人工智能在企业档案有效利用工作中的应用

王秋艳

（河南省儿童医院 河南省郑州市 450018）

1 引言

当今社会伴随着信息化、智能化、云计算和大数据技术在档案管理中的广泛应用，企业档案管理都在朝着人工智能方向不断发展。通过对人工智能技术的应用能够扩大档案管理的应用价值，创造档案管理新的处理方法，很大程度提升了档案管理工作的效率。档案管理工作是搭建智能政务与智能社会的重要一环，达到智慧档案管理及智慧档案服务的新需要，提升处理自然语言的能力、深度学习及处理的技能，可以更好地提升档案管理工作效率并且提高档案服务质量。

2 档案应用技术的特点

2.1 人工智能技术

2.1.1 人工智能的基本概念

人工智能技术是一种通过仿真，扩展和研究智能理论，技术，方法和应用系统开发进行扩展的新技术。人工智能是计算机科学的领域之一，该领域的研究包括语言识别，机器人技术，专家系统，自然语言等。人工智能研究的一个重要目标是允许计算机总体上处理各种文件，数据和几何信息，它通常需要人工智慧，最后一个可以实现大文件的管理。

2.1.2 人工智能的研究价值

人工智能研究使计算机可以模拟人类的智力行为和思维过程（例如，推理，学习计划，思维等），以计算机达成智能的原理为主体，制造出类似于人类大脑智慧的计算机设备，让计算机能够达到更高层次的应用价值。

2.2 数据处理

随着计算机网络技术的不断发展，信息数据处理的效率和移动性得到了提高。计算机可以快速处理，请求收集，存储和交换来自大量无序数据的数据。通过各种计算机软件应用程序提供数据和产品的价值和重要性是数据处理的重要组成部分。在企业档案管理中，不断开发和创新新技术，如今档案存储在计算机和网络中，可以根据各种计算机设备的结构和工作来分析时间和空间的分布。

2.3 人工智能技术应用的要点分析

人工智能在档案网站建立中的落地是人工智能技术应用的关键。目前来讲，人工智能的网站应用可以概括为以下三点来进行：

（1）网站各模块的智能化应用水平较为落后，很多检索、分类的设置都缺乏人性化，整体应用效果缺乏科学性。通过人工智能的有效应用，可以帮助网站建立智慧档案馆系统，一方面可以提现多样化、多层次的文件信息服务模式，帮助使用者更加顺畅地进行网站检索和浏览，另一方面也能通过人工智能优化当前的信息网络化设置，促进数字档案馆的有效推进和使用寿命的提高。伴随着网络科技日益发达的社会发展背景，数字档案馆已经可以成功结合云上存储和计算、物联网+应用技术以及与人工智能相结合的技术应用方式，让数字档案馆与传统档案馆相结合，取长补短，共同促成档案技术化、科学化的转变进程。

（2）先进的数据集成理念落实滞后，需要加强档案资源收集的信息集成化管理。档案信息内容庞杂、繁琐，并且会随着时间的推进产生后续更多的信息，这就需要先进的数据集成技术来支持档案机构的资源整合和数据集成理念的有效应用。例如网站智能化应用规则，可以帮助用户建立起简单可行、详细灵活的信息使用规则，并针对用户的权限设置提供随时可变更、可调整的人工智能设置。

（3）档案网站维护需要大量的人力支持，缺乏有效的人工智能运用。在千人千面的技术应用方面，人工智能要注重一个应用要点，那就是以人为本，将用户作为最终的服务目标来进行标注。例如在信息索引和用户个性化信息推送方面，要充分利用好人机交互智能化服务模式的技术应用，让不同的用户有不同的平台体验；或者针对传统档案服务过程中较为繁琐的信息检索程序，优化人工智能检索模式，提高用户满意度；在建立客户档案方面，人工智能也能做到“一键建档”，简化用户的建档程序。

3 人工智能对企业档案的有效利用产生的影响

人工智能这项技术在企业档案的高效利用中起到了至关重要的作用，相关工作人员对于档案文件的充分利用和高效信息提取能够有效提高企业工作效率、完善企业工作流程。同时，人工智能能够在传统档案管理工作的基础上充分利用先进网络信息技术，强化档案信息资源的使用率和现代科技技术含量，对于优化信息标的、细化信息分类具有重要的价值[1]。

