医院档案信息化建设的作用及价值研究

2021-11-22福建医科大学附属南平第一医院鄢鲜花

办公室业务 2021年12期

文/福建医科大学附属南平第一医院鄢鲜花

档案信息化建设能够充分利用信息技术展开档案管理，在档案信息的收集、整理、归档、利用、共享等环节上皆能够实现信息化操作。

一、医院档案管理中档案信息化建设的意义

信息化时代，信息技术与各个行业的结合越来越紧密，将医院档案管理工作与信息技术相融合是有效摆脱管理困境、提高管理水平的方式。新时代，档案信息化建设的意义具体可以表现在以下几点：

（一）顺应现代化、信息化时代发展趋势。在档案管理工作中融入信息技术，建立信息化管理平台，采用信息化管理模式，这既是一种顺应时代发展趋势的发展理念，也是推动医院经营发展向信息化、现代化发展的有效方式。在档案信息化建设中，医院各部门可以通过信息化平台查阅档案信息及资源，医疗服务中能够参考疑难病症中的成功治愈案例，这为医院提高医疗服务质量、档案管理水平提供了必要支持。可以说，档案信息化建设能在一定程度上满足医院现代化发展需求，也能够实现现代化社会发展趋势下对于医院的基本要求。

（二）节约档案管理时间、提高档案管理效率。档案信息化建设是将纸质档案转化为数字信息，储存于信息化平台上进行集中管理的一种方式，在这种管理模式下，既能够减少纸质化档案管理中浪费的物质资源，也能够减少纸质档案管理所花费的时间，很大程度上节约了档案管理时间，提高档案管理的效率。例如在纸质档案管理中，提取一份档案信息需要对提取人进行身份审查，对提取信息的保密情况进行审查，对提取档案进行查询、外借，还需要催回、归档。这个过程浪费了许多时间，既给档案管理工作带来许多不必要的工作量，也降低了档案信息的利用效率，还存在档案外借后丢失、信息失真等情况。而在档案信息化建设与信息化管理模式下，通过网络身份审核、档案信息共享、安全网络建设的方式，能够实现档案信息的快速提取与共享应用，避免了档案的重复整理，提高管理效率。

（三）提高档案信息的利用效率。档案信息化管理能够为医院经营管理与决策提供一定参考依据。在档案管理信息化模式下，能够极大提高档案信息的利用效率，从而为医院经营决策提供充分的信息依据，医院管理部门可以通过档案信息化管理对医院内部管理情况全面了解，作出准确的管理决策、经营发展决策，也能够通过档案信息中财政经济情况进行发展决策的调整，为医院内外部管理提供必要的信息支持，提高档案信息的利用效率与价值。

二、医院档案管理中档案信息化建设的要求

医院在现代化发展模式下，实现内部管理的现代化、信息化是必由之路，档案管理信息化需要从信息化建设入手，需要提出许多要求，为档案信息化建设奠定基础。

（一）医院内部管理部门需形成对档案信息化建设的重视与支持。医院内部管理涉及多个环节的管理工作，档案管理作为重要环节，想实现管理现代化，需要重视档案信息化建设，投入更多的资金，为档案信息化管理的平台建设、人才引进、网络安全建设、归档双轨制度建设、管理创新提供必要的支持，构建新的管理制度与管理模式，为推动档案管理信息化奠定基础。

（二）医院各个部门形成合作意识。档案管理工作虽然由档案管理部门负责，但在档案信息的应用却涉及医院各个部门，所以在档案信息化建设背景下，离不开医院各个部门的通力合作，只有各个部门配合档案信息化建设，才能够在信息化平台建设与管理中充分收集医院档案信息资源，形成集中统筹管理模式，为实现各个部门的利益与效益提供必要支持。因此还需要做好医院内部各个部门的调动与合作，以相互协作方式为档案信息化建设提供支持。

三、医院病历档案信息化建设的措施

医院在病历档案管理工作中不断创新、完善，目的在于提高档案管理水平，为医院经营发展提供客观支持，促进医院现代化发展。基于档案信息化建设涉及的环节多、要求高，因此在信息化建设中需要做好相关工作，以促进病历档案信息化建设水平的提升。

（一）引进人才，做好人才管理。在档案管理信息化模式下，需要做好人才的引进，以专业化的信息化管理人才为档案信息化建设提供专业的意见，形成专业的管理模式、统一的管理流程，从而为医院病历档案信息化管理与利用提供基础保障。一方面，医院需要在病历档案信息化建设中引进人才，可通过与高校合作的方式，积极吸纳新时代病历档案管理信息技术型人才，为医院档案管理部门注入新鲜血液。另一方面，医院需要做好原有病历档案管理工作人员的管理，通过内部培训、交流学习、集中考核的方式，不断提高病历档案管理工作人员对于新的管理知识、管理理念、信息化技术的学习水平，从而更好地应用于病历档案信息化管理中，提升档案管理员工的管理水平。

（二）加强信息化建设中网络安全管理。档案信息化建设极大程度上提高了档案信息的利用效率，在信息化平台上，档案信息的收集、整理、流转、使用皆依靠网络进行，这难以避免地可能出现因网络安全管理不到位造成的信息丢失、信息盗用，因此在信息化建设中还需要做好网络安全管理。一方面，做好内外部网络区分，对于医院内部网络中可调用的信息与外部网络中可调用的信息进行划分，使得档案管理更具有隐私性、保密性，通过防火墙建设避免医院重要的档案信息被他人窃取与盗用。另一方面，需要做好内部网络共享，应用身份验证技术，对医院内部信息需求者进行身份验证后，为其提供职责权限内能够查询的档案信息，同时需要以归档双轨机制，形成档案信息使用留痕管理，避免档案信息的多重修改造成信息失真。在网络安全建设工作的有效进行中，能够为档案信息化建设与信息化管理提供有力支持。

（三）完善病历档案信息化管理平台建设。病历档案信息化建设中，为建设完善的信息化管理平台，需要投入一定的资金与技术。为此，医院管理部门、档案管理部门及各个信息部门之间需要形成协同意识，为信息化建设中组织架构建设、信息安全监管、信息化平台维护管理等工作提供必要支持，提出客观建议，使得档案信息化建设与医院的发展需求一致。在信息化管理平台定期更新与系统优化中，需要对档案信息资源的管理安全性等级进行提升，或对档案信息的调度使用系统进行优化升级，使得档案信息的使用更顺畅，利用效率更高。为此，需要在信息化建设中，不断加以完善，不断采取优化措施，为建设更高质量的档案信息化管理平台提供持续的推动力。