基于OA系统的管理体系文件电子化受控及运行实践

张红英 宋红梅 党静 张玉兰

（石家庄市疾病预防控制中心 河北省石家庄市 050000）

疾控中心均要编写和使用内容庞大的质量管理体系文件，如使用纸质装订的体系文件，需要投入大量的人力财力进行文件的编制、装订和管理，耗费大量纸张、耗材，占用文件柜等空间，特别是在体系文件改版和运行中作出部分修订时，纸质版的作废文件要收回销毁，新版本要同步发放，工作耗时耗力且容易出错和造成浪费[1]；同时在体系运行过程中会形成很多记录，多数记录涉及多人签字，需工作人员多处找人审核签字，造成时间、精力上的浪费，更影响了工作时效性。因此，要解放思想不断探索创新发展[2]，我单位自2010年开始探索在OA系统上（可同步手机）对体系文件进行电子化受控管理，并逐步探索在OA系统上建立基于体系文件中受控记录表格的工作流程，实现审批电子化，极大减少了工作量、缩减了办事时间，经多年运行，日臻成熟完善。

1 OA系统的实现路径

1.1 支撑环境

系统软硬件支撑环境采用虚拟服务器架构，利用三台物理服务器、一台存储服务器和Oracle VM 组成。虚拟平台运行状态、功能信息等随时掌握，虚拟化管理工具实现自动化以及简化资源调配，对所有物理服务器及其上的虚拟服务器进行统一管理。虚拟化集群之内的配置参数、运行状态、逻辑关系等信息一目了然。同时还可针对集群定义所需的高级功能，如高可用、负载均衡等，如果集群之中出现硬件故障，可以通过虚拟化快速恢复，保证较高级别的业务连续性水平。

虚拟化集中的管控中心可以完成绝大部分的IT管理职能，大大减少了琐碎的管理事务，提高管理人员的生产效率。经过一段时间的运行，还可以进行“节能减排”带来的效益分析，从绿色环保角度体会虚拟化带来的益处。经过不断的利旧扩容，或采购高配置服务器，逐渐扩大虚拟化的范围和规模，最后形成“云计算”架构的IT基础框架，达到提升IT管理水平的目的。

1.2 软件架构

系统采用了分层式结构，在逻辑和物理上进行多层部署。从下至上分别为数据访问层、业务逻辑层、表示层，使系统具有可维护性强，扩展性好，部署实施灵活方便等特点。基于微软平台DotNet架构，采用B/S结构，结合单位管理的手段与方法，集成工作流、文档管理、日程安排、任务系统、公共事务、即时通讯工具、人力资源等模块，实现人员组织、工作协同、信息共享、工作流转等管理功能，从而提高单位内部人员之间的沟通、协作和控制水平。达到提高工作效率、提升执行能力的管理目标，有效提保证了管理体系的运行效果。

1.3 系统技术特点

1.3.1 应用方便

基于B/S架构研发、客户机无需安装客户端或任何专用软件、支持完全的移动性；支持各种网络环境应用，使用浏览器即可实现跨地区协同办公，真正实现Office Anywhere先进办公理念。使用普通PC服务器即可支持超大量用户同时在并发用户应用，系统响应速度高。

1.3.2 稳定健壮

采用基于WEB的企业计算，主HTTP服务器采用了微软的IIS服务，维护方便快捷，性能稳定可靠；无ActiveX控件，所有程序网页实现，数据存储集中控制，有效避免了客户端因硬盘被操控而引起数据泄漏的可能，有效防止网络黑客的恶意攻击和病毒侵害引起的系统崩盘；多级的权限控制，完善的密码验证与登录验证机制为系统安全性提供保护措施。

1.3.3 交互性友好

系统程序设计全部采用Web2.0形式，使用Ajax技术，用户可以创建接近本地桌面应用的更直接、更可用、更丰富、更动态的Web用户界面，极大极高了客户和系统的交互性，使系统具备更强的适用性。即使电脑操作不熟练的用户都很容易掌握，使本系统成为单位内人人可用、人人会用、人人爱用的办公系统，更快实现协同办公的理念。

1.3.4 成熟度高

在系统开发和测试期间，不定期请单位各科室人员进行现场测试，听取测试反馈意见，进行不断的系统调整和功能迭代，历经多个版本升级和用户使用的实际反馈，证明了本套软件高度的稳定性、可靠性、安全性、成熟性和可操作性。

1.3.5 灵活配置

固有模块和定制开发模块的任意组合和搭配。在关注OA核心应用，做好基础模块的同时，功能不断拓展升级，充分保护用户软件投资，任何用户可以根据自身的规模和特点，选用本产品中的不同模块或进行特定的流程定制。

