信息化时代医院档案管理工作的策略

文/山西省人民医院 樊怡

作为医院的历史发展记录，档案管理工作对于医院工作的开展有着重要的作用。为此，医院管理者必须重视档案管理工作的重要性，切实提升医院档案管理人员的能力，改善当前医院档案管理工作存在的不足，以此有效保障医院档案管理工作的质量和水平。

一、医院档案管理工作的内容及特点

（一）医院档案管理工作的内容。医院档案管理工作的内容，主要指的是医院在处理行政事务活动时，将各门类文件材料转换成档案的过程。具体地说，包括档案的收集、整理和利用。通过整理、总结医院的发展过程，将在发展过程中重要的事情记录在册，以此来为医院今后的发展提供参考性资料。医院档案管理工作的内容主要包括文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、出生医学证明档案以及死亡档案等等，这些均要求档案管理人员在工作过程中具备严谨的态度和优秀的档案整理能力，以及不可或缺的信息保密意识。

（二）医院档案管理工作的特点。对于医院的档案管理工作来说，其主要具备四个特点：首先，档案管理要具有规范性。由于人们要对医院的公文进行有效收集、归纳和整理，若收集的信息不具有规范性和真实性，那么档案管理工作则失去了应有的价值。其次，医院的档案管理工作有着标准性的特点。因此档案管理工作人员，无论是标准的档案整理抑或是档案归纳，都要严格按照规章制度的标准来执行。再者，医院的档案管理工作具有严格的保密性。要求档案管理人员要切实做好档案的保密工作，对于电子文件要谨防电脑病毒的威胁，对于纸质文件则要严防居心不良的人窃取、盗用。最后，医院的档案管理工作具有一定的服务性。服务性的这一特点主要体现在档案管理的信息数据要为人们所用，并有效推动医院下一阶段发展目标的达成，只有这样才能够真正意义上发挥档案管理工作的作用。

二、信息化时代医院档案管理工作的现状

当前的医院档案管理工作主要存在五个问题：第一，医院整体对于档案管理工作的重视程度不够。根据调查显示，当前的医院管理层关注重点大多在于日常绩效以及医护水平，对于档案管理工作过问较少。这就导致了基层的档案管理人员在工作过程中会丧失应有的热情，对于档案管理工作的兴致不高，无法时刻保持认真负责的态度来对待这项工作，所以管理的最终效果较差，医院在需要档案时要耗费大量的时间精力去寻找、核实。第二，由于医院的发展需要各式各样的、区域范围广的信息，这就导致医院的档案管理人员在实际工作中感觉比较繁杂，对于有效或无效的信息难以区分。第三，医院档案管理工作目前严重缺乏专业的档案管理人员，由于个别医院管理层没有对档案管理工作给予应有的重视，且综合性的档案室对于工作人员的能力水平要求较高，如医院缺少管理经验丰富的档案管理人员，则难以切实满足医院档案管理工作的需求，无法保证档案管理工作的质量。第四，有些医院档案管理设施面临着淘汰的境地。信息化时代，医院的档案管理信息需要存储在电子设备中，大部分档案管理设备已经不具备先进性的特点。落后的管理设备容易造成信息流失、档案失效等问题，严重滞后了档案管理的整体效率。第五，医院的档案管理工作整体有着信息化程度较低的特点。我国目前大部分医院没有一套完整的信息化管理流程，这就造成了实际工作中容易出现信息遗漏、数据收集不全等问题，严重影响了医院档案管理的最终效果。

三、信息化时代医院档案管理工作的优化策略

（一）重视文件材料的归纳整理工作。对于医院的档案管理工作来说，最重要的就是文件材料的归纳整理工作，其不仅是整个档案管理工作的基础，同时，也是医院发展的重要信息载体。为此，医院首先应当采用先进的信息管理设备。信息化时代，医院的日常运作方式要具备信息化的特点；并且由于医院日常运营每天所产生的信息量巨大，只依赖人工处理难以及时达成管理目标，因此医院必须要及时引进先进的档案管理设备，将文件信息以电子的形式保存在设备内，在有效防止丢失的同时，提升了档案管理工作的效率。其次，医院管理层要安排专业的档案管理人员。专业的档案管理人员了解信息管理工作的规范标准，以及标准化的档案处理模式，通过将其专业性素养与智能化信息设备的高效性加以结合，能够有效提升档案管理工作的整体效果。就整体而言，档案管理工作包括记录、审查、核对、审批以及备注等等，这一系列工作流程都说明了负责人员要对其有一定程度的了解，以此来结合医院发展的实际需求进行工作，保障医院档案管理的基本效益。最后，医院管理层要重视在医院内部建立起功能强大的档案管理信息系统。医院的日常工作离不开信息处理，因此通过建立功能强大的档案管理系统，能够有效提升医院档案管理工作的整体效率。

