新时期人事档案管理信息化建设的策略

云海昆 唐山市人才市场有限责任公司

针对于现代化企业管理工作来讲，人事档案管理是十分重要的组成部分，其属于员工个人基础信息及工作履历的整合，会直接影响到企业和相关部门的发展。在新时期下，信息技术得到了快速发展，人事档案管理需要意识到信息化建设的重要性，将信息技术科学有效地融入到管理工作中，这样既可以满足人事档案管理需要，同时还可以进一步促进社会和谐稳定发展。

一、新时期人事档案管理信息化建设的必要性

人事档案管理借助信息技术来开展各项工作不仅可以提升档案的利用率，同时还可以保障人事档案实现数字化管理。当前，信息技术已经融入到了诸多领域中，当然在人事档案管理工作中也可以加以运用，随着人事制度改革的不断深化与人才流动的加快，积攒了诸多人事档案资料。在这一基础上，想要优化人事档案管理理念与科学创新及整合现有档案资源且改变以往传统的档案管理模式都需要有信息技术来作为支撑，这样才可以更好地满足人事档案的利用率。另外，借助信息技术来开展人事档案管理可以方便查阅，针对于人事档案管理信息化建设工作来讲，工作方式就是将人事档案信息进行电子化处理，这样不仅可以使人事档案信息与纸质档案信息在收集与整理以及加工全过程变得更加方便，同时还可以进一步实现人事档案数据的数字化与智能化存储，这对于发挥档案价值有着十分重要的作用和意义。针对于企业档案管理来讲，人事档案存在的目标就是为企业人事管理工作提供服务，在这一背景下，就需要创新和完善人事档案资源管理模式，确保人事档案管理可以更好地满足新时代发展需要。在科技技术快速发展的背景下，衍生出了信息技术，该技术已经运用到了诸多领域中其作用和优势都十分明显，因此，也可以将其渗透到人事档案管理工作中，即为实现人事档案的信息化建设，这样既可以实现人事档案信息资源的开发，并且还能够为社会与企业发展提供源动力。

二、人事档案管理信息系统建设的主要功能分析

第一，案卷整理功能。针对于企业发展来讲，其可以依照人事管理工作的实际需求在案卷目录中适当增加或删减，确保员工信息可以更加完整，在查阅时一目了然。另外，还需要将中高层管理人员与基层员工人事档案目录进行区分，建立分项数据检索目录，这样就可以依照人事档案目录类别来进行查询，降低查询时间；第二，数据信息的修改功能。人事档案管理信息系统的构建可以在系统中对员工信息进行修改，并且操作十分便捷，最为重要的是能够批量修改相关内容，这样就可以促进人事档案管理和利用的效性提升[1]；第三，电子原文显示功能。主要就是可以将纸质人事档案直接扫描到计算机中，只要点击保存即可，这样在特定目录中只需点击相应模块就可以准确查询和查阅到人事档案的原文；第四，人事调动管理功能。针对于各个行业的内部工作人员来讲，其在工作中难免会进行职务调动，可以在内部进行调动，也可能是从总公司调动到分工资，这时就应利用人事档案信息管理系统中的人事调动管理功能来将工作人员的档案资料进行调动转移；第五，人事档案数据统计功能。这一功能能够将人事档案进行全面汇总并分析，同时还可以自动更新人员档案，在人事档案管理工作中的价值十分明显；第六，人事档案管控功能。在登录人事档案信息系统的过程中，操作人员在具备档案管理专业知识同时必须设置一定的权限，切不可对全部人员开放，其只能浏览员工所在部门的档案信息，进而保障人事档案的安全性；另外，需要注意的是，不同的人事档案管理人员其权限也不尽相同，有的管理人员只能浏览档案信息，而有的管理人员则可以直接添加或修改人事档案信息，主要是由管理人员权限所决定的；第七，人事档案的查询功能。人事档案信息化管理系统的构建的目标即为方便档案查询与利用，在系统中只需要输入要查询的员工姓名就可以直接体现其所需信息，并且还可以用表格的形式来进行打印。

