医院综合档案管理工作中存在问题的探究

宋其励

目前，随着中国公立医院高质量的发展，行政管理越来越重要，越来越多的高层次管理人才加入到医院的行政管理中。综合档案室的成立是为了服务临床、服务医院、服务社会，在医院管理中占据着重要作用。同时，也能对医院的发展状况进行有效反映，在医院临床工作也有着一定的参考价值[1]。因此，做好医院综合档案管理工作至关重要。医院综合档案全宗包括文书档案、设备档案、基建档案、科研档案、会计档案、照片档案、影像档案、实物档案等等，门类繁多，特别是医疗设备档案在医院中有着极大的临床参考价值[2]。当下，我国医疗体系改革不断深入发展，医院综合档案管理工作也面临着新的困难与挑战。因此，必须及时找到医院综合档案管理中存在的问题与不足，并加以针对性解决，使档案管理工作的质量得以提升，这样才能促进医院管理工作的整体有效发展。

1 医院综合档案管理工作中存在的问题

1.1 档案人员队伍专业性不足、档案收集困难 医院综合档案管理工作比较复杂，其内容也较多，且部分文件资料涉及到医院机密。因此，档案工作则必须由专业性强、综合素质高的人员进行档案管理，确保其工作的可靠性与合理性[3]。然而，由于综合档案室在医院属于不营利科室，很多医院安排的档案管理者多由医疗科室或行政科室的人员转岗而来，其对档案工作管理的认知不足，档案基础业务薄弱，缺乏规范性及专业性[4]。有的医院尚未制定档案分类大纲及《文件材料归档范围及保管期限表》，因而使得档案管理工作中失误现象频频发生。各科室兼职档案员缺乏业务培训，对归档材料收集缺乏专业性，并未严格按照综合档案科室下发的文件规定来收集。部分科室为迎接上级检查，查阅资料方便，很多重要的资料分散在各科室，未依法落实档案集中统一管理制度，这使得档案室收集的归档材料很难保证齐全完整，大大降低了综合档案管理的整体效率。

1.2 档案管理制度不全 有效的管理制度将对综合档案管理工作起到积极的指导作用，同时，也将起到规范作用。档案管理制度属于现代化医院管理的重心，对整个医院的资料信息管理均有着一定的参考价值。然而，当下多数医院均还未完善科学的档案管理制度，档案法律法规宣传不及时，整体医院档案意识和法治观念淡薄。医院档案工作领导体制不健全，多数医院分管领导不够重视综合档案工作，经费投入相对不足，档案工作责任制度落实情况未纳入院绩效考核体系中，分管领导、专兼职档案员考核奖惩措施未落实，这些对整个综合档案管理的质量产生了严重影响。

1.3 档案信息化建设工作滞后 大数据趋势之下，多数医疗机构为提升自己的医疗水平，则往往会注重临床物力、财力、人力等各方面的投入，并积极引进先进医疗设备，储备专业的医疗人才，达到整体医疗服务质量的提升效果[5]。与此相比，医院行政对综合档案管理工作的资金投入则显得略微不足，档案信息化建设经费也相对有限，进行档案工作管理时，很难实现办公自动化与档案管理软件的有效衔接，档案的利用受到一定影响。此外，诸多医院尚未开展档案信息资源的开发利用，计算机设备未进行升级与更新，只建立文书档案目录数据库，未进行深层次的数字化加工，这使得档案信息化建设工作相对滞后，一定程度上阻碍了档案信息化管理的实现，无法使医院档案信息化价值与作用充分发挥[6]。

2 医院综合档案管理工作的完善与创新

2.1 加强档案人员队伍建设 医院档案管理的精准性对医院的口碑、形象将会起到直接影响，而档案收集是否齐全完整直接影响医院职能部门的利用效果。对此，医院应积极引进档案专业人才，加强优秀的档案管理人员储备和队伍建设，加强档案法律法规学习，加强对专兼职档案员专业知识与业务技能培训，通过线上线下等多个专业知识培训渠道，全面打造一支能力过硬、素质够强的档案管理专业人才队伍，使档案分散、档案收集困难等问题得以有效解决。具体应用时，医院还应同自身的实际情况相结合，及时掌握档案保管情况，并有效分配相关档案管理人员。另外，还应同各部门的兼职档案人员进行责任的有效划分，实行绩效考核奖惩制，确保每项管理工作均能落到实处，提升综合档案管理的整体效率。

