计算信息技术在档案管理中的运用

江苏省常州市实验初级中学 刘嫩

信息技术的发展为档案管理工作的优化升级带来了巨大的可能，本文以此为出发点，围绕中学院校档案管理工作的开展，结合档案管理性质，探讨在实际工作过程中，存在的具体问题，并结合问题，从计算信息技术的角度，探讨电子档案引入的必要性，以及对于传统档案管理革新的具体手段，为中学档案管理工作的优化升级奠定理论基础。

0 引言

随着我国社会主义经济的不断发展和信息化建设进程的加快和推进，个人信息的保存变得越来越重要。档案管理的作用越来越重，人们越来越重视档案管理工作。同时，档案管理对管理者和工作人员的能力要求也在不断更新和提高。随着科学技术的发展，信息技术与档案管理工作的融合成为了必然，也对于档案管理工作效率与质量的提升提到了一定的积极意义。但是中学院校档案管理本身，现阶段还存在很多客观的问题，如不同种类的档案在管理过程中有不同的要求，传统档案与电子档案对接存在的客观问题等，都是两者转变与融合过程中，迫切需要解决的问题。

1 档案管理性质

档案管理的性质可以划分为三个方面，即种类多、信息量大、管理要求多样。

1.1 种类多

中学院校档案管理工作的开展，往往具有一定的复杂性，体现在档案管理工作内容上，就表现出种类多的特点。对于学校而言，档案管理工作的内容可以细化为很多方面，包括教学方面、人事方面、财务方面、后勤管理方面等诸多方面，每一个方面又可以具体细化为诸多内容，无论是内容的采集，数据的分析还是档案的整理都需要耗费一定的人力，因此，档案管理工作的开展，在面对庞大的对象时，很难形成高效简洁的办公行为。

1.2 信息量大

信息量大不仅仅反馈出上文所指的信息量大的问题，还体现在个性化的管理要求上，如纸质档案中，根据档案的实际内容，往往会有格式规范，而人员调动的背后涉及到可用数据的共享，此外，还保护对于数据内容的保护，档案的存储与备份都多个内容，因此体现出了信息量大的特点。

1.3 管理要求多样

不同学校对于档案管理的要求不同，而同一学校对于不同内容、不同人或不同事件的管理需求也不相同，这加剧了档案管理工作的复杂化，促使档案管理效率进一步下降。此外，管理要求的不同还体现在档案内容上，有的档案主要需要存储，有的档案则需要进行交接转移，因此，档案管理工作的要求不同，完成对于档案管理就更加依赖于人工操作，这就促使信息技术手段很难完全替换档案管理人工行为，两者之间的有效融合与具体运用就受到了限制。

2 档案管理中存在的具体问题

档案管理工作中存在的具体问题可以细化为三个部分，第一部分是档案检索，由于内容多，信息量大，因此检索相对困难；第二部分是工作效率问题，由于对人工操作行为的依赖，档案管理工作的效率始终与需求无法形成正比；第三是档案存储有限性的制约，库房容量有限，很难超额存储。

2.1 检索难

在上文中指出，档案管理内容多，种类杂，分类困难，因此，档案收集与归档处理工作的开展就面临重重困难，不仅如此，当需要调用档案时，由于缺乏快捷便利的检索方式，要查阅档案就更为困难。无论是存储还是检索都体现出低效率的问题，这在一定程度上严重的影响学档案利用效率，影响了学校管理进程。

2.2 效率低

效率低则体现在，传统的档案管理工作中所面临的对象，绝大多数是纸质档案，因此，需要专门的库房来存储这部分纸质档案，而后续的检索与查阅工作就显得极不便利。此外，如何保存也成为了一个大问题[1]。如客观存在的库房防潮、防尘、防虫的问题，如果不到位，都会导致档案的损坏，间接对于学校发展产生消极影响。例如，有些档案管理人员对于这种新的档案管理方式不熟悉、不了解，甚至对于这种新的系统不会使用，认为现学这种信息化管理方式，太过困难，认为传统的模式也比较方便，这也是信息化档案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我国现在档案管理的现状是:国家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人员更依赖于传统的档案管理方式，这就造成了矛盾。

而在纸质档案与电子档案的融合过程中，又出现了大量电子档案备份纸质档案和纸质档案备份电子档案的情况，这个过程中，档案的重复性上升，安全性下降，对于档案管理工作开展的效率直线下降。

2.3 容量小

传统的纸质档案占据了库房的半壁江山，也在传统档案向电子档案转变过程中，还存在电子纸质两种形式的备份，加剧了档案管理的工作量，同时库房、存储容量越来越小，学校档案管理工作的开展也越来越难。

2.4 信息化工作开展不到位

很多的档案管理仍采用传统的纸质材料的保存来进行档案的管理，而且对于借阅或调用的过程也都是采用纸质的材料，这样长久的持续下去，会使档案资料出现破损甚至丢失的情况的出现，而对于现代化的信息技术手段却很少进行应用，从而在很大程度上造成了人力财力的浪费，而且也不能很好的对档案进行管理保存。