三、新时期人事档案管理信息化建设存在的常见问题

近年来，电子信息技术正在快速发展，信息化的建设水平也随之提升，在这一背景下，诸多行业都开始运用信息技术来开展各项工作，因为运用这一技术不仅可以提升工作效率，同时还可以促进行业发展。针对于新时期人事档案管理工作来讲，这项管理工作的信息化建设现状不容乐观，存在诸多问题有待解决，主要为以下几个方面：其一即为人事档案管理信息化建设的基础设置配备不足，设备可以说是信息建设的关键，只有保障硬件设施稳定运行，才可以保障人事档案管理信息技术的有效运用；其二即为人事档案管理人员的综合素质相对不高，其难以满足信息化建设需求，主要表现即为执行能力较低，没有进行专业且系统的培训，进而导致人事档案管理人员难以在信息技术背景下开展工作；其三即为人事档案管理信息化建设目标设置不清晰，存在标准不统一和格式不统一的现象，并且相关管理人员也没有重视信息技术在人事档案管理中融入，这样就会导致人事档案管理效率与管理环境受到极大的影响；其四为人事档案管理缺乏个性化，并且人事档案管理内容与社会需求之间存在较大的矛盾。目前，我国社会对人事档案的利用率正在逐年增加，同时需要注意的是其正在向着多元化方向发展，以前只有少量的部门会使用到人事档案，但目前人事档案的利用需求正在不断增加。我国传统的人事档案管理中的信息内容与利用服务形式缺少特性，并且还较为单一，进而导致人事档案中可以使用到的信息极少，这样就会造成人事档案难以更好地为公众提供准确信息。

四、阐述新时期人事档案管理信息化建设的对策

在推动市场经济发展的新时期背景下，人事档案管理也需要创新发展。当前，我国人事档案管理在服务大众与价值取向方面相对不足，这样就会造成人事档案的服务水平与效率相对低下，长此以往，难以促进人事档案管理发展。所以在这一基础上，人事档案管理需要以服务社会与服务大众为核心，全面树立服务型的管理理念，以公共服务理念为核心来创新人事档案管理模式，同时实现人事档案管理信息化建设，这样的方式不仅可以提升我国人事档案管理的有效性，同时还可以进一步满足社会和谐发展的需要。

(一)构建档案管理制度

为确保人事档案管理可以满足社会或企业发展需要，相关管理人员需要提升对档案管理的识别，同时还需要制定完善且健全的档案管理系统。从企业发展角度分析，其如果可以科学有效地利用人事档案数据信息，便于企业HR掌握员工的实时状态，那么就可以全面促进企业实现可持续发展，而作为企业人力资源管理者，需要积极有效地开展人事档案管理信息化建设，在增加经济投入的同时健全人事档案管理规章制度，可以利用奖励系统来调动企业员工对所从事工作的积极性与主动性。另外，还需要对人事档案管理人员进行定期培训，这样的方式可以保障其更好地开展管理工作。针对于制度的建设来讲，需要依照相关法律条例并参考企业自身实际发展情况来进行制定。

(二)人事档案管理机关应组织建立档案信息化协调机构

人事档案管理机构需要从行政与技术两个方面来科学规划档案的信息化建设，在过程中需要构建具有约束力的规范与标准，特别是信息化建设与发展每一个阶段的规划，不仅要树立近期发展目标，还应设定长远规划，从人事档案信息化工作开展的全局角度思考，这样才可以优化和健全以往传统档案管理工作中存在的矛盾问题，并且还可以创新人事档案管理模式，保障新时代的特色可以融入其中，打破传统管理模式中自成一体和各自为政的局面及传统观念，全面做到人事档案资源的共享，形成统一领导和科学布局以及互相融合的人事档案管理工作体系。因此，完整且有序的人事档案信息协调机构是信息化建设的重点。

(三)全面培养人事档案信息化建设的专业人才

在新时期人事档案管理工作中，信息化建设需要全面培养技术精且能力强的高层次信息技术人才，在过程中应对在职人员进行继续教育，然后随时更新其知识结构与整体业务水平，确保人事档案信息化管理人员可以快速了解和掌握信息技术。另外，还需积极引入能力较强的计算机人才，在其上岗工作之前应对他们进行基础培训，这样的方式可以让他们更好地适应本企业的人事档案资源信息化建设，进而促进人事档案管理有效性的提升。人事档案信息化管理人员可以说是主要负责人，其肩负着十分重要的使命和责任，其需要认识和意识到新时期人事档案管理对自身能力的新要求，积极学习和了解先进的人事档案管理技术，并且提升自身信息操作水平，在系统出现故障问题时，管理人员可以在第一时间进行抢修，确保系统可以恢复到正常运行状态。培养和打造一支素质高且能力强的人事档案信息化管理队伍既可以强化档案管理的时效性，同时还可以保障的人事档案的高效共享与利用。

