提高企业档案工作能力 助力企业提质增效
2021-11-22广西壮族自治区城乡规划设计院饶笛湖南省科学技术信息研究所李文媛
文/广西壮族自治区城乡规划设计院 饶笛;湖南省科学技术信息研究所 李文媛
良好的企业档案工作,对外是树立企业品牌形象的载体,对内是企业发展的内生动力,折射出企业发展的水平高低。档案工作细微琐碎,却以小见大,不可或缺,为企业管理提质增效、规范健康发展保驾护航。
一、企业档案工作现状
(一)企业档案工作未纳入领导议事日程,档案管理缺乏长远规划。企业管理很常见的一个通病是重生产轻管理,尤其是位于管理末端的档案工作,更是不为领导重视。这在企业发展初期,弊端不明显,随着企业的发展壮大,生产管理的矛盾越来越突出,管理水平的高低直接影响到企业的发展。很多企业,尤其是经济发展水平相对较低地区的企业仍未对档案工作有足够的重视,档案工作未纳入领导议事日程。目前的档案工作只满足于日常的管理工作,缺乏长远的发展规划,档案管理工作水平无法与企业发展同步,无法对企业发展起到积极作用。
(二)档案管理水平参差不齐,传统管理手段与信息化管理方式存在矛盾。传统档案管理注重对档案载体的保管,重“管”轻“用”,缺乏完备的档案管理体系。很多企业的档案工作还处于传统的档案接收、整理、录入、入库保管、借阅利用等基础工作,未开展档案信息化建设和深度的信息发掘利用工作。而信息化时代,企业发展对档案信息的需求日益增长,传统的管理手段落后于现代信息化管理要求,对档案工作中的档案分类、档案利用、档案信息化建设提出了更高要求。
(三)档案工作中缺乏对知识产权的保护。随着我国市场经济秩序的不断完善,知识产权保护逐步走上制度化、法制化发展轨道,越来越多的企业开始重视知识产权保护,但是只重视成果的推广实施和保护发展,忽视了成果形成过程中文件的形成、积累和归档移交。造成了知识产权保护的隐患,也影响了档案的完整和质量,丧失了档案的实际价值,不利于查考利用,也不利于技术储备和成果的继承发展。
(四)档案利用服务效果单一,缺乏个性化服务。档案工作的目的和目标在于提供利用,最大限度地发挥档案的价值。一直以来,企业档案利用工作很多是简单查询,利用服务效果单一,缺乏个性化服务。而信息化时代的企业发展,对信息资源的需求愈发强烈,如何从浩如烟海的档案信息资源中挖掘有价值的信息助力企业发展,如何根据企业发展的不同需求提供个性化的服务,成为新时代档案工作的目标。
(五)档案管理人员水平不高。目前企业档案人员队伍存在诸多问题,一是观念陈旧,对信息的价值利用认识不足,缺乏信息化时代敏锐洞察信息的能力;二是档案人员队伍缺乏专业性、复合型人才,人员整体文化素质偏低,知识老化,缺乏现代档案工作人员需具备的信息素养;三是企业信息化建设水平偏低,档案人员缺乏学习新信息技术的机会,制约档案管理人员信息素养的提高。
二、提高企业档案工作能力的重要意义
“档案汇积着大量的知识,也记载着丰富的信息,成为一种重要的信息资源”。开发档案信息资源成为档案学研究和档案工作在信息化时代最重要的发展方向之一。在信息化时代,企业能否快速高效掌握和处理信息资源是企业参与竞争的关键因素,提高企业档案工作能力,将企业档案信息资源建设融入整个企业的信息化建设中,最大限度发挥企业档案信息资源的作用,对增强企业竞争力,助力企业提质增效具有重要意义。
(一)档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是提高工作质量和工作效率的重要途径,是衡量企业是否科学规范管理的标尺。档案工作的归口管理性质,使得档案工作处于企业管理工作的末端环节,而档案工作中提供的查考利用,往往又是新的管理工作的开端,档案工作居于其中,连接着整个管理流程,考量企业管理是否科学规范,从其档案工作中可见一斑。
(二)提高档案工作中的档案收集、信息采集,是丰富企业档案信息资源数据库的重要途径。信息资源建设要“有米可炊”,档案收集是档案工作的首要环节,提高档案工作能力要加强收集工作,要不断丰富企业档案信息资源,掌握更多的信息资源,企业才能掌握更多的话语权。
(三)提高档案工作的利用效率,是助力企业发展增效的重要手段。提高档案工作的核心在于提高档案的利用效率,为企业发展提供多样化、个性化服务,最大限度发挥档案资源的利用价值,使得企业生产和管理工作方方面面都能高效快捷地利用档案资源,提高各项工作效率,积极促进各项事业发展,为企业发展提速增效。
