以质量为核心的会议管理探析

2021-11-22中车戚墅堰机车车辆工艺研究所有限公司王岗民

办公室业务 2021年10期

文/中车戚墅堰机车车辆工艺研究所有限公司王岗民

在现代企业管理中，会议作为团体讨论、决策的主要方式，汇集着众人的智慧，权衡全局利弊，在公司内发挥着极为重要的作用。但很多大型公司却因会议质量不高、会议效率低下而饱受诟病。尤其是中央“八项规定”出台后，要求会议精简、务实、高效。在新形势下，如何提升会议质量，让会议回归为积极的、良性的管理手段，成为企业管理中的重要内容。

一、当前会议存在的常见问题

（一）会议数量过多。无论大事小事，都习惯性召集会议。有些传达类会议，本可以文件的形式来传达，也要召集会议，而且层层传达。有些打着例会的幌子，无事找事也要开会。

（二）会议时间过长。一是“读稿子”现象严重，不少稿子文过饰非、言之无物、又臭又长；二是会议讲话云里雾里、不知所云，遇到难题绕着说，只谈成绩，不谈不足，不能直击要害。

（三）会议结果落实不到位。一是议而不决，会议讨论很久，却畏首畏尾，下不了决定，最后不了了之；二是决而不行，对于会议上提出的要求，未明确责任人和责任时间，导致决议无法按照计划落地。

（四）会议组织不严密。一是会议材料准备不充分，导致上会时，大家还在学习理解材料内容，不能很快进行讨论和决策；二是会议议程不清晰，没有时间节点控制，该讨论的没讨论，该议透的没议透；三是工作人员分工不明确，现场会议服务响应不及时。

（五）会风会纪懒散。个别参会人员迟到、早退、来去自由，台上开大会、台下开小会，手机声音此起彼伏等，影响会议质量。

（六）会议形式传统守旧。喜欢开大会，喜欢坐主席台，喜欢读稿子……不能接受电视电话会议，不能接受头脑风暴式的会议，不能接受现场会议……

二、提升会议质量的举措

（一）做好会议源头把控。中央“八项规定”中，明确要求精简会议活动，切实改进会风，不开泛泛部署工作和提要求的会……各单位须严格对照“八项规定”及相关要求，在源头上解决“开不开会”问题。在判别会议是否需要召开前，客观判定会议召开的必要性，从而避免无意义的会议召开。同时，在议题的确定上要充分斟酌议题的重要性，紧抓会议召开的中心思想，精简议题数量，避免冗长的议题影响会议质量。

（二）抓好会议进程管理。1.凡是会议，必有议程。议程是会议的纲要性文件，涵盖了会议的主要内容。在会议前，必须把会议议程和相关材料提前发给参会人员，使参会人员能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料并安排好相关工作。议程在下发之前，要充分征求相关单位意见，以便科学合理，一旦确定，则不容修改或变动。一般来说，议程应紧凑有序，因此，每一项讨论必须控制时间和范围，不能长篇大论、泛泛而谈、言之无物。2.凡是会议，必有主持。在美国的通用议事规则中，主持人被置于最高位置，同时也对会议效果负有最大责任。其实，这种做法不仅仅适用于政府和法院等机关单位，也同样适用于企业。只有责任明确到人，才能从源头上提升会议质量。因此，每次开会须设一名主持人，主持人一般为参会的高层领导或最高领导。主持人要熟悉会议议程，并负责对议程进行适时、必要的控制，主持人有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进。对于讨论或决策性的议题，主持人需督促会议做出结论。主持人要客观公正、兼听兼信。3.凡是会议，必有结果。对于决策性会议和研讨性会议，主持人需指定会议秘书，在会后及时形成会议纪要，对于具体工作部署，要明确责任部门、责任人员和完成时限。“散会不跟踪，开会一场空”，要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现并适时调整，确保各项会议决议都能落实。对于传达性会议和商务性会议，会议秘书可根据会议实际情况整理会议资料并予以存档处理，以便以后查阅。

（三）严格会议纪律。凡是会议，必有会风。会风是会议质量的基础保障，因此，每次会议均需指定人员作为纪律监督员，负责监督会风会纪。对迟到早退等不良行为进行监督，同时要严格落实中央“八项规定”等文件精神，提倡开短会、讲短话，力戒空话、套话，减少“读稿子”现象；要精简会议，能并开、套开的尽量并开、套开；要减少参会人数，以不能再减少人员为参会人数标准；要追求会议实效，讲话有依据、有落实、有执行。参会人员应态度端正，维护会风会纪，积极参与到会议议程中来，发挥自己的作用。对于违反会风会纪的情况，纪律监督员登记后报主持人，主持人需对相关人员或单位提出批评或惩处意见。

