基层人社档案管理工作存在的问题及策略探讨

2021-11-21温秀娟承德市双桥区人力资源和社会保障局

灌篮 2021年30期

温秀娟承德市双桥区人力资源和社会保障局

人社部门是基层单位一个重要的组成部门，本身是伴随着基层单位业务经办过程所形成的一种档案。除了人事档案这一基础档案资料外，还涵盖了工资福利、职业技能培训、就业失业情况、招录考试等其他众多类型的档案资料。这些档案资料本身是城乡居民能够合规、合法享受社保服务，或者企事业单位开展社会保险、职称申报等活动的重要依据。因此，如何才能高效地开展人社档案管理活动值得深入探讨。

一、基层人社档案管理工作的重要性

人社档案管理是一项非常重要的基础工作，是保证企事业单位开展人力资源管理工作中必不可少的一项工作，因为人社档案本身同社会大众的现实生活之间具有非常紧密联系。比如，学生的就业问题、职工晋升问题或者社会上的各种社保工作问题等都同社会大众现实生活之间具有紧密联系。而人社档案管理工作则可以为他们提供必要的数据支持。其中基层人社档案资料更是各级地方政府开展行政事务中不可或缺的数据及资料，但是由于这些资料涉及的面非常广且总量非常大，所以必须要经过针对性开展人社档案管理工作方可保证各项人社档案资料都得以有效管理，保证最终这些人社档案资料在“质”与“量”方面都可以得以有效控制，避免因为这些档案资料不准、缺失等问题而直接影响了最终的相关工作顺利开展。

二、基层人社档案管理工作中存在的问题

（一）管理人员素质比较低

作为人社档案管理工作的主体，管理人员自身的综合素质直接关系到最终的档案管理实效性。但是现阶段基层人社部门普遍缺乏专职档案管理人员，大多数管理者多为兼职，由于他们本身缺乏丰富的专业管理经验，同时人才培养也存在比较突出的滞后问题，直接影响了最终的档案管理水平。首先基层领导或者档案管理方面的工作人员本身没有对人社档案工作的重要性给予足够重视，如相关档案管理人员大多是采用兼职的方式，岗位伴有频繁调换问题，影响了他们自身工作质量。此外，在人才培训及选拔等方面可能也存在一些问题，不同基层部门的相关人员在工作编制方面存在不足问题，尤其是部分档案管理工作者本身年龄相对较低，工作热情不高，尤其是可能不会主动对全新的档案管理工作方面新方法、新技术等进行积极学习。

（二）管理工作机制不统一

对基层人社档案管理而言，虽然地位是基层定位，但是却同样面临着众多数量的档案，并且具有繁杂的种类，实际的管理中需要进行分类存储，这时候需要将类型不同的档案相应地交给不同部门开展分类归档管理工作，以此方可更好对档案管理水平进行提升。但是现阶段管理工作中缺乏统一的工作机制，具体弊端比较多，主要表现如下：其一，人社档案管理工作现场本身的办公条件或者人员因素影响，使得现阶段档案管理工作中可能缺乏单独档案室或者配备完备的档案管理人，以至于无法规范化、妥善化保存相关档案管理资源。比如，许多基层的城乡养老保险方面的参保档案资料本身都交由了不同乡镇劳动保障部门负责归档、整理及保存，但是由于这些基层保障所普遍伴有档案管理工作人员短缺或者用房受限等问题，以至于会因为人员配备不足或者工作场地受限等问题而直接影响最终的档案管理工作质量。又或者，不同基层业务部门现有的档案室建设过程中所用的管理方法不合理，或者设备本身较为陈旧等，那么都会造成档案管理工作直接诱发严重的安全隐患或者其他不利因素，极大增加了档案出现受损问题的发生概率。此外，现阶段档案管理工作本身的相关资源利用率不足，如部分档案管理部门因为需要管理众多的档案，所以会需要比较大的空间对档案资料进行存放，但是也有一些部门却存在档案室被空置的问题，没有充分、有效地利用这些档案资料，以至于都对最终的档案管理实效性带来了不利影响。

（三）信息化管理建设滞后

在“互联网+”时代，推进各项工作的信息化建设进程是提高人社档案管理实效性的一个必然要求。但是在现阶段许多基层部门在开展人社档案管理中主要采取常规的纸质化档案管理方式，却没有及时考虑推进自身的信息化档案管理工作建设进程，以至于实际的档案管理工作实效性不高。比如，在基层人社档案管理工作开展过程中，如果继续采取这种常规的档案管理模式，那么就会影响复制、查阅等相关档案资料的效率与质量，且容易造成纸质档案资料破损或者档案资源利用率不高等问题，以至于无法切实满足当下基层人社档案管理工作的实际需求。此外，在信息化档案管理模式应用期间，由于缺乏系统化规划，以至于直接影响了信息化档案管理建设的效果。比如，由于实际的人社档案管理工作实践中没有采取切实可行的信息技术，那么会影响不同部门彼此之间信息传达的效率，影响了服务于社会大众的质量。

