建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施

代菲 刘洋

莒南县城乡建设综合服务中心 山东临沂 276600

工程资料作为建设项目全过程信息的积累、工程质量控制的有效手段、工程标准化水平的重要载体，其重要地位日益突出，但是由于部分地区建筑行业技术力量有限，管理意识薄弱，对工程资料的重要性认识不足，在建设过程中对工程资料的管理仍存在诸多问题。

1 建筑工程资料管理的重要性

建筑工程资料主要是指在进行监理工作期间所形成的资料以及文件；资料管理主要是指在工程施工的过程中，企业对资料的填写、编制、审核以及移交等工作。资料管理在此期间具有较高的重要性，主要表现在以下几个方面。进行资料管理期间，可对工程施工质量与效率的全面提升实施有效的管控。能够对建筑工程施工过程进行有效的记录，并且在此基础上还可避免存在相关问题的发生。在对建筑工程中资料管理，能够给施工人员以及领导层的决策提供依据。

2 建筑工程资料管理常见问题

2.1 不重视资料管理工作

随着我国经济的不断发展，市场竞争压力逐渐加剧，很多建筑工程企业领导层非常重视企业经济效益的提高，这虽然能够短暂提升企业利润，但是长期来看还是要在管理上下功夫才能达到目的。如果对资料管理不够重视，缺乏对其管理的责任心，认为只需要完成工程量即可，只会导致在施工中过多资金与资源投入到其他项目中，致使管理质量无法得到有效提高。

2.2 施工资料管理体系不健全

在建筑工程建设中，许多企业更注重项目的质量管理和项目进度管理，并建立较为完善的质量、进度管理体系，但因资料管理意识淡薄，对资料管理的重要性认识不足，从而缺乏健全的施工资料管理体系，企业对资料管理部门的要求在一定程度上就决定了资料管理部门人员的工作力度，从而使资料管理人员缺乏职责体现。

2.3 工程资料档案的长期保存隐患

目前，建设、施工、监理单位通常没有专门的工程资料档案存储系统以及管理人员，工程建成很多年以后，基本查找不到相关资料，均要到城建档案馆查找。然而，由于部分地区发展水平局限，建设单位对工程领域相关法律法规认识较少，备案意识不高，导致建设工程项目备案率偏低，许多工程资料并未办理竣工验收备案手续，归档到城建档案馆。很多欠发达地区的县城都没有建立专门的城建档案馆，一般的存放资料的档案室通常没有配备灭火器、除湿机等设施，无法满足“防潮”“防火”“防虫”“防霉”等档案室管理十防要求，并且没有专职或兼职的专业档案管理人员负责，容易造成档案资料的遗失、损毁、管理不规范的现象，给工程资料档案的长期保存带来隐患。

3 建筑工程资料规范管理措施

3.1 重视资料管理工作

在对建筑工程项目中资料实施管理的过程中，应采取有效措施改变目前管理现状，主要表现在以下几个方面。改变领导层的自身观念，并且在此基础上认识到资料管理对提升建筑工程质量的重要性，对物资与人员等方面需加到投资力度，同时对企业提出更高的要求，只有这样才能确保领导对资料管理的重视，以此为资料管理工作质量与效率的提高奠定良好的基础。

3.2 建立施工资料管理责任制

在施工资料管理过程中，因各施工环节较多，资料收集工作也较为繁杂，为保障资料收集、整理过程中的完整性和有效性，应对资料收集、整理工作明确分工，将资料管理责任落实到个人，实行三级责任制管理，并录入到合同当中。参考部分企业对施工资料管理的先进做法，在建筑工程竣工前两个月，企业管理层展开施工资料归档审查工作，资料归档审查工作参与者包括企业总经理、副总经理、工程负责人、成本部门、行政部门、资料部门等人员参与，企业工程项目重要管理人员几乎全员出动，充分体现企业对施工资料管理的重视。

3.3 提高工程资料管理人员专业素质

加强资料管理人员业务培训，落实工程资料管理责任制，了解基本建设程序、设计规范、施工验收规范。施工单位要严格按照有关规范配备资料员，资料员要经专门部门培训合格后持证上岗，严禁“挂证”现象，并保证资料员相对稳定。资料员除了要熟悉住建部门关于工程资料的相关法律法规，还要充分学习地方出台的资料编制管理规程和技术规范，提高资料编制的本地适用性，保证工程资料的规范记录、收集、整理、组卷，提高查找、检索效率和备案资料归档质量。

3.4 要加强对质保资料的可追溯性

对于保障质保资料的准确性，可以通过优化管理方式与核查方法，及时准确地将合格证及材料的复试报告进行记录。在记录过程中，无论是手抄件还是复印件都需要有抄件单位责任人的个人签名及单位章，以此最大限度地避免工程材料的滥用等与工程实际用料不相符的情况。如果在试验报告中发现与施工过程中的实际用料不符现象，应及时将该情况上报并查询造成该原因的具体行为与责任人，给予相应的处罚并做出应对方案。

综上所述，建筑企业应高度重视工程资料档案管理工作，参建各方应大力协调配合，行政主管部门要加大监督检查力度，按照“三同步”的原则，加强前端控制、全过程控制、末端保障，实现工程资料档案管理的规范化、标准化和一体化，确保工程资料档案的完整性、真实性、准确性、法律凭证性以及可追溯性，使工程资料真正发挥它的价值和作用，为建设工程的良性健康发展提供保障。