新形势下事业单位档案数字化外包的实践与思考

刘少云

滨州市沾化区富源街道便民服务中心 山东滨州 256600

在现代化信息技术发展的同时，事业单位档案管理的形式也逐渐向着信息化的方向发展，但是也出现了经费投入不足，重视度不够等情况[1]。因此现代化信息技术发展的同时，档案管理工作也必须跟着与时俱进，事业单位若想实现档案管理工作的精细化与规范化管理，可借助外力来弥补自身管理中存在的不足。

1 新形势下事业单位档案数字化外包的意义

档案数字化外包通常是围绕档案管理工作，针对事业单位档案管理工作中的薄弱之处，借助外包服务企业档案服务规范化、标准化、专业化的实力，事业单位与其签订服务外包合同，将部分档案或全部交由外包公司，外包公司根据事业单位的需求进行有针对性的档案管理工作[2]。合理应用档案数字化外包，既能很好的节省单位的人力、物理以及财力，同时，还能有效利用外包公司档案管理技术，提升档案管理工作质量和效率。

2 新形势下事业单位档案数字化外包的可行性分析

2.1 事业单位档案数字化操作能力缺乏契合性

事业单位自身档案数字化操作能力的不足，是档案数字化外包的最重要原因。当前，事业单位档案管理数字化进程在不断加快，档案数字化主要是指通过将磁盘、光盘等载体存储的大量档案信息资源基于压缩、转换以及扫描等技术手段加工下形成数字化信息资源，并安全储存在一个专业完善的档案数据库中。档案管理工作数字化的发展，在一时间内，不仅会增加档案管理工作的劳动量，而且会引发一些资金、人力、物力、技术等问题，在短时间内，事业单位很难去完成这项工作，事业单位必须认识到自身的不足，当综合管理水平与档案数字化操作能力缺乏契合性时，就必须利用其它外部力量来解决这一管理问题。

2.2 档案数字化外包企业的迅速崛起

在市场经济比较活跃的今天，根据各项业务的需求情况，一些新兴服务行业逐渐出现，其中数字化外包企业的迅速崛起为当前事业单位档案管理工作解了燃眉之急。比如有的单位主要通过聘请外包公司完成档案扫描、图像处理、数据挂接、页面修复等专业性程度高的工作，还有的单位将档案信息分析工作外包给了企业。这些外包企业的迅速崛起为事业单位档案数字化外包提供了平台，不仅拥有先进的管理理念，而且拥有专业的技术人才和管理人才，以及先进的软件、系统和设备，不仅给事业单位提供规范化、专业化的档案管理服务，而且通过外包方式可以削减事业单位档案管理的运营成本，规范工作流程，提高服务质量[3]。

3 新形势下事业单位档案数字化外包实践的管控对策

3.1 加强档案数字化外包的政策扶持与监督指导

数字化外包服务给事业单位带来便利的同时，也存在着诸如信息泄露等相当大的安全隐患。对此，政府部门应该在加强服务外包政策扶持的同时，给以监督指导，加强服务外包的验收工作，共同推动数字化外包行业的稳定发展。具体做法如下：一是，可以加强档案外包法律法规建设，严格行业准入审批制度和流程。二是，牵头成立行业协会，制定合理的行业准则，实现行业内部资源共享和有效的沟通交流。三是，要求各单位建立健全档案数字化管理规章制度。严格制定并执行档案出入库、档案转递、档案数字化扫描、档案数字化安全等规章制度。加强各环节的监督制约，可有效防止安全事故的发生。

3.2 事业单位根据实际情况选择适合的外包模式

事业单位将档案资源科学分类，选择合适的外包模式。市场中存在两种档案数字化外包模式，一种是外包企业独立运营外包模式，事业单位可根据自身情况选择全部或部分档案业务外包给企业，外包企业利用自身技术设备、先进的技术手段对档案进行整理、加工、分析等；第二种是外包企业与事业单位合作式外包模式。事业单位在进行外包模式选择时应做到以下几点：一是，制定档案数字化外包工作方案。通过实地调研、访谈或问卷的方式，充分了解目前数字化外包的现状，以及其他单位数字化外包的做法和先进经验，结合本单位实际情况，制定方案，做出计划。二是，遴选专业性较强的档案数字化外包服务企业。可采取竞标的方式，从资质、方案、安全管理、人员培训等方面，重点审查，遴选既有档案工作资质又有保密工作资质的经验性、专业性较强的服务外包企业。

3.3 加强档案数字化外包安全管理，提高安全意识

档案数字化外包在带来便利的同时，也存在诸多安全隐患，包括两类：一类是档案实体的安全；另一类是档案信息的安全。事业单位档案信息主要是人事档案信息，会涉及到一些个人隐私，有时还会有工作秘密甚至是国家秘密，如果在档案外包的某一环节，被相关工作人员翻阅、下载或拍照等，都会造成事业单位档案信息的泄露或受损。因此，在档案数字化外包时，事业单位与外包企业应严格签订并遵守保密协议，明确各方主体的保密责任和义务。主要措施有：一是，加强人员管理和培训，如保密知识培训、基础档案业务培训、档案管理系统操作培训和消防安全培训等。二是，加强外包项目全过程管理，密切与外包服务公司沟通，及时掌握工作进度和发现问题，引入信用评价机制，对档案外包服务进行有效的信用评价、绩效评估。三是，严格规范档案数字化验收工作。聘请有资质的第三方质检公司，对档案数字化成果进行质量检查，并交档案部门验收。

4 结语

新形势下，事业单位档案管理工作也应改变发展思路，变革思想，接受新鲜理念，档案数字化外包作为行业中出现的新模式，出现即为合理，事业单位也应尝试这种服务方式。政府机关和事业单位在鼓励并积极选择这种新模式、新思想的同时，加强管控，比如加强档案数字化外包的政策扶持与监督指导、根据实际情况选择适合的外包模式、加强档案数字化外包安全管理，提高安全意识。