2.2 提升档案信息化技术 新时代背景下，信息技术呈现出快速发展态势[7]。数字化信息技术的应用使医院档案信息资源平台实现共享服务、跨科室共享利用。医院综合档案管理的水平也将起到显著提升，逐步实现以信息化为核心的现代化档案管理。由此可见，档案信息化技术的提升至关重要。具体应用时，医院分管领导与档案管理人员要对档案信息化管理工作的重要性给予重视，应保障档案信息化建设经费投入，在办公经费中设立档案信息化建设经费，专款专用。配备计算机技术的专业人员，升级设备设施和档案管理软件，开发数字化资源，构建完整的档案数据库，实现由纸质文件向数字化资源转变。过去医院档案管理多以纸质文件存档，会占据大量的空间，同时保管和利用的过程也较为繁琐，会造成时间方面的耽误。而在数字信息化技术的引入后，档案管理则会逐渐多元化，档案也可转为视听形式或电子形式。进行综合档案管理同时，医院还应积极加强网络环境监管，确保网络安全性。由于医院综合档案里涉及大量医院机密，建立医院内部网络环境，要完善管理制度，落实访问权限设置、身份认证、安装配备防病毒软件、对数据加密等措施，将内网与外网相隔离，做好数据的联机备份、脱机备份和异地备份等数据备份[8]，确保档案信息的完整与安全，便于检索利用。简言之，医院综合档案的管理与数字信息化技术是不可分离的，应用信息化技术，医院综合档案管理的效率也将逐步提升，管理的现代化与信息化特点也将尤为明显。

2.3 完善科学档案管理制度 现代医院发展中，制度化管理已经成为了一项必然趋势[9]。在进行医院综合档案管理时，应建立完善的档案管理工作机制，建立健全科学的档案管理规章制度，规范档案管理行为[10]。通过制定分管领导工作机制，实现分管领导直接抓，各科室协同办的档案管理网络，确保档案工作中出现的问题及时妥善解决，保证档案管理工作严谨正常。医院综合档案室管理职责较为繁多，医院综合档案管理应以相应管理要求为依据，制定档案综合管理制度和办法，明确档案保管期限与归档范围。若制度存在不足，还应参照实情进行修改完善。同时，还应制定相应的管理考核制度，把档案收集纳入年底绩效考核，激发专兼职档案员的工作积极性，结合管理效果施行适当的奖惩措施，使档案管理制度能够顺利进行，提升整体的管理质量。另外，医院在设置档案制度的过程中，还应与自身的实际发展状况相结合，加大对职能部门兼职档案员的业务指导，明确其基本职能，加强监督，分类指导，确保档案资料及时移交，统一管理，便于利用。落实医院综合档案工作职责，提高管理质量。

2.4 综合档案管理工作的创新 医院综合档案室的管理关系到医院发展的方方面面，如何开展综合档案工作，使医院档案事业蓬勃发展，我认为最重要的是要有创新的意识。具体应用时，首先要具有观念创新，随着医院的快速发展，高学历人才的不断引进，专职档案员要与时俱进加强专业学习，站在更高的角度审视档案管理工作，利用传统模式与现代化新媒体相结合的优势全方位宣传档案工作的重要性，不断增强影响力，以便提高全院档案意识和档案法治观念。围绕档案的收集、整理、保管、提供利用等方面工作，大胆创新，打破过去你进我收的常规，利用团体优势走出档案室，深入到各科室做工作交流，善于发现分散在各科室的积压资料。根据各科室实际问题，做出妥善的解决方案，实现档案业务的基础提升和档案工作管理水平不断提升。其次科技创新，档案信息数字化是档案管理事业发展的必然趋势[11]。数字化创新不单指文书、科技档案的数字化，更要实现其他室藏档案目录数字化，甚至全文数字化，实现办公自动化与档案管理软件的有效衔接，达到最大化利用效果。最后服务创新，医院档案管理工作服务创新的关键是高效，提供档案利用服务是综合档案部门的职责，医院综合档案室应具备熟练掌握现代化科技手段和先进的管理技术，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高利用效率[12]。根据医院的发展变化开发具有医院特色的信息资源，及时准确、广泛地开发档案信息，为医院管理、科研及其他方面服务提供理论上和业务上的指导，让档案资源成为医院改革发展的有力保障。

3 结束语

综上所言，目前我国已经在逐步推进医疗体系改革，有关的政策也被逐渐落实，医疗机构中的各项管理工作也取得了显著成效。本文对医院综合档案的管理进行了研究分析，可见综合档案管理与医院的整体管理水平有着至关重要的关系，故在现代公立医院发展的新形势之下，医院必须重视对综合档案的管理，特别应关注档案的管理制度建设、管理意识提高、现代化技术的应用等方面，做好管理的有效改进与创新，适应医院现代化、可持续性发展趋势，发挥更多更大的作用。