铁路房建工程技术资料电子版归档工作的现状和对策

丁淑琴 (上海铁路局合肥房建公寓段，安徽 合肥 230000）

0 前言

随着全国铁路建设的快速发展，铁路工程建设项目集聚增加，加上新工艺新材料的应用，形成的工程技术资料数量巨大，铁总档史〔2018〕29号文《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中第六章第三十三条：项目档案管理应积极采用信息技术强化管理，也对项目技术资料的电子化做了要求。工程技术资料电子版的齐全、完整、排列是否科学、储存介质是否规范，关系到技术资料电子版的利用价值。目前，各施工单位移交给维修管理单位的电子版竣工技术资料还存在如下问题：归档不及时、电子档内容不全、归档文件排列不科学等。为了保证工程项目技术资料电子版的利用价值，为日后工程设备的管理和维修工作提供真实的依据，实现电子化背景下技术资料的信息资源共享，笔者认为必须从管理意识上加强，从基础管理上抓起。

1 铁路房建工程技术资料电子版归档工作的现状

1.1 归档不及时

及时性是技术资料归档的前提。目前，归档不及时包括资料收集不及时和移交不及时两个方面：

①施工单位在施工管理过程中没有及时收集技术资料，存在重工程实体轻资料收集的情况，工程资料收集缺少整体规划和方案，到竣工时才临时抱佛脚，回头整理就很难保证资料的完整性；

②移交不及时表现在，施工单位没有根据铁总档史〔2018〕29号文《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中的要求，在静态验收前把技术资料送到接管单位来进行初步验收，有的施工单位在项目投入使用半年后还没有办理竣工资料的正式移交，有的施工单位对电子版技术资料还不够重视，在竣工验收后先移交了纸质版的资料，电子版的迟迟不能移交，有的施工单位只交了电子版竣工图没有交内业资料的电子扫描件。

1.2 电子档不完整

完整性是技术资料的基础。维修管理单位要求电子版与纸质版完全同步。目前，不完整表现在两个方面:

①内业技术资料不完整，内业资料中有前期文件、施工管理过程文件、产品合格证和试验报告、消防验收报告、复验报告、白蚁防治表等文件，施工单位在扫描内业技术资料时，一些单位把消防验收报告、复验报告、白蚁防治表等一些后期形成的文件没有扫描进来；

②竣工图纸不完整，有的施工单位没有把一个建筑单体建立一个电子文件夹，按照建筑图、结构图、水图、电图、暖图等分专业系统完整性的来收集整理。有的缺少水电图，有的图纸目录没有扫描和图纸的竣工图标没有签字，有的只是从设计院拷贝了CAD设计图，施工中变更的地方没有更改过来等问题。电子版的齐全和真实性是在纸质版真实齐全的前提下产生的，真实性是技术资料的灵魂。

1.3 排列不科学

工程技术资料归档不是简单地将工程资料堆砌在一起，装订扫描就完事了，组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，有很强的系统性和成套性。目前各施工单位交来的技术资料排列不科学表现在两个方面:

①内业技术资料分类排列不科学，没有按照线别→专业→单位工程→分部工程→分项工程来排列，有的单位交来的扫描件，没有一个单体一个文件夹，文件和图纸没有分开，归档案卷中资料排列随意、顺序错乱、给日后利用资料带来不便；

②竣工图纸的专业分类不科学，没有按照建筑→结构→装饰→水电暖来排列。

1.4 电子档扫描的质量不一

目前施工单位形成的电子版技术资料，主要是通过扫描纸质版技术资料和电子图纸CAD版本转换成PDF格式图纸，或者是直接扫描竣工蓝图来形成的。扫描的技术资料扫描件存在倾斜上下颠倒的情况，有的在扫描过程中有黑边、污点、等情况，使得电子档案不清晰，影响今后电子档的利用效果。

1.5 电子版载体不规范

维修管理单位要求施工单位在移交电子版本时用光盘和优盘两种载体各一套，有的单位只给了一种，有的单位优盘里夹杂着其他文件，有的优盘还带着病毒。

以上是目前铁路工程技术资料电子版档案归档中存在的一些通病。究其原因：建设单位和监理单位要求不严；工程技术资料相关责任人对电子版技术资料重视不够，档案制度落实不到位；有的未进行任何培训就上岗。

2 下一步工作对策

2.1 强化工程技术资料电子化管理意识

工程技术资料具有原始性、凭证性。一旦积累工作没有做好，造成残损、遗失，日后将无法弥补。因此，从项目组建时，严格落实工程技术档案“三纳入”制度，将工程技术资料的电子版工作纳入领导议程，纳入各项工作的计划中，纳入各类人员的岗位责任制中，强化技术资料电子版意识。

2.2 建立健全工程技术资料管理网络

建立完善体制机制、资料体系、坚持标准质量推进规范管理，全面落实铁路总公司和路局有关加强和改进新形势下技术资料管理工作的新要求。项目伊始，确定由项目经理统管，工程师主管，专业工长主抓、技术资料员专管的技术资料管理组织系统，形成层层负责、环环把关的责任体系。落实好技术资料各项制度，做好工程技术资料及其电子版的积累工作，项目竣工验收时，按要求进行规范整理，做到准确、完整、齐全。

2.3 实行工程技术资料信息化工作与工程“四同步”管理

进行工程管理的计划、检查、总结、验收各项工作时应同时进行工程技术资料及其电子化的计划、检查、总结、验收工作。发现问题，马上解决，如有遗漏，及时补缺。

2.4 严格归档移交程序

工程项目正式竣工验收后，工程技术资料人员按建设单位、监理单位的要求纸质版和电子版同时移交，结合上铁办〔2015〕646号，《上海铁路局建设项目档案管理暂行办法》与铁总档史〔2018〕29号文《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的要求进行整理，专职资料人员对电子版各种载体的数量检查合格后，填写好移交清册，盖上“移交单位”章，并按规定时间移交。

2.5 提高工程技术档案人员素质

近几年从与施工单位资料员的工作接触中发现，一些资料管理人员依然停留在“纸质管理时代”没有学习新技能。工程技术资料管理工作专业性强，需配备既懂专业技术又具备对资料的收集、整理、保护和分析能力、责任心强的人员。人员一经选用，上岗前，进行相关档案管理专业培训，了解有关档案整理的标准、规定及工作程序，并确保稳定性。

3 结语

交通强国铁路先行，近年来新增及正在建设了多条高铁线路，伴随建设项目建设过程，形成了大量的工程技术资料。工程技术竣工资料是工程建设的真实记录，是建设项目进行管理、验收及设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对使用和管理单位日后进行运营管理有着重要作用。工程技术竣工资料（包括纸质版和电子版）的收集和管理作为一项重要的基础工作，是工程规范化管理的缩影，也是单位细节管理的名片。只有与工程技术资料相关人员一起努力，才能系统完整地做好铁路系统房建工程的电子版技术资料，为下一步搭建电子化信息共享平台做准备。关系眼前，利在将来。