查阅，行政档案只是得到了保存，而并未进行真正的管理，过问次数也相对较少。这样会间接导致工作人员的积极性降低，档案管理工作无法得到重视，档案管理水平自然也会下降[1]。

1.2 档案信息化技术不成熟

我国互联网在20世纪末逐渐兴起，随后信息化管理逐渐被重视。档案信息化建设是一项网络系统工作，计算机系统和网络都有一定的安全隐患，对网络技术的要求也较高，由于技术不完善，互联网信息技术取代传统档案管理方式存在一定安全问题，网络病毒和黑客攻击等情况，使档案信息有泄露丢失风险。档案信息化建设中最重要一环就是将纸质档案转变为信息化存储。需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档，扫描的精度和准确度影响着最终成品的质量，扫描仪器质量参差不齐，扫描人员技术水平不一，会导致电子档案质量难以保证。档案信息化存储的技术不一定达标，存储系统的稳定有待进一步发展。目前档案信息化实践中，档案信息化的存储方式主要是用电子文件，电子文件存储有一定时间期限限制，无法完全满足档案管理信息化的存储要求。

2 推进档案信息化建设的对策

2.1 完善档案管理信息化的制度、标准规范体系建设

要理论结合实践，将宏观的档案管理理论要落实到具体的实践中去，要重视管理系统建设、制度标准建设。逐步建立和完善档案信息化工作中的各项制度，使档案信息化建设工作制度化、规范化，实现“有制可依，有度可循”。这样才能有利于档案信息化建设事业的发展。规章制度的建立要遵循合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性等原则。制度的完善对档案信息化事业的发展奠定了坚实的基础。还要重视档案信息化工作中的安全管理制度，规范落实网络安全问题，让相关档案工作者重视网络安全问题，从而多方面对档案信息化系统安全、稳定运行带来坚强保障。档案信息化在实践中需要对纸质档案进行扫描、录入、存储和传输等操作，应该遵循统一的技术标准和工作规范。如扫描的统一技术规范、管理规范、保密管理规范等，存储方式的统一的技术标准，这样档案信息化工作可以依据统一的工作规范来开展，可以保障档案信息化工作有序有章，避免标准不一带来的一系列问题，从而提高档案信息资源的利用率[2]。

2.2 提升档案管理人员综合素质

档案管理人员要熟练掌握各种信息技术，并能借助先进的技术建设信息化档案管理系统，从而能够实现档案管理工作的便捷性、高效性，进而建立专业的信息化系统建设档案管理体系。除此之外，还要对档案管理人员进行培训，以此提升其专业技能，丰富其知识储备量，掌握最新的档案管理方法以及最新的档案管理理念。并且，档案管理信息系统建设还要注意两个方面的问题：一方面，在档案管理信息化建设过程中要广纳贤士，通过社会渠道招聘专业的档案管理人才，进一步壮大信息化人才队伍，促使档案管理信息系统建设工作效率的提升，确保取得良好的工作效果；另一方面，档案管理部门还应建立绩效考核制度和奖惩机制，以此调动档案管理人员的积极性，促使其能够掌握更多的信息化技术，提升档案管理信息化系统的应用效果。

2.3 做到档案管理资源共享

信息化技术极大满足了当代社会的发展需求，在不同的行业中，实现资源共享的优势。对于档案管理工作来说，信息化技术将档案上传到专门的平台和媒介上，这些平台多是单位自己的系统平台，能够在上面与他人进行互动和信息共享，如有需要对外的文件签署、人员信息等，可以直接通过网络平台进行操作，让档案管理更加透明。同时，单位可以通过档案信息化管理实现行政信息的公开，利用网络技术与民众进行互动，实现信息的公开透明，同时实现资源共享，促进社会发展[3]。

2.4 加强网络信息安全保护

企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播保证安全性是重要问题。企业要构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的保密性，防止人事档案数据信息的丢失、人为泄漏。可以安装防火墙和杀毒软件，并定期进行检查，从源头上扼杀网络风险。

3 结语

综上所述，在当今信息技术不断发展形势下，以信息化建设来推动档案事业发展战略转型势在必行。面对档案信息化建设进程中存在的各种问题，我们要纵览全局，结合宏观的理论探讨与具体实践的操作，不断地总结实践过程中的经验教训，发挥档案人的主观能动性和首创精神，在标准、制度和规范指导下，使档案信息化建设工作顺利开展，不断突破档案管理和技术瓶颈，实现档案管理的创新发展，进一步实现以信息化技术为驱动力，促进档案事业发展的战略转型。