试析多校区高校的档案管理模式

文/江苏师范大学档案馆 陆建芳

高校通过合并、联合办学、共建、设置独立学院和本地或异地分校区，形成了高校多校区办学格局，为了很好地整合和利用多校区档案资源，确立多校区办学的档案管理模式显得十分重要。

一、高校多校区办学类型

（一）合并型。高等教育改革过程中，出现两所或更多所高校合并的情况，合并的类型可以归纳为两种：一是合并重组型。具有相同层次的院校进行实质性合并，实现全方位的重组整合和深度融合，从而形成了办学实力大大增强的综合性或多科性大学。二是合并互补型。一般是几所规模小的单科性院校合并，或并入规模较大的学科门类较多的院校，从而形成了优势互补、实力增强的综合性或多科性大学。

（二）联办型。高校在升级办学层次或开设新专业上条件所限，寻求其他高校为其助力，在得到上级教育主管部门批准同意后，高校之间开展联合办学，从而改善了教育资源配置，优化了专业结构布局，提高了办学层次和效益。

（三）共建型。高校为了全方位得到提升，寻求高校之间的合作，达到共知、共享、共建的目的，在学科建设、教学科研、办学资源、后勤服务等方面开展广泛深度合作，形成优势互补、资源共享的共建办学体系。

（四）设置分校区型。高校办学规模不断扩大，学校原有校区不能满足办学需求，出现设置分校区办学的局面。设置分校区类型有两种：一是本地分校区型。在学校周边或跨区另选址建设分校区。二是异地分校区型。高校的扩招带动了异地校区建设，发展和校园面积受限的高校在周边城市或跨省寻求办学空间设置分校区，尤其是名校到异地办学，更受异地政府的欢迎与支持，通常归属母体高校管理。

（五）设置独立学院校区型。许多公立高校与社会力量合作和利用市场机制办学，在主校区以外设置具有某种独立社会身份的独立学院。有两种基本类型：一是由公立高校独自或结合其他公有力量举办的公办型独立学院；二是公立高校与私有力量合作举办的民办型独立学院。既不同于传统的公立高校，也不属于纯粹的民办高校。

二、多校区高校的档案管理模式

多校区高校应打破原有各自的档案管理模式，建立与多校区办学类型相适应的档案管理模式。

（一）集中管理模式。集中管理模式是把学校所有校区档案馆的人财物进行重组整合并实施统一领导和管理。这种管理模式最适宜设置本地分校区型高校，较适宜合并重组型高校。不仅对原有独立的各馆人财物进行实质性深度融合，而且对原有的规章制度、业务工作流程及规范进行深入的改革统一。优点显而易见：档案组织机构得到重组整合，档案设备资源得到优化配置，档案信息资源得到规范管理和深度开发，形成完善具有特色的档案馆藏体系。这种管理模式的组织实施存在一定的困难和阻力，因为原有各馆有各自的发展历史，在档案馆建设规模、发展目标、基础设施、馆藏体系、精品特色、数字化程度等方面存在一定差距，在管理体制、部门设置、规章制度、业务规范、档案管理系统等方面不尽相同，这些方面在短期内很难达到统一，只有学校的合并达到了实质性的深度融合，历经长时间的磨合，具备档案馆实质性合并的充分条件，才能采取集中管理模式。这也是其他管理模式逐渐向集中管理方向发展的终极理想模式。这种模式通常表现为两种形式：一是单座档案馆舍形式。通常是在主校区选取或新建一座面积大的馆舍，把全校档案纳入其中，并区分不同全宗档案的统一管理形式，适宜学校规模小和馆藏量不大并且校区相对集中的多校区高校。二是多座档案馆舍并存形式。通常是对原有各校区档案馆的人财物重组整合后，按档案馆部室或按档案全宗把同一个全宗档案纳入相应各馆舍，原有各独立的档案馆建制不再存在，适宜各校区档案馆相距不远、馆舍群较为集中的多校区高校。

（二）分级管理模式。分级管理模式是对各校区档案馆的人财物从方便不同全宗的管理和利用角度出发，需统则统，需分则分，统中有分，分中有统，最大程度重组整合各馆资源。“统”体现在：统一领导、统一规划、统一业务规范，避免档案重复收藏，有利于建设合理并具有特色的档案馆藏体系与服务体系。“分”体现在：各分馆针对校区的不同办学层次、学科设置、作息时间及阅档群体，制订各分馆的档案收集范围、开放服务时间及档案服务形式，具有灵活性，发挥档案管理与服务最大成效。“统中有分”体现在：各分馆在遵循总馆的统一领导下，依据各校区办学特点和各馆办馆特色，制订各分馆的规章，从而开展各项工作，做到统而不死。“分中有统”体现在：各分馆在档案管理与服务方面，虽然有一定自主性，但不能越出总馆制定的业务规程，从而分而不乱。这种模式最适宜设置异地分校区型高校，较适宜规模较大的、校区相距较远的合并重组型高校。原始院校大多数在不同地区，而且相距比较远，档案信息过于分散，档案部门难以集中对其进行管理。这种模式通常表现为总馆—分馆形式，选择规模较大、管理科学的主校区档案馆作为总馆，或是新建主馆舍为总馆，分校区的档案馆作为总馆领导下的分馆。

（三）协调管理模式。协调管理模式是对各校区档案馆的人财物进行协调管理。各校区的档案馆基本上保留原有建制，由学校的档案工作委员会等组织机构协调各馆之间的关系。这种模式最适宜合并互补型高校，较适宜合并重组型高校合并初期。合并互补型高校通常校区分散，相距较远，办学具有相对独立性；合并重组型高校合并初期，尚未达到实质性合并融合程度。这种管理模式通常表现为一校多馆并列形式，即各校区分别设立同级别的档案机构，相互之间在业务上相对独立，又协调互助，在隶属关系上是平级的。不仅各校区档案馆馆舍独立，而且保存原有的档案组织机构和领导班子、业务部门和工作流程、管理体制和管理制度、资源管理和经费收支等，这是一种名合实离、松散的管理模式，能够保持各馆的办馆特色，但缺点明显：不利于打破各自为政的状态，各自的资源得不到有效整合和优化配置，学校层面形成的档案存在重复收藏现象，造成不必要的浪费；档案管理体制和业务流程不一致、采用的档案管理系统不相同，不利于全校师生的档案利用，资源共享率低。

（四）独立管理模式。独立管理模式是保持各校区档案馆的人财物等各方面的独立管理。这种模式最适宜共建型和联办型高校，较适宜设有独立学院的高校。共建型和联办型高校各有独立的法人和领导班子，实属独立的高校，只是在人才培养、学科建设、科学研究等方面联办与共建，实现资源共享，达到双赢的目的。独立学院早期属于母体高校管理，随着高等教育的改革与发展，此类独立学院的管理逐步从母体高校中剥离，成为有别于母体高校法人的独立学院，因而设置独立学院档案室（馆）成为趋势，这种管理模式通常表现为一校多馆独立形式，各档案馆保持独立，互不干扰，各馆之间只是通过业务交流、馆际互查等活动开展联系与合作。