三、基层人社档案管理工作中存在问题的解决对策

（一）提高管理人员的素质

在基层开展人社档案管理工作期间，要着重解决现阶段人社档案工作存在的人员短缺问题和素质问题等，保证可以采取多样化的专业教育及培训活动来打造高素质的档案管理队伍。首先要从基层单位内部各个科室或部门当中抽调专业素质过硬、责任心强以及政治素质比较高的人员来构成专门负责人社档案管理工作的专业化队伍。然后要注意结合人社档案管理工作队伍现阶段的知识结构以及工作短板等相关情况来开展适宜的思政教育活动或者其他一些业务培训活动等来不断提升他们自身的管理人员素质。其次，可以采取分批次的方式安排基层人社档案管理人员来积极参加一些市级或省级等方面的档案业务培训活动，或者组织全体基层档案管理人员开展集中学习活动，如要做好不同档案管理单位彼此之间的合作沟通和交流，保证可以借助专门培训及教育来提高人事档案管理队伍的整体管理能力。再次，要对档案管理工作制度进行有效建立，做好档案管理工作者的分工，保证做到权责统一，责任落实到人。与此同时，基于规范的监督及管理制度建立可以对基层档案管理人员的行为进行规范及约束，避免他们在处理档案资料期间造成档案资料泄密、涂改或者缺失等一系列的问题。最后，要注意做好档案管理方面的人才选聘管理工作，具体需要通过对选聘档案管理人员过程中他们的技术素质、责任意识以及工作经验等进行综合考查，保证可以借助高素质人才的引进，在整个基层档案管理工作中构建一支高素质档案管理工作队伍。

（二）健全管理的工作机制

在基层人社档案管理工作期间，人社系统构建扮演着非常重要决策，必须要统筹各项业务来提高档案室中各项档案资料整合处理效果，具体需要依据“统一管理，分类存储”的管理原则，如可以在县级层面上构建一个标准化的人社系统档案室，以此来高效地整合及管理从业人员、场所以及设备等核心档案管理资源，统一管理全部的档案资料。在基层档案室之内，要结合不同档案管理业务的基本特性，灵活地依据保险类别、单位、年度、村居以及姓名等来开展分类整理工作，并且要做好仔细整理工作来确保相关档案管理资料分类存储及管理工作，确保相关档案管理资料可以得以高效地开展。此外，在人社档案管理工作流程设计方面，要注意对其从档案资料收集出发，注重统筹鉴定、保管、统计、检索、编研以及使用等多方面档案管理工作流程和环节，强化不同业务彼此之间的沟通和联系，保证可以提高不同业务部门收集档案资料的实效性，确保最终档案资料本身的完整性以及归档工作的实效性，如要对档案资料流向进行有效控制，且需要对档案室进行持续优化。此外，要注意开展统一化人社档案管理工作，合理配置各种档案管理资源，同时还要注意对现有的硬件档案管理基础设施来持续优化，保证可以借助在对人社档案管理工作安全性与效率进行有效管控基础上，提高相关档案管理工作的实效性。

（三）加快信息化管理建设

在信息化时代，为了提高人社档案管理实效性，还要注意推进信息化档案管理建设进程，配合电子化和数字化档案管理机制的有效构建及应用来提高整体人社档案管理实效性。首先要注意对从价值、实用性以及利用频率等多方面来对档案进行有效保存，力求可以将它们进行长久存储，尤其是要高度重视优先扫描那些具有较高利用率的纸质档案，将它们相应地转换成电子档案，同时还要注意依据类别开展归档处理，以便后续方便进行查询。其次，要注意有效地构建及应用面向于人社档案管理工作的信息化管理系统，保证可以将社会大众的社会保障卡号作为一个索引项目来构建完善的信息化档案管理数据信息库，为不同社会大众构建电子化和数字化的档案资料，保证可以借助这些构建的信息化档案数据库来对接劳动监察、再就业、生育保险、养老保险等众多系统化管理系统，力求可以动态化管理这些个人电子档案资料，同时还要注意逐步实现采取多路径索引管理方式，即可以依据参保缴费等不同信息来开展档案资料管理工作。在此基础上可以构建健全的内部档案信息共享机制来动态化管理人社电子档案资料，保证最大程度提升人社档案信息化建设及管理实效性。