（二）分清文件档案信息的主次级别。对于医院的文件信息来说，管理人员一定要区分好主次级别，也就是文件信息的重要程度，以此来促成高效的档案管理工作效果。而档案管理工作人员为达成这一目标，需做好如下几点：首先，要明确文件信息的有效性和针对性，对于已经完成的信息要及时存档，对于未完成的信息要进行记录，切不可为减轻工作量随意混合，造成秩序混乱的后果。其次，档案管理人员要根据信息的形式、内容以及使用对象进行区分。再者，档案管理人员要在分清文件信息的主次级别的同时，保证档案具备其应有的保密性和完整性，对于涵盖重要信息的档案来说，保证其中的任何一部分信息都不会有不完善、不安全的情况出现。最后，医院为达成区分文件信息主次的管理目标，可以在信息化档案管理设备中融入分类管理的功能，譬如信息、图片识别技术等等，促使电脑在录入档案信息时自动根据信息特点来进行分类，管理人员只需一道检查的程序就能够完成档案管理工作，最大程度上提升信息处理的效率及质量。

总而言之，准确的信息分类功能是保证档案管理工作高效的重中之重，无论是医院管理层抑或是具体从事档案管理的人员都要加以重视，以此提升档案管理水准。

（三）提升档案管理工作人员的能力水平。想提升档案管理工作人员的能力水平，应做好如下几点：首先，医院管理层要重视其是否具备应有的业务能力。信息化时代，档案管理工作需要采用先进的技术设备来提高应用范围。其次，由于医院的档案管理工作在很大程度上需要为管理层服务，因此，档案管理工作人员要受过专业的管理培训。例如，医院管理层级在制定下一季度的医院运营目标时，需要根据上一阶段和当前阶段的运营现状来进行分析、设计；且医院日常运营的范围是巨大的，这就说明档案管理人员若无法根据档案信息的使用区域分门别类，则很容易加大管理层具体问题具体分析的难度，不利于设定贴合实际的医院运营目标。并且，由于医院的规模、基础设施都随着时间的推移而逐步发展扩大，因此档案管理人员若不具备过硬的能力素质，将无法按照医院的日常运行状态来总结信息，那么会在很大程度上降低医院工作的效率。最后，为切实提升医院管理人员的综合能力素质，医院管理层可以定期在医院内部，开展针对档案管理人员的培训工作。管理层为此可以邀请专业的档案管理人员在医院开展培训讲座，并对于工作人员的受训效果做好反馈工作，将优化档案管理的实践效果为前提，增强工作人员的整体管理能力。与此同时，医院管理层要监督培训授课教师是否将档案管理的工作流程细化到具体，并将每个流程的具体操作向档案管理人员进行讲述。因为只有落实到具体和实处，才能够在真正意义上提升档案管理工作的质量，实现新时代档案管理工作的新目标。

（四）健全完善的医院档案管理模式。对于健全和完善医院的档案管理制度模式来说，医院管理层以及档案管理工作人员需要注重以下三点：首先，要促成档案信息在医院内部平台上共享的效果。在过去，医院在进行档案管理时，受时间和地域的影响，难以在第一时间接收准确的信息。而当今这个信息化时代，医院在进行档案管理时，通过互联网等平台，能够在不同载体或不同的地理位置将档案的信息加以保存，并通过智能化技术达成信息共享的目的，有效提升了医院档案管理工作的效率。其次，医院管理层在健全档案管理模式时也要注重提升医疗服务效率的效果。最后，医院的档案管理人员要注重设备创新以及技术革新工作，尽可能在短期内达成档案管理信息化建设的目标，从而构建出科学高效的信息化档案管理新模式，为医院的未来发展增添力量。

在信息化建设程度高度发达的今天，医院的档案管理工作要迎合时代特点，切实提升工作的水准。与此同时，医院的管理层及档案管理工作人员要为此而深入分析医院运营的现状，明确档案管理工作中存在的漏洞，并对此提出相应的解决措施，以此在医院内部促成合理先进的档案管理新模式。