人工智能技术的应用简化了现有文件信息的输入，分类，分类和存储的机械操作，提高了文件信息的准确性，并有效防止了由于文件信息失真或人为错误而导致的人工数据信息丢失；同时，对于用户来说，访问查询和文件很方便。用户可以直接从信息设备终端搜索存档关键字，并找到需要立即咨询的存档信息。

进而，智能的文档管理系统可以满足使用者对文档灵活调取和自动化筛选等方面的使用要求，它提供了非常快的信息数据传输速率，因此可以极大地满足归档用户的信息需求。

3.1 提高企业工作效率

从企业以往对于财务管理的工作来看，不仅是对企业的工作模式或是对企业工作的内容看，都会存在重复出现的情况，特别是对财务会计工作人员来说，日常工作中大部分工作内容都在围绕要对数据信息的收集、整理、核对工作上进行，不仅要花费大量的人工在数据的核对和整合上，更要将其汇总成报表方便部门查阅，造成企业人力资源的浪费情况，而且企业成本会不断增加；进而，企业的财务人员必须执行长期的机械工作才能重复执行某些任务，容易发生错误[2]。

因此，将人工智能技术应用于企业单位相关数据的记录、整理和总计工作，可以有效解放人力、防止人力资源和生产成本的浪费，同时也能提高工作效率，减少错漏情况的发生。

对于企业档案资料的有效整合和利用，人工智能同样具有这方面的优势。不仅能够有效减少员工在档案查询、利用工作中过于繁荣、复杂、重复性的操作环节，更能有效防止错漏的发生。例如：自动查询、企业集成、自动审核及电子档案等技术，这些技术帮助企业档案部门工作人员从枯燥、乏味的工作中得到解放，让企业档案信息处理工作更有针对性，推动企业健康发展与可持续发展。

3.2 有利于基础数据的高效运用

在人工智能的模式下，可以有效地将企业档案信息、资源进行整合，使得企业特殊资源成为可快速操作的部分，为企业管理决策、运营决策起到决定性的作用；对于企业来说，对业务管理的优化和调整，能够加快信息传递的速度，有益于为企业管理瞄准时机，为加快在市场立足打下基础[3]。

人工智能技术能够在企业档案信息库与业务数据之间建立链接，并成为承载企业运营、管理及发展等相关信息数据的有效载体，将二者充分结合起来，不仅能够加快企业决策的执行力度，更能有效提高企业决策的战略高度，促进企业的可持续发展。

因此，在现代社会经济高速发展的大背景下，企业更要跟随时代发展的浪潮，充分利用人工智能的优势，将其应用到企业发展和管理的各个方面，尤其是在企业档案信息数据的有效开发和利用方面，这不仅能够帮助企业更好地总结经验、推陈出新，更能防微杜渐，为企业的战略发展蓝图提供坚固的理论支持。

3.3 有利于大数据的集成处理

在人工智能模型中，可以有效地集成企业的信息和资源，在有机整体上创建统一的资源，并为企业的业务和运营决策奠定坚实的基础；优化和协调企业的业务流程，加快信息技术的发展速度，将有助于企业抓住市场上的更好机会[4]。

同时，人工智能业务运营商，也能够有效推动企业财务档案和业务数据之间的充分结合，这不仅可以有效提高公司的决策能力，也能进一步保证公司生态的可持续发展能力。

为实现电子档案大数据信息集成的技术应用，大型科研所针对数字档案馆的信息化建设系统进行了深入的研究，并卓有成效。其中对于“增量电子化”和“存量数字化”这两种硬核技术的引入，不仅可以实现数字档案馆的立体化呈现、实现数据和信息的深度和广度上的档案服务拓展，更能帮助档案知识服务水平实现自我规划和自我提升，形成良性的行业发展态势。

