国有企业如何加强数字化档案管理

○王佳庆

企业高质量发展离不开人才的助力。在识别选用人才的过程中人事档案发挥着至关重要的作用，这就对档案管理提出了较高要求。随着信息技术的发展，档案数字化打破了原有档案管理的瓶颈，在提供准确信息的同时，还具有一定的便捷性和安全性，大大提高了档案工作的服务效率。

一、人事档案的特点

在建设高素质专业化干部人才队伍的过程中，人事档案发挥着极其重要的作用。保证档案材料内容的真实、准确、规范是维护企业选人用人公信力的关键，特别是其中的“三龄两历”（即出生、参工、入党这三项时间及学习和工作经历）信息是组织人资部门了解干部基本情况的重要依据。人事档案具有以下几个特征：

一是人事档案具有“现实性”特征。在识别人才、选拔干部的过程中，档案中所涵盖的材料体现了干部个人的政治品质、学历经历、道德品行和社会关系等现实情况，发挥着给组织人事部门提供现实信息的重要功能，反映“现实”是人事档案的表征之一。

二是人事档案具有“动态性”特征。人事档案从最初建立起就具有了明显“动态性”表征。随着一个干部的学习经历、工作经历不断丰富，档案材料也会不断充实，再加上“档随人转”“人档统一”的管理要求，使档案材料不断处于“动态”完善的过程中。

三是人事档案具有“保密性”特征。人事档案中既包含提供给组织参考的重要依据，又包含奖惩信息、家庭信息和职业评价等重要的个人隐私，具有长时间保密的特点，不允许个人随意查询。

四是人事档案具有“全面性”特征。从人事档案所包含的材料来看，一份档案涵盖了学历、奖惩、鉴定、考核、政审、政治面貌和工资情况等内容，能够客观地反映干部“全貌”。为干部“精准画像”是档案材料的重要特点，具有很明显的“全面性”。

二、传统档案管理的“瓶颈”和数字化档案的优势

随着现代企业的发展，配套的干部人事制度也在不断细化和完善，在保障落实人才选用制度的同时，储备优秀人才、选拔优秀干部、人员任免调动都需要干部人事档案的信息作为支撑。一本档案的形成和使用需要经过收集、整理、管理、利用等各个步骤，特别是在传统的档案管理模式下，档案资料在查阅过程中会造成磨损，可能在转递过程中遗失，这都将给选人用人工作造成影响。而且传统的档案管理需要占用大量的物理空间，面对卷帙浩繁的档案材料，查阅过程也需要消耗大量的时间和人力。随着新设备、新技术的更迭，在为现代社会带来了技术进步红利的同时，也对档案管理工作提出了新的要求，由此基于图像识别设备和信息化技术的数字化档案为传统的档案管理工作打开了新思路。

传统的档案主要以纸质为载体，由于不同年代纸质材料的材质差别，再加上墨迹的氧化和纸质的磨损，很容易随着时间的流逝造成破损。数字化档案的首要步骤，就是把档案内容数字化。按照2018 年印制发行的新版《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）规定，数字化档案制作加工应符合相应的国家技术标准，同时《条例》详细规定了数字档案在使用过程中的保密要求。相对于纸质档案，数字化档案具有以下几方面优势：

一是具有保护性优势。传统档案一旦遗失、被涂改破坏或在使用过程中被磨损都会酿成不可逆的严重后果。对其数字化后，完全可替代原件为查询人员提供有用信息，最大程度地减少了对原件的频繁侵扰，有效地保护了原件内容。

二是具有高效性优势。数字化后的档案材料，能最大程度地借助信息技术的优势，利用加密查询系统，通过互联网保密传送，形成纵向到底，横向到边的信息覆盖网络，一旦有需要可以实现对档案内容的实时查阅，为跨板块、跨部门、跨机构、跨区域调动调整干部提供便利，提升了档案传阅的效率。

三是具有集约性优势。传统纸质档案需要占用大面积的房间作为物理储存空间，还要布置阅档空间，往往因结构布局而显得很局促。数字化后的电子档案可以存储在光盘、硬盘、闪存等载体中，这些载体具有容量大、体积小的特征，可以有效地破解物理存储空间的局限。

四是具有规范性优势。对干部档案数字化后，由于传递查阅的都是电子档案，可以有效地杜绝传统纸质档案在查阅过程中出现的抽取、撤换、涂改等现象，保证了档案材料的真实性，提高了档案管理的规范性。

三、晋能控股集团数字化档案的具体实践

数字化档案建立和使用需以安全保密为前提，以高效率管理、高质量服务为宗旨，融合高速网络技术、智能检索技术、分布式数据库技术，且要满足档案的管理需求和传递使用的功能。

根据山西省委组织部2019 年《关于开展干部人事档案数字化网络化建设的函》要求，晋能控股集团严格按照有关规定，在经过数字化建设立项、党委会议审议、招投标会议评标后，引进了有相关资质且完全符合保密要求的专业公司，围绕以下五方面完成了传统档案的数字化任务。

一是搭建硬件基础设施。物理设施主要由网络网管系统、安全设备、存储阵列、服务器构成。在组建完成专用的业务宽带、局域网的基础上安装操作系统、数据库管理软件，搭建基本的系统运行环境。

二是设计开发专用软件。根据不同的功能需求，开发档案采集、管理、查询系统，对不同管理人员实行分权限管理，根据不同管理权限给予不同的数据访问权限，并采用最新的加密算法保障档案内容的安全性和保密性。

三是对档案进行数字化加工。根据国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）标准，数字化档案需要用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，并根据该档案内的目录关系建立数据关联，形成独立的可进行索引的数据块。前期，企业确定了干部档案数字化顺序，对人事档案进行了查缺，要求各单位限期补充材料并归档。随后，经过对人事档案基本信息录入、目录录入、档案扫描、原始图像制作、图像优化和数据复审等环节，完成了3500 卷人事档案的数字化工作。

四是加强原件的保护及保存。在数字化档案内容的过程中，工作人员对原件进行了裱糊和装订，整理成册的档案按照编号顺序放置于适宜温度和湿度的库房内，并采取了防火、防盗、防霉、防虫和防鼠等方面的保护措施。

五是建立专业化管理队伍。数字化档案推动了档案工作的深度变革，工作重心也由管理纸质材料开始向管理信息数据转变，所有的信息化功能、日常的运行维护、流程的监督管控等都需要工作人员具有一定的电脑知识，因此，对目前的档案管理人员进行专业化的培训，不断提高其业务能力和法律意识，帮助管理人员尽快适应数字化对档案管理工作的新要求。

干部人事档案数字化是档案管理的发展趋势，档案工作者应当改变现有思维习惯和工作模式，利用当下的技术手段创新管理方式，不断适应新时期新阶段新要求，以档案管理的清清爽爽保证用人的清清爽爽，让干部人事档案成为干部选用工作中可靠的“听诊器”。