现代电子信息技术对档案管理的影响和对策

(凌海市人力资源和社会保障服务中心,辽宁凌海 121200)

现代社会各行各业的工作都离不开现代电子信息技术的支撑,越来越多的传统行业也逐渐开始走向现代化、信息化的发展方向。作为信息管理工作中不可或缺的重要组成部分,档案管理工作也必然会从传统的管理模式朝着现代化与信息化发展[2]。档案管理工作是企事业单位工作的基础,与单位日常的工作开展有着极大关联性。因此,各个部门对于档案管理工作的改进和管理也十分重视,利用现代化电子信息技术对事业单位档案管理工作进行改革,已经成为了当下不得不重视的议题。随着时代的不断发展与进步,计算机的普及率也逐年升高,其所具备的便捷性、高效性成为了人们工作、生活中不可替代的重要工具。在事业单位的日常工作之中,繁多且复杂的各项数据成为了提高工作效率的阻碍,而应用信息化档案管理方法能够很好的对这一问题进行解决,通过把档案资源电子化的手段,不仅可以提高工作效率与质量,还能节省大量的时间与人力资源。但现阶段的企事业单位档案管理工作仍然存在着许多问题,本文通过对企事业单位实际情况的分析,探讨了相对应的解决方案。

1 现代电子信息技术对档案管理工作的意义

企事业单位的档案之中有着非常多极为重要的信息,因此,其与整个单位的日常工作开展有着紧密的关联性,有效的提高档案管理工作的效率与质量能够很好的促进整个部门的管理工作效率,并且让档案管理变的更加高效和快捷。将传统的纸质档案转换为信息化档案,能够有效避免资源的浪费,也让档案的获取与调查变的更加方便、快捷,大大的节省了获取档案的时间与人力,只需要在对档案有需求时,利用相关的软件进行查找和调取即可,提升了档案管理工作的效率。对于企事业单位的档案管理而言,信息化管理就是在档案管理的后续工作正常进行的情况下,同时把传统的实体化、纸质信息转换为信息化的电子数据进行保管登记。信息化档案管理模式因为设置了标签目录,调取和保管都更为方便,而且具备了大容量的特点,有效地避免了传统档案占地多的问题。在现阶段的电子信息技术飞速发展阶段,企事业单位要实时的对档案管理手段进行更新,选择符合自身实际情况的信息检索和处理方法,保证其具备现代化、科学化的特点[3]。

2 目前阶段档案管理工作中存在的问题

2.1 信息化档案管理工作落地困难

在目前阶段的工作当中,仍然有着许多企事业单位部门采用的是传统纸质的档案管理手段,这也导致了其部门工作效率较低,难以满足当下工作的实际需要。因此,对于档案管理工作的变革与创新,成为了目前企事业部门发展的重要任务。企事业单位要多通过多个渠道、多种手段进行档案管理制度的革新与调整,探索出能够满足当前工作需求且符合单位实际情况的档案管理方法,为现代化、信息化的档案管理提供坚实基础。从档案管理的角度出发,现阶段的档案管理方法有着很多弊端与不足,虽然近年来不断的有新的管理制度进行改革、调整,但因为在执行阶段的问题,落地情况并不是特别理想。在信息化时代之中,企事业单位的信息资源得到了极高的关注度,这也表示企事业单位的档案管理手段必须要从传统的纸质实体档案转换为信息电子档案,在这一过程之中能够很好的体现出信息化管理的便捷性优势[4]。在现阶段很多企事业单位的档案管理改革进度仍然较为落后,对于档案管理工作的重视程度不足,管理人员的也没有得到相应的专业知识培训,这也对单位的日常工作开展造成了极大的影响。

2.2 对于专业人才的培养有待加强

企事业单位的工作效率和质量与人才数量息息相关,专业性人才也是推动社会发展进步的关键资源。而企事业单位的档案管理工作较为特殊,对管理人员的专业素养也有着较高的要求,其工作能力的高低往往会影响到单位工作的整体运行效率。而随着信息化管理的改革,企事业单位档案管理人员不仅仅要对档案管理工作的流程进行掌握,还要深入了解信息化管理的方法与技巧,并且要求其能够独立进行信息化档案管理的操作。但就目前阶段来看,各个单位对于自身的档案管理人员培训没有起到足够的重视,其往往没有办法接触到最新的信息化科技技术知识,而这样的情况也导致了档案管理工作的改革困难,大部分的档案仍然采用这纸质档案进行管理,信息化技术运用的不够成熟,造成信息化技术难以顺利与日常档案管理工作相结合的问题[5]。此外,在部分单位还有着档案管理人员工作态度消极的问题,对于日常工作缺乏热情与责任心,加之信息化技术水平的匮乏让档案管理工作的效率难以得到提升。