4 人工智能在企业档案信息有效利用工作中的具体应用

4.1 人工智能相关技术应用

伴随着改革开放的不断推进，现代公司逐渐步入激烈的市场竞争环境，这对企业的档案信息处理和有效整合提出了更高的要求，不仅需要各种获取信息的方法，而且要更加注意获取信息的准确性和及时性。具体来说有以下几项应用重点：

（1）图像扫描识别技术的应用。图像文字识别应用系统属于新兴技术，利用人类感知、外界交互识别的智能识别系统来实现，在基础的图像信息采集的基础上，进行深度学习的特征提取、重组和构建的识别模型，借用AI 摄像机进行档案信息的识别和提取，提高提取效率的同时，也加强信息的再利用效率。

（2）应对互联网开放环境中的安全问题。利用IT 系统安防技术，加强企业档案信息的后门预置功能和自身漏洞的智能修补，增强企业档案信息的安全性。具体来说就是利用机器的“学习模式”与“防御模式”相结合的入侵特征检测技术，将人工智能的专家级预判和检测功能应用到档案信息门户检测系统中，提高企业档案的安全级别。

另外，在互联网环境中，人工智能技术能够保证在一台电脑出现病毒感染的情况下，不进行大面积波及，保护了统一网域内其他信息系统的安全和持续运行。

（3）网络化、数字化、社会化、“互联网+”的有效应用，以及语音语义识别系统的引入，提高人机互交智能化应用的发展水平；在档案推送技术领域，建立档案信息获取模型、组织模型、推送模型以及需求模型等，完善档案信息共享模型建立。

4.2 人工智能技术与信息跟踪技术的有效结合

人工智能在信息追踪和管理中的应用其实是一种综合应用能力的实体软件应用，不仅涉及到对知识库、数据库的提取，更涉及到相关信息库的再加工和重组。尤其是对于用户浏览记录、关键词设置等信息的提取和追踪，结合当下“大数据应用”背景的人工智能应用现状，进行有效的信息传输，进而提高系统对用户信息的有效把控，完善“千人千面”的有效应用。

通过对档案文件应用程序的改进，在技术上充分结合人工智能技术的优势来做出相应的调整，可以从以下几点着手来进行：首先，人工智能系统可以帮助建立“智能搜索程序”，提供“智能化的关键字搜索”功能；其次，强大的编程可以辅助人工智能实现信息系统的“网络追踪”能力，对于信息的泄露、盗用和非法查询起到可追溯、可跟踪、可监控的功能。再次，利用人工神经网络的快速运算、传送和分析功能，形成良性的输入与输出交互环境，这依赖于处理器对人工智能的强大模拟和学习功能，同时这也是智能化信息处理技术的核心思想，在信息追踪技术领域有着越来越广泛的发展前景。

4.3 完善企业档案录入机制

企业各部门录入的各式档案信息资源都有着一定的逻辑，在档案录入后，人工智能就会根据不同部门职责、工作性质的划分标准将数据和信息进行归类、统筹和整理，并建立起数据库、数据字段和程序之间的联系；对于网络信息化的档案录入工作而言，在进行公开化的信息录入系统建立的同时，也要注重企业信息安全化和完整性的程序设置，通过制定统一的标注、类目和部门模块等方式，既建立部门之间的有效联系，又防止错漏的发生。

4.4 人工智能在信息规则制定中的应用

人工智能本质上是对人脑思维模式的模拟和应用，因此在企业档案信息的智能化应用过程中，不仅要注重信息处理过程的技术应用，同样要注重信息规则制定的人脑过程模拟设置。

在制定规则的过程中，要合理规避技术壁垒的局限性，从多种数据信息模块中寻找人脑操作与机器操作的技术相通性和融合性，结合编程语法、规则的录入，进行人工智能技术的应用实效提升。

5 结语

企业文件管理应用程序不仅满足了时代发展的需要，还满足了企业文件管理革命的需求。人工智能通过增强存档功能并向档案管理员提供准确的数据，以提高公司财务运作的质量和效率并避免风险，在作出与传统的手工工作相比无法做出的科学合理的决定中发挥着重要作用。在各个领域成为重点关注的发展方向。档案管理中不但要处理大量的信息资源，还要使用新技术优化管理，这些都和人工智能技术密不可分。