(四)提高档案工作的安全管理,是保证企业有效运作和安全稳步发展的重要保障。安全稳定是企业发展的生命线,现代信息化社会,企业安全稳定发展不仅仅在于生产安全、人员安全,还在于信息资源安全。企业核心的信息资源是档案资源,档案工作的安全管理包括档案实体安全和档案信息安全,切实保障档案载体的安全保管和档案信息的保密和共享,才能保障企业安全稳步发展。
三、提高企业档案工作能力,助力企业提质增效
(一)改变意识形态,提高企业档案工作地位。信息化时代的现代企业,良好的管理和不断创新是企业长远发展的动力,过去“轻管理,重生产”的老旧思维已经跟不上信息化时代的发展。要想提高企业领导的决策和管理水平,领导层面应有足够的意识,认识到管理工作的重要性,认识到作为信息资源保障的档案工作的重要性。从领导的意识层面到全体员工,都要认识到提高档案工作能力的意义和重要性:做好档案工作,能够为企业发展提供能源和动力,促进生产经营提质增效。提高企业档案工作地位,文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想非常适合企业档案工作。前端控制,是将档案管理工作提前介入文件的形成、运行和归档阶段,建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系,并尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在计算机系统之中,以维护文件的原始性、真实性的管理过程。运用在企业的档案工作中,前端控制和全过程管理是档案管理提前介入企业生产经营和管理工作的各个阶段,从文件、信息的产生、运行、保管、使用、扩展等各个阶段提供档案专业理论和实际操作的指导和管理,将档案工作贯穿于各项工作中,发挥档案工作的价值,从而确保企业档案信息资源的规范、完整、有序保管和运行。
(二)建立完善的档案工作体系,增强内生发展动力。企业要建立完善的档案工作体系,包括档案工作制度体系、档案资源体系、档案分类体系、档案利用体系、档案安全体系等,建立起统一管理、制度体系标准规范、信息资源分布存储、利用高效便捷、安全保密与资源共享有机结合的档案管理架构。建立档案工作体系,是一个查缺补漏、规范完善的过程,要对现有的档案工作体系进行调整和改革,还要适应企业的生产和管理。如果企业内部的管理水平不足以支撑档案工作体系的建立,可以通过购买第三方档案外包服务。目前,沿海发达地区已经有很多成熟的档案服务外包机构,专门为企业提供档案管理咨询服务,包括提供档案工作体系设计、档案管理方案设计、档案信息开发利用方案设计、档案工作评估、档案培训等服务。借助外部专业力量,推动企业自身的档案工作建设。
(三)注重档案工作中的知识产权、著作权保护,维护企业品牌信誉。现代企业管理中,尤其是具有自主知识产权的企业管理,一定要注重知识产权、著作权的保护,不仅仅重视成果的推广实施和保护发展,更应该注重成果形成过程中文件的形成、积累和归档移交。注重档案工作中的知识产权和著作权的保护,应做好如下方面:一是建立知识产权保护的规章制度,从企业内部的管理着手,规定本企业知识产权保护的范畴、知识产权的管理体系、知识产权的保护方式等;二是利用技术手段保护知识产权、著作权,计算机网络环境下,利用身份验证、加密技术、口令设置、数字签名技术等手段做好防护是必不可少的。
(四)不断调整服务方式,开展个性化定制服务,最大限度发挥档案的价值。现代企业中,档案工作所提供的利用,已经不仅仅局限于参考查询,或者是编制档案编研材料提供利用,更多的是要结合信息网络应用,提供包括浏览、下载、借阅、统计分析、信息发布、信息推送、数据导出、可视化查询、定题服务等各类个性化服务。并且还需要根据企业发展和生产经营管理工作中的各项要求,随时调整服务方式,随时提供所需要的定制专题服务,从而最大限度发挥档案的历史价值、现实价值、未来价值。
(五)加强人才队伍建设,培养高素质的档案管理专业人员。人才资源对于企业的发展至关重要,要加强档案专业人才队伍建设,培养高素质的档案管理专业人才。企业档案管理人员需要专业的、复合型人才,要从人员招聘、专业技术骨干培养、岗位技能培训等方面加强档案人员的培养,不断提升档案人员的工作能力和专业技能。现代档案工作者除了专业技能知识的学习储备外,还要着力培养信息素养,包括信息观念、信息知识素养、信息意识素养、信息能力素养,成为具备信息竞争能力的人才,更好地服务和提升企业的信息管理和知识管理。