疾控中心档案管理发展路径探析

2021-11-22南京市疾病预防控制中心张宁

办公室业务 2021年12期

文/南京市疾病预防控制中心张宁

疾控中心的建立，能够有效预防并控制疾病，为我国营造良好的社会环境。通常疾病控制中心工作依靠的是其所保管的各种档案资料。这些档案资料珍贵，数量非常大，必须要科学管理，才能够发挥作用。随着时代的发展，卫生事件在逐步增加，疾控中心档案管理工作变得越来越繁重。如果不对管理工作的模式进行优化，很容易导致资料保存不完善，影响疾控中心的有效运行。因此必须对疾控中心档案管理的发展进行研究。

一、疾控中心档案的特点

疾控中心档案具有三大特征：第一，信息较多且来源复杂。在疾控中心档案中包含突发公共卫生事件应急处置、疾病预防与控制、卫生检测与评价、健康教育与促进、业务培训与指导、技术咨询与服务及党、政、工、团、民主党派管理等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。第二，动态性特征。对于疾病的预防是一个长期的工作。现阶段传染病病毒种类在逐年增加，病毒在不断变异，疾控中心作为传染病预防控制部门，疾控档案随着疾病的变化需要不断更新。第三，较高的研究价值。与一般医疗档案不同，疾控中心的档案是全民全生命周期的记录，关乎社会群众的身体健康，对于病毒的发现、发展、控制、消除有着一整套的数据体系，有着较高的研究价值，为疾病控制辅助决策提供了大数据支撑。

二、疾控中心档案管理工作的意义

疾控中心内部涉及很多档案，如果不对其进行整理，必然会影响疾控中心工作的正常运转，这是档案工作必须要开展的原因。疾控中心开展档案管理工作具有以下意义：首先，可以实现一次性录入、随时输出的目的，减少了档案在取出以及加工时所耗费的时间。传统的疾控中心在开展档案管理时，主要以手工收集以及整理为主，这种方式导致工作的效率比较低，给工作人员带来了很大的工作困扰。融入信息化之后，整个管理档案更加自动化，只需要直接在电脑中将档案数据录入，便可以多次且反复使用，为其他部门对资料的有效利用提供了帮助。其次，能够合理对档案进行保管。疾控中心档案的使用率比较高，相关人员工作时往往经常性查询档案。如果采用传统手工管理档案的方式，必然会导致工作人员的工作压力加大，也会造成档案管理的无序化。融入信息化档案管理之后，相关人员只需要通过共享平台调取相应的信息即可，不会给工作人员的档案管理带来困扰，有利于为社会创造健康的环境。信息档案管理工作是为了更好地给疾控中心提供服务，而疾控中心设立的目的是及时监测社会中存在一些危害因素，对疾病及时进行预防和控制。由此可见，将档案管理好，有利于疾控中心更好地开展工作，维持社会的稳定。

三、疾控中心档案管理存在的问题

目前，疾控中心的档案管理已经步入信息化进程，但是在信息化档案管理的过程中仍然存在几点问题：缺乏对档案管理的重视度、档案管理机制不完善、信息化的建设存在问题以及安全性管理问题。下面对这四大问题进行分析和阐述。

（一）缺乏对档案管理的重视度。疾控中心属于公益机构，其是为卫生防疫服务的。档案管理工作即便表现再优异，也很难为社会创造经济效益。缺乏经济上的驱使，使得相关部门对该项工作并不重视，工作人员的积极性不高，在部门内部忽略了对档案和人才管理的重要性。然而，档案管理工作又是一种非常复杂的工作，其程序较为繁杂，对于工作人员要求较高，其必须要拥有一定的专注力，且能够默默奉献，具备职业素养，做到当天完成当天的工作。但是由于工作人员以及部门对该工作不重视，导致档案在管理时出现各种问题，影响了疾控中心的正常工作。

（二）缺乏完善的档案管理机制。档案管理机制不完善是疾控中心的一种普遍现状，通常表现为不及时归档，业务档案并没有放入中心档案室，而是直接存放在业务科室。并没有基于科室对档案进行细化和分类，将所有的业务都归结为综合类，这就导致很多档案不能够被及时利用。在需要使用时，则要花费大量的时间去寻找。融入信息化电子档案之后，因为信息技术的不成熟以及工作人员录入信息能力的问题，比如在录入信息时，为了保证录入的速度，只是录入了一些基本的信息，这造成档案数据库不完整，使得相关信息无法被合理使用。

