计算机技术在档案数字化管理中的应用研究

2021-11-21张玲

无线互联科技 2021年4期

张玲

（新疆畜牧科学院，新疆乌鲁木齐 830011）

0 引言

随着时代的进步，科学技术水平的提高，计算机技术日益成熟和完善，在多个领域得到了应用，并取得了较为理想的应用成果。在档案数字化管理方面亦是如此，其具有诸多优点，可改变以往单一的管理方法，提升管理水平。因此，在档案管理工作任务繁重的当下，积极探索计算机技术在档案数字化管理中的应用具有重要的理论意义和现实意义，值得深思。

1 计算机技术在档案数字化管理中的应用意义分析

计算机技术具有独特的优势，在档案数字化管理中得到了较为广泛的应用，其应用意义主要表现在以下几个方面。

1.1 节约成本

传统档案管理属于一项系统性工程，不仅需要花费大量的人力物力，而且耗时长，总体管理成本是比较高的。同时，在人工管理下，还会不可避免地受到人为因素的影响，容易造成不必要的损失。而计算机技术的合理应用，可创新档案数字管理方法，在解放人力的同时，还有助于提升管理效率，增强管理质量，有效避免了人为失误等不良现象的发生[1]。

1.2 方便档案归档

计算机在档案数字管理中的应用，给档案归档提供了较大的便利性。主要是因为该技术具有时效性强的特点，能够保证各类档案的及时归档。将相关档案统一收集到档案管理数据库当中，有效降低了信息遗漏等问题的发生。

1.3 促进信息共享

信息共享也是计算机在档案数字化管理工作中优势的体现。基于计算机网络技术的特征，有利于为档案管理提供充足的空间，进行信息资源共享。

2 计算机技术在档案数字化管理中的应用探究

2.1 信息储存的相关基础工作

档案数字化管理是时代发展的必然趋势。在此过程中，档案信息储存和记录属于重要环节，关系着整体管理效果[2]。通过不断提高档案信息的正确性，优化档案数字化管理成果。为实现该目标，应该积极引入计算机技术，以提高档案数字化管理水平，高效进行档案信息的储存工作，既可降低相关人员的工作强度，又有助于提高信息储存效率和质量。在计算机技术具体应用的过程中，应结合档案信息管理的工作需求，针对性地配备计算机硬件设备，充分考虑其性能，以此为基础，在数字管理、系统升级方面进行科学合理的调整。在必要的情况下，还需要做好并落实计算机软件更新工作，以将计算机技术作用最大化，满足高速发展的社会新形势，为档案数字化管理工作开展提供助力，进而实现档案信息数字化的综合管理，增强管理质量。在依托计算机技术进行信息储存时，相关管理部门还需要主动承担起自身的职责，积极落实相应的监督检查工作，以便减少不必要的问题发生，确保数据录入的准确无误，优化档案数字化管理成果。

2.2 档案管理的计算机网络系统建设工作

在科技环境下，高新技术不断发展，始终处于高速发展状态。计算机技术亦是如此，也处于不断更新中[3]。为了增强其在档案数字化管理的应用成果，应注重对计算机技术和设备的更新，与时俱进，开展计算机网络系统的建设工作，对于老旧的，或者阻碍档案数字化管理的设备与技术进行更新，促使系统升级。为了提高档案数字化管理效率和质量，还应该注重网络信息系统的建立健全，以便借助网络通信技术、计算机技术，实现对档案信息的查询与传输，为档案的利用提供便捷性，进一步增强服务功能，促进档案信息化管理工作顺利进行。

2.3 完善档案管理制度

计算机技术的进步和发展，为档案数字化管理提供了新思路。为了实现预期的管理成果，在进行计算机融入的同时，还需要紧跟时代发展步伐，进行档案管理制度的更新和完善。主要是因为传统档案管理制度在信息环境下呈现了不适应现象，制约了管理水平的提高[4]。为此，在应用计算机技术的过程中，需做好档案管理制度的建立和完善工作，以实现对档案信息数据的监督。这就需要通过运用计算机技术，建立完整的信息数据管理系统，定期进行信息数据资料的更新，弥补传统管理的不足，避免出现以往档案管理中信息落后现象的发生，对档案数字化管理效果的强化具有重要意义。另外，还应以计算机技术为支撑，建立与现代社会发展相适应的档案信息分类数据库，以针对多种类型信息数据进行合理的归类，为档案数字化管理工作的开展提供有利条件。

2.4 档案信息管理人才队伍的建设

在我国社会经济高速发展的新时期，档案信息量与日俱增，信息数据类型多种多样，致使当今的档案数字化管理工作呈现了系统性、复杂性特征，管理难度加大，使用和更新科学技术管理手段成为紧迫的任务。而人作为档案管理和计算机技术应用的主体，其综合素质与能力对档案数字化管理成效的影响是不可忽视的。从当前来看，很多档案管理人员，未及时更新档案管理知识，对先进科学技术的把握度不够，阻碍了档案数字化管理水平的提升，难以对计算机技术进行有效的使用[5]。为此，要想提高档案管理信息化水平，实现对信息技术的充分运用，需要不断壮大档案信息化管理工作队伍，充分发挥人才优势，为档案数字化管理做出更大的贡献。要切实落实对相关人员的培训教育工作，在丰富相关管理人员专业知识的同时，还应增强其管理技能，督促其强化对计算机知识的学习和应用，以推动档案数字化管理模式的更新，以良好的信息化管理能力，促进档案数字化管理工作顺利开展。

2.5 提升档案计算机数字化安全管理水平

由于网络具有较强的开放性，因此计算机技术应用中，应对档案数字化管理安全问题加以重视，不断提高安全管理水平。在树立安全管理意识的同时，还应该加强防火墙设置，以便及时将不良隐患排除在外，减少被病毒侵犯的风险，加强对档案的保护，促使档案能够长久且安全的保存。在档案数字化管理中，计算机技术的应用，呈现了简洁性与智能化的特征。另外，计算机还具有自动筛选功能，可对不同档案进行分类，以针对性进行管理。应用计算机技术开展档案管理，既能够节约纸张，满足环保需求，又可以提高储存的安全性，降低了档案被破坏等现象发生的概率。主要是因为纸张档案存在一定的缺陷，需要防蛀、防火等，若是某个环节出现问题，如发生火灾，将会导致整个档案化为灰烬，造成不可挽回的损失。而计算机技术的应用，会有效防止该问题发生，有助于确保档案储存的安全性。虽然具有纸质档案管理不可比拟的优势，但在计算机技术实际应用过程中，还存在缺陷和一些不确定的因素，容易引发突发事件，对档案的安全性造成威胁[6]。尤其是在网络病毒的侵袭下，若是防范意识不强，防护工作不到位，很可能会出现档案消失等问题。基于此，在将计算机技术应用到档案数字化管理的过程中，应提高安全意识，做好相关防范工作，建立坚实的防火墙，针对重要的资料需要进行备份，以便最大限度地降低不利影响，提高计算机数字化的安全性，早日实现预期的档案数字化管理目标。