计算机办公软件Word的操作与应用分析

2021-11-21段元锋

无线互联科技 2021年18期

关键词：操作者对话框视图

段元锋

（广东邮电职业技术学院，广东广州 510630）

0 引言

计算机使人与人之间的交流和沟通更为便捷，大大方便了人们的生活、学习和工作。随着办公软件在企业中的普及，办公软件已经是办公必不可少的一项技术手段。繁多的办公软件中，Word的使用范围最广，使用频率最高。本文就办公软件Word展开分析。

1 简述计算机办公软件Word程序的基本功能

1.1 常用工具栏

办公软件Word程序，界面左上角的是Office按钮，它是打开Office菜单的工具。在其右侧位于窗口顶部位置的是快速访问工具栏，包括保存、撤销和恢复，在其后方会出现一个小三角形的符号，点击这一出会弹出下拉的菜单，通过对下拉菜单的操作不仅可以对快捷访问工具的减少和增加进行更改，还可以结合使用者的实际需求和办公习惯更改快速工具访问栏的位置[1]。

1.2 功能区

单机每个程序选项卡的具体操作都不同，比如说选择插入，再选择表格，将会在Word文档中出现包括两种工具选项“布局、设计”在内的工具区，插入不同的形状、图片或者是表格都会出现“上下文工具”。功能面板的显示会在进行不同选项卡切换的时候产生变化，此时会分组显示出经常使用的按钮和下拉菜单或者是“信息输入框”，对任何一项进行选择的时候都会执行不同的命令，比如在进行Word文档编辑的过程中，用户可以根据自身需要对功能区的大小进行调整。功能区的“开始”包含的内容比较多，有样式设置、段落和字体等，Word使用者可以对其进行整合和调整使其满足办公需要。在进行编辑工作的时候，经常会使用到“插入”这一栏，其主要的内容包括艺术字、形状、特殊符号、表格以及图片等选项。“插入”的功能比较多，Excel的功能可以被“插入”这一功能借鉴，能够利用绘制柱状图、统计图和折线图使数据的整理效果更好。Word的功能区还有一些其他功能，使用者可自行探索。

1.3 状态栏、鼠标右键、页面编辑区域和标尺说明

状态栏会将缩放滑块、显示比例、视图快捷方式、宏录制、插入改写、拼写、语言、字数统计和页面进行默认显示，如果使用者想对其进行修改可以对状态栏区域进行单机，出现“自定义状态栏”的时候对其进行更改。鼠标右键的使用也比较多，可以利用鼠标右键对Word文档进行一些比较简单的处理和编辑。标尺分为“垂直标尺”和“水平标尺”[2]。

1.4 对话框启动器

Word中有一些小图标是对话框启动器，可以对其进行单机操作，将与其相关的任务窗格和对话框打开，会有与其相关的更多选项弹出。比如说需要调整Word中的字体的时候，可以对“字体”组的对话框启动器进行单击，就会有“字体”的对话框弹出，可以调整所需字体。

2 计算机办公软件Word的基本操作

2.1 Word文档的操作

先要对Word软件结构进行熟练地掌握，再对Word文档进行相关的操作。要利用Word文档进行工作的时候，需新建文档，先单击“新建空白文档”这一选项，再确定“空白文档”，最后单击“新建”按钮，这样就可以创建一份空白的文档了。对新建好的“空白文档”进行操作后，需要对其进行保存，进行保存文档的名称后缀.docx或.doc不能删除。倘若对文件进行修改后需要更改文件名，否则系统会默认替换原文件，同名文件的后者会替换前者[3]。

2.2 Word图片属性的操作

Word文档常用的功能之一就是插入图片，在进行图片插入的操作时，首先需要找到选项卡“插入”并对其进行单击，然后再选择“图片”，对需要插入Word中的图片文件进行选择并确定，最后单击“插入”，就可以将图片插入文档中。倘若插入文档中的图片位置大小和形状都不太合适时，可以对其进行调整。此时，可以利用鼠标左键对选中图片进行单击，图片的边缘位置会出现边框，通过对边框大小和位置进行调整，这种操作方法比较便捷。

2.3 Word窗口结构的操作

打开Word程序后，Word窗口的结构构成会直观地展现在用户面前，用户能够直观地看到状态栏、页面编辑区域、标尺、功能区、窗口状态控制按钮、标题栏、快速访问工具栏以及Office按钮等。实际对任务窗口进行操作并不复杂，操作者可以有效地完成不同的任务。操作者可以利用任务窗口的模式对所需任务进行筛选，这一过程比较简单便捷但是却大大方便了操作者，有效节约时间，可以使得Word使用者的工作效率和工作质量有所提升。Word的视图一般分为阅读版式、普通视图、页面视图、大纲视图以及Web视图等，使用者可以根据自身阅读办公的习惯对Word文档切换不同的视图，这些视图的特色都比较鲜明足够满足使用者需求。当使用者需要进行视图切换的操作时，只需要对菜单“视图”进行选择就可以将视图切换[4]。

3 计算机办公软件Word的使用分析

3.1 使用的技巧

办公软件Word的使用技巧可以使得使用者对于Word软件的操作速度和操作能力有所提升，这离不开使用者大量的练习和实践。比如说想要对文档中出现的大量空格进行删除，传统的删除手段是按住“删除键”一个一个进行删除，这样会消耗大量的时间，使得工作效率降低，此时可以利用“替换”的选项，这样能够利用精准的定位对所有的空格进行一次性的替换，这种操作方法便捷，且效率比较高。Word程序中的重要功能键之一就是快捷键，它能够方便使用者进行操作，比如经常使用的“Ctrl+C”可以对选中区域进行复制，代替了单击鼠标右键选取的控制，“Ctrl+V”可以对复制内容直接进行粘贴，提升办公效率。

3.2 文本的处理

办公软件Word的主要功能还有文本的处理，其特定的精准性和高效性有利于使用者利用其对文本进行相关的处理，同时能够使得文本处理的质量提升。操作者利用Word编辑相关文字的时候，能够对其操作带来较大帮助的功能之一就是智能编写，这项功能可以提供给操作者导向的服务，比如说在进行替换文字的操作时，操作者可以对Insert键进行单击操作，这样能够变更整体文本的输入模式，改写工作替换了文本便捷的工作。当文字替换的工作结束以后，可以再次点击Insert键方能继续进行文本的输入。Word对文本的处理还有许多便捷操作，对办公起到良性促进作用。

3.3 文档的管理

Word能够对计算机中的文档进行文档强化的管理，当操作者需要对某一重要文档进行加密时，可以利用Word对其进行加密的操作。首先需要对Office按钮进行单击，然后点击“准备”，此时对弹出操作菜单，对其中的“加密文档”进行单击，在弹出的“加密文档”对话框中输入设置的密码并确定，再次输入密码并确定就可以完成文档加密工作。这项功能能够使得重要文档数据得到保护，避免工作中的重要数据泄露[5]。