（四）做好会务工作。1.会前工作。会务工作是一项细之又细的工作，因此工作方案要周全细密。一般来说，工作方案主要包括：会议通知、会序册制作、文件材料准备、会场布置、住宿和就餐安排、会议用品准备、车辆安排、安全保卫、新闻报道、会议预算编制等内容。工作开展中要合理分工。会务组一般可分为材料组、秘书组、接待组、宣传组等若干工作组。工作任务要实行菜单式管理，内容涵盖要全，做到会议筹备不延误、无漏项、无错项。要考虑应急方案，避免卡壳等情况。2.会中工作。要密切关注会场情况，除做好常规服务外，工作人员要保持高度的注意力，密切关注会议动态，一旦有突发情况，要第一时间处理，处理方式要稳重得体，不要急中出错。确难以处理的，要果断请示领导，确定处理意见，避免现场混乱。要提前实地检查，老秘书一直说“领导未坐我先坐，看看座次错不错；领导未讲我先讲，看看话筒响不响”，说的就是这个道理。要重点对参会人员、会议材料的准备、会场布置和会议电子电器设备等进行最后的检查，以尽可能防范意外事件。3.会后工作。要及时整理会议资料和物品。做好会场清点工作，查看有无遗留物品，重点做好会议文件资料的回收、整理、归档，以及相关会务物品的清点工作，做好费用结算等工作。做好会议记录和督办工作。快速整理会议记录，需形成会议纪要的应及时印发会议纪要。同时，对于会议部署或领导要求，制定督办计划，落实会议精神和要求。做好会务工作总结。会务工作中，好的做法要保留学习，工作失误同样也是宝贵财富，要客观分析原因，避免以后再犯类似错误。大型会议结束后，一般还应慰问会务人员。

（五）尝试会议创新。1.尝试新的会议方式。注重参会人员的体验实践、交流讨论等环节。将会议室搬到室外，搬到现场听行业人员说；搬到咖啡厅听青年人说……调动参会人员的积极性，把被动参会变为主动参会。注重发挥参会人员的创造性，可以使用头脑风暴法、世纪咖啡法等新的方式，让参与人员深度挖掘议题并获得新想法。把坐会开成站会。中车唐山公司信奉：早会开得好，一天没烦恼。他们的早会一般采用站会的形式：所有参会人员站成一排，逐个汇报工作。站会这种形式很好地制止了长篇大论、废话连篇、“读稿子”等现象，减少了会议时间，而且对会议内容也有很大提升。2.尝试新的会议工具。要充分利用网络视频、电视电话等多媒体工具，提升信息化水平。比如电视会议，方便快捷且呈现方式多样。可以通过建立微信群，将不涉密的议程、提醒事项等及时传达与会人员；使用APP手机端签到打卡，整个培训安排、会议议程一扫即可，且可知晓参会人员的参与度。

（六）提升会务工作人员的工作能力。1.提升专业化办会能力。要理清会务工作“一本账”。熟知会务工作的各项内容，也要熟悉各类会议的特点，要善于对工作经验进行总结，形成丰富的经验库，从而灵活应对各种会议要求。排座次时，既要考虑领导级别，又要兼顾与议题的相关程度，还要考虑会场的特点等因素，如果拘泥于按级别排序，则经常达不到会议效果。养成良好的职业素养。要养成快速响应的工作习惯，树立“马上就办、办就办好”的理念；要培养高度的责任感，严格“不让工作在我手里断线”的工作要求；要锤炼工匠精神，追求“我不是完人，但我的产品一定是完美的”境界。要进行专业化的学习积累。一方面，要对会议主题、会议资料等信息深入了解，又要对参会单位及人员的职能职责非常熟悉，从而提升对会议精神和相关要求的理解；另一方面，要加强对会务工作相关工具的学习，尤其是常用的Office软件、音控系统等要加强学习。2.提升沟通协调能力。要根据职责分工，每个人多向前迈一步，共享信息，相互补台，避免出现会务工作上的死角；面对突发状况，要态度端正，快速响应，部署工作时坦诚沟通。工作之余，要组织大家相互交流，总结工作经验，消化工作中的不愉快情绪。加强与参会人员的沟通。做好与主要领导的对接，第一时间获知准确信息，以便准备预案；同时密切关注参会人员的需求，及时作出调整。加强与酒店等外部单位的沟通。要在保证服务质量的基础上，合理控制费用支出。