当前档案管理信息化建设误区分析与突破策略

文/浙江省丽水市松阳县委组织部 林霞

干部人事档案信息化是国家档案信息化最为关键的组成部分。现今在干部人事档案信息化的发展中，依然存在着比较多的困难与阻碍，只有不断创新，干部档案信息化才能更好地发展。

一、信息化是干部人事档案工作发展的大趋势

干部人事档案信息化其与传统的干部人事档案管理主要的区别就是在其应用方面采用信息化的方式，运用计算机、扫描仪等将其信息录入进系统中，将干部人事档案在信息库中保存，在需要时可以从信息库中调取。不仅减少了档案管理人员的工作压力同时也在很大程度上帮助其他相关部门的工作效率有效的提高。中共中央组织部作为全国干部人事档案工作的最高专业主管部门，自20世纪90年代初以来，就一直在大力提倡并积极推进干部人事档案信息化工作。1995年1月，就颁布了《全国组织、干部、人事管理信息系统信息结构体系》，为全国组织、干部、人事管理信息系统软件的设计提供了一套基本依据和统一标准；1997年，中组部在全国推广由其监制的深圳版《全国组织干部人事信息系统》软件，并于2000年开始了基于图像的数字化干部人事档案系统开发的调研准备工作，并进行了相关系统的研发工作。这些相关的文件以及国家颁布的各项规定，在很大程度上明确了干部人事档案信息化的发展方向。

干部人事档案工作是社会工作中极其关键的组成部分，所以在其干部人事档案管理工作方面，必须要增强创新能力，通过各种方式方法来增强干部人事档案工作的效率。干部人事档案信息化可以将档案全部存储在其信息库中，各个地区的档案信息库都可以相互的交流与连接，这样也就增强了地区之间干部人事档案工作的效率。传统的干部人事档案管理工作中所存在的主要问题就是其管理较为混乱，并且由于人事调动的频繁与档案的繁多，从而造成在其管理过程中不可避免地会出现档案丢失或者档案损坏的现象。并且由于传统的档案管理模式在其监督机制上也存在部分的漏洞，所以会有不法分子借机对档案进行更改或者偷盗。而信息化的干部人事档案管理，可以将其档案管理全部在其信息化的平台之上进行，不再采用纸质化档案，完全无纸化办公，这样也就保证了其档案在存放时不会出现损坏。并且其信息化平台在构建好之后可以对各类的档案进行分类，能有效地提高效率，减少工作人员的工作强度。信息化是未来社会发展的大趋势，在相对较为繁琐的档案管理工作中应用，可以在极大程度上提高工作效率。并且可以更好的与其他部门进行交流与合作。现今我国在干部人事档案信息化方面的发展还存在着一些缺陷，其主要的原因是技术支持并不到位，并且部门领导的重视程度不够。这就在很大程度上导致干部人事档案信息化无法更好的开展。干部人事信息化想要发展与进步，就应该将信息化更好的应用，这样才能够顺应时代的潮流，提高工作效率，保证档案工作更好的开展。

二、阻碍干部人事档案信息化顺利发展的误区分析

干部人事档案信息化的构建需要各个行业共同合作才能够建成，并且干部人事档案信息化在建设过程中是需要大量的资金支持以及优质的科技基础与超前的信息化观念，这些方面缺一不可。所以在其建设过程中，上级部门的不重视也就导致其建设存在着比较多的问题，无法更好的规划建设，在构建时就会出现发展速度相对较慢，以及其标准无法统一的现象。现今我国在干部人事档案信息化方面的发展还存在着不少的缺陷，其主要的原因是技术支持并不到位，并且部门领导的重视程度不够。另外也存在一些其他原因，例如开发资金无法到位等，并且由于干部人事档案管理不同于其他项目，其中较多的档案存在涉密性，所以在建设过程中需要考虑与突破的方面相对较多。

在现今的干部人事档案工作中，信息化无法更好的发展，有一重要的原因就是其组织领导是否对其关注，或者说在干部人事档案信息化的构建中组织领导是否能够真正对其构建进行统一的指挥或者强力的引导。现今干部人事档案管理工作领导主要存在哪些问题呢？首先，是主管部门与其责任分工并不明确，不是一个领导统筹管理，而是需要有两个领导部门同时管理，分别是组织与人事部门，这样的领导管理方式也就导致其干部人事档案管理工作的责任划分并不明确，从而在建设干部人事档案信息化的过程中一些问题就没法有效的解决。另外是档案行政管理部门的监督管理责任未落实，档案行政管理部门没有更好的对干部人事档案管理工作进行相应的监督与指导。最后是在其机构的设置方面存在一定的问题，在档案管理方面部分资源配置较为欠缺，而干部人事档案信息化的构建是需要大量的人力物力财力的，所以只有保证其基础资源，才能够有效的促进干部人事档案信息化的建设。现今在干部人事档案管理工作中一些被多个领导单位管辖的单位或者部门没有明确具体归哪方领导，这样也就导致人事档案管理处于三不管的位置，需要有相关的规定来明确具体的归属方向。

三、改革是突破干部人事档案信息化建设误区的根本策略

想要更好的建设干部人事档案信息化，首先就是要改变现今所存在的问题与阻碍，首先应该清楚信息化是未来社会发展的趋势，明确信息化建设是干部人事档案管理未来的重要发展方向。并且要从领导到员工等各个方面的从业者详细的了解信息化在干部人事档案工作中的作用，另外也要对档案管理工作人员进行相应的信息化培训，提高工作人员的信息化专业能力，在信息化建设完成之后能够快速的融入新的工作方式与工作环境。在资金方面应该增加对于干部人事档案信息化的资金投入，以此提高干部人事档案信息化的研发力度，建设优质的干部人事档案信息化管理平台。在管理方面，应该促进档案管理工作体制的改革，将其工作体制围绕干部人事档案信息化的发展方向进行改革，顺应时代的发展潮流，努力改变在传统模式之下存在的领导部门不明确等问题。

首先，应该明确其领导主管部门，确定一个部门作为主要的领导部门，由领导部门来解决各类问题，避免出现多个部门共同领导的现象。即使是多个部门共同管理的单位或者部门在其档案管理方面也应该确定一个部门作为主要的领导部门。另外要增强对档案管理部门的管理与监督，各级档案行政管理部门应该对于干部人事档案进行相应的监督与指导。只有这样才能够保证干部人事档案信息化的建设顺利开展。这样的改革可以保证在其信息化建设完成之后，其工作人员与领导人员能够更好地参与工作，减少工作中存在的矛盾，有效的提高工作效率。

在干部人事档案信息化建设过程中，需要改革的主要问题还在健全工作机构等方面，要在各级都设立相关的人事档案管理部门，同时其档案管理部门也应该配备专门的管理人员，并且也要预备部分兼职的档案管理人员，这样才能够有效的保证档案管理工作更有效的进行。另外由于信息化的建设，所以在档案管理部门中也应该配备专门管理其计算机运行或者网络处理与联络方面的技术人员，避免在信息化平台运行中出现系统故障无法及时的进行维护。在管理方面，首先应该完善管理体制与模式，干部人事档案管理部门应该根据干部管理权限进行统一的干部人事档案管理，针对本部门与地区来进行相应的监督与管理。另外在其管理的体制方面也应该顺应信息化的发展趋势，改变传统的管理模式，可以采用集中管理的模式，也可以采用分别管理的方式来进行有效管理。