3 有效的解决策略分析

计算机信息技术在档案管理工作汇中的具体应用，是档案现代化发展的需求。以计算机为中心的现代信息技术的发展，给档案管理工作带来了巨大的冲击与挑战。随着社会经济的发展，档案在生活中发挥着越来越重要的作用，档案的数量大大增加，人们对档案的需求越来越高。面对如此庞大的信息，档案管理工作人员要想提高效率，满足人们的需求，必须从繁琐的资料中解脱出来，寻找快捷、便利的手段。对于学校来说，档案管理工作的开展，体现的是学校的历史、学校的教学质量、学校的科研水平以及学校的发展未来。但是传统的手工档案管理方式已不能满足社会的需求，档案管理人员强烈反应工作量大而效率低下。计算机技术应用于档案管理，使档案管理信息化，能最大限度地提高档案信息服务，从而提高档案管理效率。因此，必须创新档案资料的管理方式，重视档案成本与质量，具体到实际中，就是结合当下存在的客观问题，形成针对性的解决策略，达到较好的效果。

3.1 加快向信息型资料转变

对于学校而言，首先要加大对于档案管理工作的资金投入，主要用于购置各类提升工作质量的计算机设备，如计算机、扫描仪、网络安全防护设备等，通过客观硬件措施的提升，来加快向信息型资料的转变。

除了硬件条件外，还需要注重软件的升级，具体到实际中，就是先进档案管理方法和现代化人才的有机结合。具体到实际中，要提高对于人才的选拔，提升对于高科技与专业化人才的引入与应用，规划、科学化档案管理进程，从而加快向信息型资料转变的进程[2]。

在整个过程中，有一点需要尤为注意，即对于人才团队的建设工作。计算信息技术在档案管理中的运用不仅仅需要相关工作人员具备一定的档案管理专业知识，还需要招揽具备信息技术能力的综合性人才，来优化整个团队，与此同时，信息技术本身就处于快速发展的阶段，技术更迭可谓日新月异，因此，要形成长期的人员技术的引导与培养，促使工作人员深入学习，必要时可以建立一定的考核机制体质，从而更好的开展档案管理的信息建设，加快向信息型资料转变。

3.2 电子档案的引入与应用

电子档案的引入相对于传统的档案管理方法而言，优势明显，一方面档案管理具有一定的机读性，档案信息存储具有一定的高密度行，且档案信息数字化，因此承载体量更大，检索更加容易，但是相对的，电子档案也具备很多客观存在的问题。

安全性问题。对于电子档案而言，安全性问题主要表现在两个方面，其一是档案信息载体的安全性，其二是档案存储的安全性。信息载体的安全性主要是指在保存档案的过程中，可能会由于载体损坏，如光盘、U盘、硬盘等损坏，导致档案不可读，进而促使档案丢失的情况发生。存储的安全性主要是指在已经完成存储的档案信息当中，如果没有安全保障，很容易出现电子信息被篡改或被窃取的情况，同样会导致档案丢失。

电子档案引入后，相关档案管理人员的知识结构显得单一，无法满足实际的工作需求，因此，为了确保电子档案的顺利引入以及其在中学档案管理工作中的有效应用，就要做好办公自动化系统，促使纸质档案与电子档案能够无缝集成，通过不断提高对于文件的安全监控，以及档案工作人员的综合素质，满足电子档案的引入及应用需求[3]。

3.3 对传统档案的革新

在上文中指出并强调，现阶段的档案管理工作当中，需要人为操作的比重比较大，因此，电子档案的引入并不代表着完全摒弃传统档案。实际上，“双轨制”是现阶段档案管理工作中较好的一种模式。

所谓“双轨制”，就是电子档案管理与传统档案管理并行，电子档案管理工作的开展本身结合电子特性，采用较为先进的电子技术，实现档案管理的高效化的保障。而根据具体的内容，建立对应的区域，融入传统管理办法，形成双效管理，为档案管理工作的开展带来“双保险”。

整体来看，“双轨制”对于档案管理工作的优化升级而言，存在一定的必然性，一方面，传统的档案管理中，如校史档案需要传统档案的呈现形式，另一方面档案管理在信息技术的影响下，无论是高效性还是质量都提出了相对较高的要求，因此，运用“双轨制”就具有一定的必然性，这也是传统档案的必然革新之路。

在实际应用过程中，对于电子档案管理工作的开展来说，存储是“双轨制”的核心问题之一，海量的存储内容显然不能依赖于传统档案管理手段，因此，主要通过电子档案管理来完成，根据现有的技术手段，选择在线存储或离线存储两种行为[4]。而对于传统档案管理而言，要做到留“人”去“纸”的管理路径，即推崇无纸化设计与办公自动化的同时，要对于必要内容形成动态化的切换，必要情况下保留对于纸质档案的应用，从而构建与当下时代特征相符合的档案管理机制。

4 结语

综上所述，随着计算机技术的快速发展，档案管理工作的重要性也越来越凸显出来，人们对于档案管理的认识也逐渐的加强。在档案管理中使用计算机技术，使档案信息更加的组织化、系统化，更好地重现历史的真实面貌。计算机技术在档案管理中的应用是档案管理发展的必然趋势，对于学校而言，既要重视档案管理工作中效率与质量的提升，加强相关软件、硬件、人力、财力的投入，又要看到信息化技术在现阶段存在的具体问题，优化传统档案管理模式，实现两者的有效融合，才能够最终促进档案管理工作的长远有效的发展。本文仅从理论层面对于档案管理展开论述，望广大相关工作者继续深入探讨，提出更多有效性策略，为档案管理工作的优化升级贡献绵薄之力。