(四)科学设定人事档案信息修改、补充规划和程序

当前，人事档案管理由于多方面因素导致其管理存在失真的现象，即为难以真实体现个体信息，需要注意的是如果不能及时且快速地在人事档案中进行修改与补充，那么就会直接影响到我国人事档案管理工作的开展效率，并且还会造成我国群众的基本权益难以得到保障。所以在这一背景下，新时期人事档案信息化管理工作中需要设定科学且合理的规划程序，确保人事档案管理可以在合法合规的基础上进行修改和补充，这一点十分重要。其一，向人事档案相对人全面公开人事档案管理目录。人事档案管理目录可以直接体现出人事档案形成的时间与地点以及内容等，在过程中能够借助现代化信息技术来整理出相关人公开描述的人事档案管理目录，这样既可以确保人事档案更加规范，同时也有利于对人事档案的全面收集与公众的监督；其二，在构建公众可以修改与补充人事档案信息时，需要对修改与补充的范围与时间进行明确规定，从这一方面来限制也可以促进人事档案管理准确性的提升。有效地修改与补充人事档案能够保障档案信息内容的呈现更加全面。过程即为允许公众在规定时间内通过合法的手段来申请补充人事档案中遗漏的信息内容，在申请完成之后相关部门需要对补充或修改的信息内容进行核实，确保无误之后才可以通过，这样的方式能够完善人事档案管理质量的基础上，还能够进一步规范公众行为，进而确保人事档案管理效率的提升。

(五)关注人事档案信息数据库网络化建设

在人事档案管理信息化建设工作开展之前，需要对本企业人事档案的实际管理情况和落实情况进行全方位了解，审查和鉴别企业全部工作人员的档案信息，将其作为信息数据库录入的参考。针对于数字化人事档案信息的录入与档案的形成来讲，应建立多个数据库，如干部职历库以及职工基本情况数据库等等，在过程中还需要进一步丰富和更新人事档案内容，但需要注意的是应确保人事档案信息的准确性与真实性，应借助对信息库的分类来保障人事档案信息系统有序运转[2]。在数据库网络化建设中，可以将网络服务器来作为数据平台，然后在这一基础上增加软件的建设力度，以此来为人事档案管理提供相对完善的信息网路服务，并且这样的方式也可以拓展人事档案管理信息化的覆盖范围。此外，在全面考虑每一个职能部门管理权限的同时，可以开展模块划分，对每一个部门的数据资源进行融合，实现多方面的信息化管理，如招聘与劳动合同以及薪资发放等等，同实还应构建智能型网络管理系统，这样既可以为人事档案管理质量提升提供保障，还可以为企业做出正确人事决策提供帮助。

(六)全面实现以人为本

在新时期人事档案信息化管理工作中，工作的开展需要始终坚持以人为本，即为在尊重并保障社会群众基本权益的基础上，还需要进一步维护社会群众的利益，近年来，社会群众对档案信息的需求正在不断提升，如果人事档案信息化管理可以始终坚持以人为本，那么就可以更好地满足社会群众对档案信息的实际需求。在过程中需要优化传统的人事档案管理制度与模式，从制度角度来确保社会群众参与到档案管理中的权利，这样可以使公共人事档案信息高效传播。可以构建弹性的排班制度体系，例如，在大学生毕业季时，这一时间办理业务的人员较多，需要长时间排队，所以可以适当增加窗口工作人员，这样既可以提升业务办理效率，同时还可以更好地规避办理人员扎堆的现象。另外，还可以设置预约服务，在业务办理高峰阶段，针对于人事档案查阅与借阅业务来讲，就可以设置成为预约项，只需要办理人员提供姓名与身份证号就可以直接获取到档案信息，这样以人为本的人事档案管理模式不仅实现了为群众服务，同时还可以全面促进人事档案管理服务效率的提升。

(七)充分加强信息化网络安全防护

在人事档案管理信息化建设阶段，想要进一步优化信息化建设，就需要重视和关注网络安全防护工作，并落实这一项工作，可以从以下三个方面进行：其一即为积极做好网络安检工作，配备入侵监测系统，对进出人事档案网络的数据进行全面分析，这样可以在第一时间发现安全隐患；其二即为引入先进的安保措施，对重要档案资料进行高效界定，同时还需要在查阅方面设置权限，并且对关键的数据库信息进行备份处理；其三即为设置防火墙技术，加强访问控制，依照人事档案管理信息化系统实际运行情况来构建相应的维护措施。

五、结语

综上所述，在科技技术与信息技术快速发展的背景下，信息化建设已经得到了诸多行业的青睐，并且将其运用到了各项管理工作中。针对于新时期人事档案管理来讲，加快信息化建设十分关键，科学且有效地将信息技术融入到人事档案管理工作中不仅可以提升档案管理效率，同时还可以促进人事档案管理向着现代化方向发展，进而更好地满足社会发展和企业人事管理需要。