档案信息化建设的现状与改进建议<br/>——以大理州宾川县档案馆为例

档案信息化建设的现状与改进建议
——以大理州宾川县档案馆为例

2021-11-23杨林

商品与质量 2021年27期

杨林

云南省宾川县档案馆云南大理 671600

2006年我国出台了《2006-2020年信息化建设规划》，要求各领域把信息化建设摆在突出的重要位置，档案信息化管理也势在必行。随着计算机和网络技术的普及，纸质文献逐渐向数字文献转变，出现了大量的数字档案。目前，由于我县档案管理经费有限，在信息化建设、人员技能转化等方面还存在诸多问题，其原有的档案管理模式越来越与经济发展不相适应。因此，加快我国县级档案馆的信息化建设具有十分重要的意义[1]。

1 我县档案馆信息化建设的现状

1.1 重视程度不高，投入经费不足

我县政府注重县区经济发展，注重国土、规划、卫计等部门的发展情况，却忽视了档案管理部门经费投入的重要性，在财政拨款等方面也受到了严重影响，导致我县档案信息化建设受到了严重阻碍。如果要落实建设一个信息化的档案馆，就要在多方面进行经费投入。例如，大理州宾川县截止2020年底，全县整理出脱贫攻坚档案文书材料40445件，项目档案3490卷，一户一档10839卷，声像材料（照片40582张，视频58盘），仅仅让这一方面的纸质文档实现数字化就需要近几十万的资金，更不要说还有其他方面的资金投入，这是我县地区的财政在短时间内承受不了的。所以，投入经费不足是导致我县档案馆信息化建设滞后的重要原因。

1.2 档案工作人员老龄化，专业素质能力有待提升

传统的档案管理对人才要求不高，只要懂档案管理或接受过相关的管理培训，就可以开始上手工作。但进入信息化建设后，不仅要求档案管理人员具备档案管理技能，而且要求他们能够熟练操作计算机，处理较为常见的计算机软件问题。目前，我县档案馆工作人员平均年龄在50岁以上，综合素质不高。而且，近十年来，由于单位编制有限，没有引进新人，很少有计算机专业人员会选择到我县档案馆工作。此外，档案馆在人员招聘上倾向于档案管理等专业，这就加大了其他专业人员进入档案工作的难度，进一步阻碍了我县档案馆信息化建设的进程。

1.3 信息化建设任务重，工作见效慢

在信息化建设的全过程中，除了建设必要的软硬件设施外，还需要对海量数据进行进一步的处理。宾川县档案馆可能没有市、省两级档案馆的资料储藏量那么大，但其数量也不容忽视。其中涉及的文件、图片等信息数以万计。除了对这些数据进行标准化、数字化处理外，还需要进行数据备份、数据加密、防火墙等措施来保障信息安全。如此庞大的工程建设量是难以在短时间内完成的，必须有全面而详细的计划、专业的技术人才、充足的资金链，才能进一步落实我国县级档案馆的信息化建设。

1.4 档案信息查询渠道单一，办事效率低

由于我县档案管理人员年龄偏大，信息技术新人才匮乏，档案查询服务的渠道仍停留在需要持有效证件的“登门拜访”，还要等待工作人员进入系统查找档案或翻查档案目录，如果情况紧急，就大大降低了档案服务的效率和质量。如果能结合当前情况，在现有条件下适当拓展档案服务渠道，就能更好地满足群众需求，帮助地方党委、政府部门开展工作。

1.5 标准化管理立法工作滞后，缺乏统一的指导

档案信息化建设除了正常的开展实施外，还需要地方政府、相关法律法规的支持。档案管理信息化不仅是信息的载体和信息交流的工具，还是当地多部门相互联系和协调的纽带。仅仅依靠档案部门进行档案信息化建设，必然会变得强大和孤立。因此，政府部门的统一指导和建设必不可少[2]。

2 针对我县档案馆信息化建设的建议

2.1 争取领导重视，加大资金投入

我县档案人员要积极发挥主观能动性，争取得到地方政府负责人的重视，努力把我县档案馆信息化建设纳入地方政府信息化工程建设。对一次性支付资金困难的，财政可以采取分期支付的形式，使每年所需的建设资金准确及时到位，使信息化建设稳步推进。同时，省、市、区等上级档案部门要争取申请上级拨付必要的档案信息化建设专项资金，根据各地实际情况拨付资金，给予县档案信息化建设资金支持，多方面解决建设资金问题，确保信息化建设顺利进行。

2.2 培养和引进复合型人才

首先，要通过召开相关会议，结合我馆发展实际，明确档案信息化建设的近期目标，提高工作人员对档案信息化建设的重视程度。请精通信息技术操作的相关人员给予指导。一是明确具体培训项目，合理分配培训时间。定期对档案人员进行批量信息技术培训，严格制定培训考核标准。我们应该给老员工注入更多现代化的档案信息管理模式，给他们更多的时间来增强操作电脑的能力，更新他们的知识库。其次，在原有档案管理人才的基础上，培养和引进熟悉计算机专业和档案专业的复合型人才。要根据具体工作情况，合理确定人员编制，加大相关人员培训力度，努力加快我县档案馆信息化建设，尽快与时俱进。

2.3 完善软硬件和系统建设

中国档案信息化建设最重要的基础是软件、硬件和系统的建设。在软件建设方面，我们可以找到合适的软件技术公司或企业，通过合适的软件平台建立长期的合作与运营。一方面可以减少开发新软件的时间和金钱，另一方面在投入使用后，可以得到更好的长期维护。同时，在软件配置方面，不限于一种或几种软件。根据不同的方式，根据不同的文件管理需求，使用相应的有效软件功能可以更好地提高工作效率；在硬件建设方面，既要考虑档案信息化的现状，又要考虑未来可能出现的情况。因此，硬件建设对我国档案信息化建设有着十分重要的影响。要加强硬件建设，避免对档案管理的后期乃至未来产生负面影响[3]。

在系统建设过程中，必须进行试运行，保证使用一段时间后无问题。在制度建设过程中，还要坚持优化调整，吸收不同岗位、不同部门的意见，以便在今后档案信息化建设过程中，及时开展制度建设，缩短建设时间，减少资金投入，满足大多数人的要求，为后续工作打好基础。

2.4 创新驱动，扩宽档案服务渠道

创新驱动，拓宽档案服务渠道。动员档案工作主力军参观学习“国家数字档案示范馆”，学习他人如何搭建网络化、智能化的服务平台，打造便捷高效的档案应用系统。如打造微信公众号、“资政云服务”等应用平台，全过程充分利用移动终端在线服务的特点，实现档案的最大化运行。其实，县级的农村人口比较多，他们来县级档案馆办事情，一般都有很长的路要走。如果能打造一个智能平台，提高工作效率，给老百姓及时的回复、放心的信息，就真正贴近习近平总书记所说的：“民政工作关系民生，甚至民心是社会建设的基础性、基础性工作。民政、民生、民意都与人民群众息息相关”。