浅析采办计划在采办管理中的重要作用

富伊阳

中海油能源物流有限公司中海油集采中心 天津 300000

无论在古代还是现代，采办活动一直存在于人们的生活和工作当中，但是如何更好的体现采办价值，需要人们去总结和分析，本文将通过企业中采办计划的组织与执行，来分析采办计划的重要意义，从而引起大家对采办计划的重视。

1 被动采办时期采办的特点及问题

1.1 被动采办的现象

无论在哪个时代，采办活动都是与我们的生活紧密相连的，如果人们离开了采办活动，将对人们的生产生活带来重大影响。在现代的人类家庭生活当中，经常会出现炒菜的时候发现酱油用光了，从而产生购买酱油的采办行为。在生产当中也经常会出现，工程师向采办员提供清单要求几号之前到货的采办行为。这种突发性和指挥性的采购行为，其实都属于被动采办的范畴。

1.2 被动采办的原因及危害

随着物流网络的优化及运输和配送速度的提高，被动采办的问题往往被得到了掩盖。从而很多高层都会忽视采办工作的重要性，认为采办工作就是一种操作性的工作，只要按照规定流程进行操作就实现了采办的意义[1]。但是在一些生产建造企业当中一味的被动采办往往会带来很严重的问题，例如在钻机模块的建造过程中，某一生产设备因无法按时到货，会影响到设备的及时安装，因设备未按时安装而影响了结构片的搭建连接，因未按时完成结构片的搭建从而影响了整体项目的工期，这一连串的连锁反应最终会因为项目滞后影响到整体的建造成本增加，甚至会出现因违约而发生的罚款问题。所以被动采办在一些情况下，不会引起大的连锁反应。而在一些关键节点上，将会产生重大的连锁问题，从而增加不必要的采购成本。

2 采办计划概念的形成

随着管理水平的提高和被动采办带来的一系列问题，管理者对采办计划的概念及认知逐渐形成，希望通过采办计划的管控，能够及时的发现问题、解决问题。而在企业管理中，因为采办计划的实施也为企业提早发现问题和解决问题提供了重大帮助。

3 采办计划的分级管理

3.1 采办计划的分级

在企业管理当中，采办计划的分级一般和企业的组织结构和管理权限息息相关，以某公司为例，公司一共分为四个层级，第一层级为总公司，负责一级采办计划管理；第二层级为子公司和分公司，负责二级采办计划的管理；第三层级为作业中心，负责三级采办计划的管理；第四层级为车间，负责四级采办计划的编订与实施。

3.2 采办计划的执行管理

作为采办计划管理，每个层级的采办计划，都要按照规定和时间进行提报，采购部门将严格按照采办计划进行采购管理的指导工作。一旦出现与计划不符的情况，会及时预警并查找出现问题的原因。①如果是设计部门未按时提交文件，影响了采办工作的开展，要及时与设计部门沟通，提出文件提报的具体时间，如仍无法按要求提供，采办部门要及时提出寻求更高层级的帮助，如仍无法改变要及时调整采办计划，或者调整相应采办方式或通过制定应急预案等方式来处理可能会出现的相关问题。②如果是采购环节未按计划完成，则要查找相关原因，要是人员工作效率问题，就要通过技能培训来提高人员的工作技能，要是审批环节过长，就要考虑是否可以去除不必要的审批环节和人员，从而提高采办效率。③如果前期文件提报和采办的操作环节都没有问题，我们就要将重点放在合同执行当中。在现实的管理当中往往在合同执行阶段，对采办计划的影响最为严重。因为大部分产品都是外购产品，是否能够按时交货已经不是内部管控的问题，而是与外部生产企业的沟通协调问题。所以在重大设备的采购过程中供应商必须提供产品的生产计划，根据计划节点对执行情况进行监督，如果出现滞后问题，双方要及时沟通，如存在人员投入较少影响设备生产等问题，买方可采取驻场监工等方法，来确保设备按时交货。

4 采办计划的优化

施行了采办分级管理，虽然已经解决了大部分的采办效率问题，规避了绝大部分的采购风险。但是人们确往往忽略了采办计划的另一个重要意义，那就是通过采办计划的管理，为集中采购提供条件。简单的按照组织框架和管理权限来制定采办计划，虽然解决了大部分的问题，但是作为管理人员因为管理层级及权限的原因，无法切实的对整个集团的采办工作进行统筹。例如总部对500万元人民币以上钢材进行一级计划管理，子公司对500万元和200万元之间的钢材进行二级计划管理，虽然是相同物资但是由于管理层级及权限的不同，彼此无法知道整个公司全年的需求，从而导致无法合理利用集中采购的优势，失去了以量换价的优势。同时由于在提报计划时，由于各单位的习惯不同，相同物资可能会出现两种名称如仪表管和tubing管，因为计划管控人员对产品认知的不同，可能会认为是两种产品，从而导致无法形成集中采购[2]。所以想要解决该类问题，可以通过优化计划的管理模式来实现，如采办计划可按照产品品类来进行提报，无论金额大小，均需提报以产品类别为对象的采办计划，通过品类的专家或负责人，来审查整个集团提报的采办计划，将相近时期的相同需求，进行合并采购。从而在满足采办效率的同时，实现了集中采购，使得采办成本得到大幅度下降。

5 采办计划对集中采购的重要意义

很多国有企业都致力于推广集中采购，虽然取得了一定成绩，但是由于公司的层级过多，往往只是在同一层级实现了集中采购，在整个集团的层面并没有实现物资的统筹管理。如果按照品类进行计划管理，各级共享中心按照统一的要求提报品类计划，由集团对品类进化进行统一审核和统筹，集采的效果才会得到进一步的提高，才能更充分的体现集采价值。所以采办计划管理的优化对集中采购尤为重要。

6 结语

在供应链一体化的大环境下，只有制定合理的采办计划，才能促进生产和库存储备各项计划的优化，从而实现整个供应链的优化。相同供应链条下的各个单位如果能按照计划提供所需物资和服务，也将大大减少链条成员的各项成本，从而提高整个供应链的效率，最终实现共存、共赢，所以制定科学合理的采办计划显得尤为重要。