基于内控视角下的高校财务信息化系统构建

2021-11-21朱霞南通师范高等专科学校

财会学习 2021年29期

朱霞南通师范高等专科学校

引言

财政部印发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》，自2014年1月1日起正式实施。规范中指出“行政事业单位内部控制是指为了实现单位控制目标，通过制定制度，实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控”。而内控制度要实现全面化、精细化、精准化，离不开信息化系统的支持，在大数据背景下，财务信息化系统的优化为内控的科学化与精细化提供了科学路径。

一、高校完善内控建设的必要性

（一）落实政府财务制度的重要保障

根据财政部的要求，从2019年1月1日开始，所有行政事业单位开始执行政府会计制度。新制度背景下“双功能”“双基础”“双报告”的会计核算模式，使得高校的财务工作不再是简单地以收付实现制为会计核算基础，还需以权责发生制为核算基础同步核算，全面综合反映政府财务主体的收入费用、运行成本，要求对高校的各项成本进行科学地划分、分配和归集，合理地反映各项开支的真实成本。如：新会计制度在行政事业单位引入固定资产折旧和无形资产摊销，明确基建数据定期并入中高职院校会计“大账”的会计概念，但因为资产管理与财务核算使用不同的管理系统，导致业务部门形成“信息孤岛”。

（二）业财融合的重要推手

2015年，财政部颁布了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》，该意见中指出：需要建立内控报告制度，促进内控信息公开，需要从经济活动拓展到业务活动、权力运行。因此，高校的内部控制对象从“经济活动控制”拓展到“全部业务控制和内部权力控制”，通过内部控制的信息化管理，可以将业务活动和财务决策紧密结合，提升管理效能，推动高校的健康发展。

二、高校内控系统的现状

随着现代信息技术的发展，财务信息化建设已是提高财务管理效率的必然要求，尤其是随着高校规模的不断扩大，目前高校一定程度上都使用了内控系统，在运行过程中也取得了一定的成效，但仍存在不足。

（一）优点

1.实现了资金的有效监管

经费监管是预算控制中的重要环节，结合学校各项制度，从授权方式、控制程序、职责分配、内控数据生成等相关措施入手，提高了预算执行的精细化和精准度，实现了预算执行的实时监控。每一笔支出都必须进行执行申请，由经费审批人审批后执行，申请时需要提交详细的资金支付内容、使用计划、预算执行项目，实际使用金额不得高于预算执行申请中的金额，所有执行必须经过规范的审批，实现了对预算资金的有效监控。

2.增强了教职工、部门领导的责任意识、节约意识

为了强化预算刚性，每年将财政部门下达的预算指标分配给各经费使用部门，各经费使用部门在各自的指标额度内使用。通过系统内部控制设定，减少了预算支出的随意性和人为性，实现了“无预算不支出”。部门领导对所属部门的预算可用额度、已用额度了如指掌，为以后的工作决策提供了数据支撑。

（二）不足

虽然预算经费执行监管平台的使用，从授权方式、控制程序、职责分配、内控数据方面进行了规范，实时控制了预算的执行过程，但是仍存在着以下不足，笔者将从以下三方面论述。

1.内控信息化系统仍停留在会计核算层面，缺乏全局概念

大多数高校的财务信息系统仍然是以会计核算为基础，财务的大部分精力仍投放在日常核算业务，对于学校发展决策以及预算管控等方面参与度不足，导致业务与财务相分离。目前，许多高校的财务信息系统在很多方面流于形式，没有全局的管控概念。

2.经费监督使用平台系统缺乏融合度，降低预算的准确度

内部控制信息系统建设保障了各项管理制度的有效实施，也是常态化管控的关键。但是目前，高校基本上没有一个对整个高校管理信息进行集成的平台和数据中心，各部门使用软件的开发公司出于利益、安全等方面考虑，各自设置关卡，阻碍了各系统之间的融合。高校内部没有一个跨财务、教务、学工处、后勤处等部门的信息系统，比如财务部门不能及时从学工处、教务处获取学生学籍、贷款、住宿等信息，这些部门也无法及时从财务部门获取学生的缴费信息，从而不能及时采取有效措施督促学生缴费，难以保证学校收入的实现。

3.预算执行刚性约束力不足，影响执行进度

高校财务制度规定，应该严格执行批准的预算，一般不得随意变更或调整。但是在实际操作过程中，很多高校在预算执行过程中，明显呈现弹性有余、刚性不足的态势。主要表现在财政预算与单位二级预算衔接不畅，预算编制实行的是“二上二下”编制流程，财政局年初下达指标，高校再通过预算协调会议的形式下达二级预算指标，时间的滞后性导致高校二级预算指标的偏离；高校获得的各项经费应当专款专用，与具体业务相匹配，如人员经费与日常公用经费之间不允许自主调整，但实际操作中因临时出现人员变动，导致工资福利支出、其他对个人和家庭的补助等经费与年初实际下达的指标有出入，从而容易出现调整预算、更改预算及追加预算等现象，进而影响预算执行的客观性，增加财务风险。

三、内控视角下的高校财务信息化系统建设构想

高校建立的信息化内控系统要在现有的核算系统上进行优化，增加数据整合功能，将内部控制贯穿于整个经济活动的流程中，将现有的数字化系统进行整合，实现国有资产、会计核算、绩效考核、后勤保障等业务系统的集成和共享。

（一）借助信息化系统，固化预算指标的客观性

高校获得的各项经费应当是专款专用，精细化核算每个项目经费，考虑预算编制的全局性和前瞻性，统筹和控制资金收支。规范预算追加调整程序，确需调整的业务指标由所需部门提出申请，再由国资处、人事处、后勤处以及财务处等部门组建的内控小组进行沟通、论证确定预算的开支范围和标准，保证决策的真实完整、准确及时，确保预算执行效果客观、公正。

（二）整合学校内部系统，完善内控管理体系

财务管理信息化功能平台应立足智慧校园建设，与教务处、科技处、后勤处、学工处、国资处等校内其他部门业务系统对接融合，打破信息“孤岛”，打破部门业务和财务间的信息壁垒，实现教务、资产、财务等信息实时交互，财务信息与业务信息的高度集成和共享，实现与财政平台信息共享。

在收费方面，建立一个收费综合管理平台，集成学工处的迎新系统、教务处学籍系统，自动生成缴费数据统计，实行数据同步共享，便于学工处、教务处等部门对于学生的报到注册情况了如指掌，并能实时查询学生的缴费情况。在财务结算方面，将学生的学费收入入账单进行分类汇总，形成财务的收入入账凭证，与财政非税收缴系统进行对接，最终自动将一般收入形成财政财务核算凭证；最后与在非税开票系统同步缴费数据，批量进行电子发票的开具，就可以完成非税票据的开具、财政的结算工作。在绩效管理方面，在财务管理系统里增加工资查询系统、人事管理系统、科研管理系统对接口，让教职工实时查询自己的工资、绩效及科研经费使用情况，以满足不同用户个体的需要，已达到实时反馈、数据共享的目的，节约了高校各部门的时间成本，提高了整个高校的行政管理效率。

（三）增加财务查询系统与第三方支付平台的融合，全面提升财务效能

在现有财务管理信息化系统上增加财务账户查询、工资查询、科研经费查询、学术收费查询、行政人员借款查询、单位职工报销查询等功能，通过数据集成、共享等方式，可以实时查询报销进度、学生缴费进度等情形。另外，通过与微信、支付宝平台的配合，实现自动的经费报账通知、到账拨款通知、借款催还通知、学生欠费通知等多项服务，简化流程，提高效率，全面提升财务服务效能。