2 管理体系文件在OA的电子化受控管理做法

2.1 明确受控文件范围

单位的管理体系文件由质量管理体系文件、管理制度组成，均作为受控文件管理，以确保全员使用现行有效的管理体系文件。

2.2 授权专人上传管理

经质量负责人批准，授权办公室2名人员进行受控文件的上传管理，人员调整时及时收回权限再行分配。

2.3 在OA中设立专属界面

在OA中设立“文档”模块界面，专用于上挂管理体系文件。

2.4 分类分层上传受控文件

首先将管理体系文件分为两大类上传，即：质量管理体系文件和管理制度；再将质量管理体系细分为四个层次上传，即：管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格；再将管理制度细分为党建类、行管类、后勤类等十几个层次上传。这样更便于职工查找。

2.5 记录表格类随用随下载，其它文件只能阅读不能下载

一方面为了有效受控防止使用作废文件，在OA上设定管理手册、程序文件、作业指导书以及管理制度为只读、不能下载；另一方面为了便于工作中随时使用受控记录表格，在OA上设定记录表格类受控文件可以下载，但要求随用随下载、不得使用转存版本。

2.6 对修订的受控文件及时上传，同时通过OA系统通告科室学习

要求上传人员在受控文件变更后1日内进行网上更换，并通知相关人员收阅，打印收阅情况与《受控文件更改审批表》一并存档。

3 工作流程在OA上审批运转的设计及运用实例

3.1 工作流程的设计依据

工作流程的设计依据为现行的管理体系文件，有的为直接拿来用之的受控记录表格，有的是对某个体系文件经过综合分析后制定的。

如：外来人员进入实验室均需填写受控记录表格《来人来访通知单》，其中涉及3个管理层级的人员签字，该受控表格本身设计层次清晰、内容全面，便可直接嵌入到OA中使用。

3.2 能运用尽运用的原则

凡是能够使用OA的流程能多尽多，除了在现行政策下不允许使用的，比如管理制度中规定的财务报账手续，在财务规定方面必须手写签字，则不能将报账流程嵌入到OA中。

3.3 均可提出OA流程设计申请，设计原则为谁管理谁设计

全员都可以提出OA流程使用意愿，经中心领导批准后，交由对应的管理科室进行设计。

比如：加班、事假、换岗等人事考勤类工作，经手签批的人员多，很多职工要求使用电子化流程审批，故由人事部门主导设计了《请销假流程》《新进、转岗、调离、退休人员服务管理流程》，有效提升人力资源管理的同时，方便考勤记录，提升了劳动纪律管理水平[3]。

3.4 质量负责人组织论证审批

为了确保每一个流程设计准确（与现行体系文件一致）、便捷，质量负责人均要组织信息化设计人员进行论证和试用后才能上线运行。

3.5 工作流程要随着体系文件要求的变更而变更

为了防止出现工作流程与现行体系文件不一致的现象，责成办公室在体系文件改版、修订时对相应的工作流程做出调整。

4 效果

4.1 极大节约了资源

（1）节约了人力资源，如体系文件修订改版替换由原来的3人5天以上变为1人不足1天之内，降低了管理人员的工作强度；

（2）推动了无纸化办公的进程[4]，节约了物力。

4.2 极大提高了工作效率

电子技术的应用大大缩减了时间成本[4]，特别是将实验室作业指导书上传OA，方便工作随时浏览电子版文件，无需翻阅纸质文件，检索方便快捷，提高了工作效率[5-6]；网上审批事项，随时随地都能办理，减少了跑腿找人甚至多次找人不遇的问题，使事项办理更加高效；在工作过程中，各个部门可以相互共享数据信息，彼此间建立相互协作的网络关系，这样就可以使工作变得更加快捷、高效[7]。

4.3 极大提高了工作质量

运用科学的管理手段，配合信息技术，使得管理更为现代化和科学化[7]，所有经过OA流程办理的事项置于全员的监督之下，办理时间、办理结果、涉及人员清晰无误被实时记录，预防了成本过高的人工干预[8]，满足了管理体系对记录在及时、实时、不得誊写方面的要求，在工作时效提高的同时，工作流程的规范性和数据管理的准确性得以体现[9]，工作质量同时也得到极大提高。

5 结语

在“互联网+”时代背景下，“互联网+”思维逐步在社会各个领域中广泛应用，管理工作也应顺应时代发展需要不断创新[10]，信息化手段可以通过整合资源、优化管理流程，实现有效贯通、有效监督、有效管理，真正提升效益和管理水平。同时必须注意到，要想做好信息化建设，除了有先进、科学、可行、适用的理念设计外，还要加大资金投入，为工作人员配足电脑等终端设备，更要强化机房的安全防护等级建设，软、硬件建设齐头并进，共同发力推进。