（三）缺乏对档案信息的安全性管理。无论是传统人工对档案的管理，还是信息化对档案的管理，其安全性都是非常重要的。因为，在档案中涉及很多的隐私资料，如泄露必然会影响社会的稳定。然而，疾控中心对于档案安全工作的保障度不够，缺乏及时的备份和有效管理。同时，在融入信息化之后，未注重信息网络存在的风险性，这给疾控中心档案管理带来了潜在的隐患。

四、实现疾控中心档案管理发展的策略

（一）加强对档案管理的重视度。首先，作为领导人员，必须要意识到档案管理工作在整个疾控管理中心的重要性，在内部建立档案管理部门，为档案部门分配合适的人力以及财务等相关资源，为档案管理工作的开展提供保障。其次，领导人员需要在会议上强调档案管理工作的作用，让全体人员对该工作重视，提升档案管理部门的威信，保证档案管理工作的有序化开展。最后，需要完善疾控中心档案管理的相关法规。明确规定档案在管理时的相关主体、原则，明确档案管理的相关责任人、管理的范围、流程手续等等。制定保管规定、期限以及实行分类归档，划分类目的级别，建立分类管理的体系等，通过对档案管理法规进行不断优化和完善，提升档案管理的标准化、规范化以及信息化。

（二）优化档案工作管理的模式。为了保证档案管理工作能够有效落实，需要明确档案管理工作的模式，将档案工作分为四个部分。第一部分是对档案的收集，这是档案工作的起点。在收集档案的过程中，工作人员要注重档案的科学性、真实性以及完整性，确保所收集的档案具备一定的参考价值。第二部分是对档案的整理，在整理档案时，需要将零散文件根据要求编号，合理归类。在这个过程中，档案人员需要非常专注，切勿出现信息分类错误的情况。第三个部分是立卷工作，即将整理好的资料进行规整，这是整理的最后环节。第四个部分是归档，将整理好的资料保存到档案室。同时要上传到共享信息平台，合理保存。在整个工作中，需要明确档案人员的责任，防止出现分类错误或者是档案遗失的情况。

（三）加强建设网络以及相关设施。信息技术的快速发展，使得档案管理工作必然会从传统的人工管理模式走向信息化管理的模式。首先，疾控中心应加强对档案管理设备的重视，并在管理工作中融入现代化的扫描设备，缓解工作人员工作的压力。其次，基于档案管理工作的实际流程，研发管理的软件，将相关档案信息录入软件系统中，实现对档案的有效保存。同时，还便于相关人员对档案进行检索，增强档案工作的便利性。除此之外，合理利用OA平台，通过OA平台将档案信息全过程连接，确保在对档案管理时可以实现信息化。只有不断完善档案管理的相关设施，合理利用信息技术，才能够促进档案管理从人工转为自动化，实现档案管理的创新。

（四）提高档案管理人员的综合素质。随着时代的发展，疾控部门内部的档案越来越多，且种类比较复杂，数量也在不断增长。尤其是对疾病监测、科技监测的内容在逐步增加，这对于档案管理工作人员而言是一个重大的考验。想要做好疾控中心档案管理工作，满足当前档案管理的基本要求，需要提升档案管理人员的工作能力。首先，应转变传统档案管理人员的工作理念，加强其对于现代化信息技术使用的认知能力，继而为档案管理工作走向信息化奠定基础。其次，优化档案管理内部人才的结构，提升档案人才招聘的标准，引进档案管理方面专业能力较强的人才，且具备一定的信息技术能力。另外，对于档案管理相关人员，应定期进行培训，提升人员对工作的重视度以及专业性。最后，可以在工作中建立考核制度，明确档案管理人员的职责，一旦出现档案管理问题，需要找到源头，分析原因，积极改正。同时，对于多次出现失误的员工，要进行一定的惩罚，以保证档案管理工作的科学性、真实性。

（五）保障档案管理工作的安全性。信息技术的快速发展，使得很多疾控中心开始了档案管理和信息化的融合，以降低管理人员工作的压力，提升工作的效率。但是因为互联网本身具备开放性，其所存在的安全性问题是不容忽略的，在档案管理的信息化中很容易遭到第三方的恶意攻击、监控等不良行为，影响整个档案的安全性。一旦发生数据盗取，必然会威胁社会的稳定。因此，疾控中心必须要针对信息化档案管理制定较为完善的安全保障体系。首先，要提高管理人员的安全防范意识，在工作中注意保密，防止出现被盗用的情况。其次，可以在信息化档案管理中融入信息数据加密技术、身份认证技术等，提高档案的安全性。