2.3 信息化技术与档案管理工作的结合尚未完善

信息化技术水平与档案管理工作的结合的科学性与合理性,会大大影响档案管理工作的效率与质量,也是进行事业单位档案管理工作创新、改革的基本前提。在现阶段,信息化技术的实际应用过程里,依然有着非常多的不足与漏洞。因为现阶段的信息化水平不高,要想真正让信息化技术与档案管理工作结合完善,还需要一段较长的时间,特别是一些内容较为重要的档案资料,现代信息化档案管理技术的不成熟,让各个单位依旧选择了传统的实体纸质保管方法。但纸质化档案有着损坏和遗失的风险,并不利于档案的长期的存储。

3 现代电子信息技术对档案管理工作的推进策略

3.1 持续优化工作流程并规范化管理制度

信息化档案管理的前提是必须要制定出具有规划性的档案管理计划,对档案管理的方向进行把控,并在过程之中让管理效果得到提升,制定出可持续发展的长期管理方法是解决现阶段档案管理滞后的唯一方法,也是提升单位整体工作质量的有效手段。因此,这要求管理人员对单位的日常工作与发展目标进行深入探究,根据实际情况制定管理计划,满足单位各个阶段工作开展的需求,进而一步步将档案管理工作流程进行完善[6]。

3.2 完善档案管理信息化软件

现代化信息档案管理方法是企事业单位未来工作发展的重要基础,也是提升现阶段单位工作效率与质量的关键手段。在信息化时代背景之下,企事业单位的档案管理人员要对多种渠道的信息进行收集,根据单位工作的实际情况进行结合,以改革传统档案管理理念为基础,在管理软件中设置查询、调取等多种信息共享功能,让档案管理的综合效率得以提升。在对信息化管理软件以及网站的建设期间,管理人员也要将其与单位档案管理体系相结合,让档案管理工作满足目前阶段要求的一体化管理目标。

3.3 结合单位实际深入研究档案资料

企事业单位的档案管理人员要对现阶段单位工作进行了解,并根据实际情况深入探究档案管理工作的流程,结合自身所摄取的各类信息对档案管理工作体系进行调整与完善,进而达到灵活转换多种档案的目的,这也是电子信息化档案管理工作改革的前提。在进行传统纸质档案的信息化录入工作时,要对这些档案进行了解和研究,从中找出档案的关键内容予以标记,让档案数据管理变的更具备高效性,从而提升档案管理的工作质量[7]。

3.4 定期开展信息化技能培训

企事业单位要加强对于人才的引进与培养,制定合理的信息化专业技能培训,帮助档案管理人员掌握现代化信息技术,这也是传统档案管理过渡到信息化档案管理的基础。在现阶段,很多单位仍然采用传统纸质的档案管理方法,管理人员的思维固化,这就需要单位进行合理的引导,宣传档案管理改革的优势,并对新型的信息化管理方案进行讲解,帮助管理人员转换思维,为后续的工作打下基础。此外,单位还要加强引入现代化信息技术手段的力度,帮助工作人员快速适应信息化工作模式,接触更多信息化知识。定期开展培训是人才培养和可持续发展的重要途径,能够有效提高管理人员的综合素养,加强其对于各项信息技术的掌握程度,进而提高单位工作开展的质量[8]。

4 结语

综上所述,在时代的发展与前进之中,企事业单位档案管理信息化改革已经成为了当下的重要议题,也是各单位可持续发展与进步的关键基础。但就现阶段的工作而言,仍然有很多单位依旧采用传统的纸质化档案管理方法,手段落后,资料的保管与调取极为复杂和困难,需要消耗较高的时间和人力成本。本文分析了现阶段档案管理工作所存在的问题,主要包括档案管理落地困难、专业人才不足以及信息化与档案管理工作结合不完善三个方面,并提出了解决方案,主要包括规范化管理制度、完善档案管理信息化软件、结合单位实际深入研究档案资料、定期开展信息化技能培训四个方面,希望能对促进我国企事业单位档案管理电子信息化提供参考。