智慧校园背景下高校智慧档案馆建设路径分析

文/邵婧 王旭州 孙可佳

高校智慧档案馆建设路径分析，基于CNKI数据库，调研高校智慧档案馆的理论探索情况；基于国内十七所高校智慧档案馆的建设现状，分析高校智慧档案馆建设存在的问题。在此基础上，探讨高校档案工作实现资源信息化、馆藏智能化、业务感知化、服务智慧化的途径，从而应用诺兰模型讨论高校智慧档案馆的建设路径，以期为高校教学、科研、管理及师生与社会提供更加高效、便捷、精准的档案服务，推动档案工作的深入发展

一、引言

档案信息化是利用信息技术将档案管理模式从以档案实体资源为重心转变为以档案信息资源为重心的过程。[1]2008年IBM公司提出“智慧地球”构想之后，2010年又提出构建“智慧城市”愿景。随着“智慧政府”“智慧城市”“智慧校园”的出现，“智慧档案馆”也已成为档案界关注的热点。2010年浙江大学提出“智慧校园”理念。2013年“智慧档案馆”概念雏形引发讨论。2015年上海交通大学、西南大学开始高校智慧档案馆的探索实践。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出采用云计算、物联网、大数据、人工智能、移动互联网等信息技术深入推进“三个体系”建设。[2]2018年国家发布《智慧校园总体框架》标准，确定了高校智慧档案馆建设的基本规范。[3]目前，在传统档案馆基础上构建的高校数字档案馆，已经开始向智能档案馆、智慧档案馆发展过渡。在智慧校园建设背景下，如何借助智慧校园建设的契机提升高校档案工作的能力和水平，使其选择最佳路径加快向智慧档案馆发展的速度，这是高校档案工作面临的迫切问题。

二、高校智慧档案馆研究现状

1.理论研究现状

吴军在《智能时代——大数据与智能革命重新定义未来》一书中提出“数据是文明的基石，人类对它的认识反映了文明的程度。”[4]数据承载现实，数据战略是推动社会进步的重要抓手，我们要创造从数据出发、让数据说话、用数据管理、用数据决策、用数据创新[5]的学术氛围。基于CNKI数据库，智慧档案馆从概念雏形提出开始，直到2021年9月25日，业界对其进行了广泛的研究，形成了丰硕的理论成果，给予我们许多有益的启迪。其发文数量（见表1）和研究情况如下。

表1：CNKI中外文数据库研究发文情况

上述数据是直接从CNKI数据库中获得的，未经任何人工修改，比较客观地反映了数字档案馆、智慧档案馆、高校智慧档案馆研究发文对比情况。奠定了高校智慧档案馆理论探索的基础。

从发文数量来看，在CNKI数据库中，中外文数据库总共发文7334篇。其中研究数字档案馆的论文数量较多，中外文数据库合计发文6864篇，占发文数量的93.59%；研究智慧档案馆的论文数量较少，中外文数据库合计发文436篇，占发文数量的5.94%；研究高校智慧档案馆的论文数量更少，中外文数据库合计发文34篇，占发文数量的0.46%。

从研究内容来看，学者大多从宏观层面进行整体设计研究，较少从具体层面进行技术架构研究，匮乏从微观层面进行实施方式研究；[6]研究运用模型比较陈旧，体系框架流于抽象，功能设计存在堆砌现象，语义分析演化功能研究不足，研究智能管理平台与档案业务管理功能衔接不够深入。[7]由于公共智慧档案馆和高校智慧档案馆的数据架构基础不同，用户需求存在差异，所以，针对高校智慧档案馆而言，不仅研究论文数量较少，而且研究内容不够深入，研究重点不够突出，不能有效指导高校智慧档案馆建设工作。牛力、裴佳勇认为档案部门只有把握智慧城市建设的发展契机，积极主动融入智慧城市建设，力求成为智慧城市的“神经中枢”，才能避免处于被边缘化或者无人问津的尴尬境地。[8]高校智慧档案馆建设只有符合《智慧校园总体框架》标准，结合高校档案业务需求，融入智慧校园整体建设之中，才能步入良性循环的发展轨道。

2.实际调研情况

从2020年9月截至2021年3月，课题组采用问卷调查、走访交流、电话咨询等方式，调研了西南大学、哈尔滨工业大学、中南大学、重庆大学、河南工业大学、宁波大学、西安电子科技大学、浙江财经大学、山西医科大学、苏州大学、温州医科大学、河南大学、兰州大学、兰州理工大学、青岛大学、贵州大学、济南大学等17所高校档案馆。了解高校智慧档案馆的建设情况，梳理高校智慧档案馆的建设进程、建设特色、存在问题及相关建议。其调研结果如下。

（1）档案信息管理系统

表2:档案信息管理系统使用情况

17所高校均采用档案信息管理系统管理档案，其中有些早期开发的档案信息管理系统性能较差，软件陈旧，更新缓慢，不能适应当前档案工作的需要，急待升级完善。

（2）档案实体数字化程度

表3:档案实体数字化程度

17所高校档案实体数字化迁移进度不一，除财会凭单和研究生论文之外，部分高校完成或者基本完成档案数字化迁移，部分高校正在进行档案数字化迁移，部分高校刚刚开始进行档案数字化迁移，极少数高校组织档案人员进行了很少一部分档案数字化扫描工作。

（3）数字化档案的OCR识别率

表4：数字化档案的OCR双层PDF识别率

17所高校的数字化档案OCR双层PDF识别进度差异较大，其中10所高校完成或者基本完成数字化档案的OCR双层PDF识别，4所高校正在进行数字化档案的OCR双层PDF识别，3所高校还未进行数字化档案的OCR双层PDF识别。

（4）档案库房管理情况

表5：档案库房管理情况

17所高校档案库房管理情况不容乐观，其中2所高校利用RFID（射频识别）和智能楼宇技术初步实现档案库房智能管理。1所高校采用档案库房管理系统管理库房。14所高校采用人工模式管理库房。总体而言，17所高校档案库房管理都或多或少地存在非标现象。

根据调研情况，经过各个项目的综合评估，在17所高校中，2所高校初步建成了智能档案馆，约占调研高校的11.76%。6所高校基本建成了数字档案馆，约占调研高校的35.29%。9所高校正在建设数字档案馆，约占调研高校的52.94%。就调研整体情况而言，目前高校智慧档案馆建设只是部分开始进行档案数字化迁移，部分完成或者基本完成档案数字化迁移、并实现或者基本实现数字化档案的OCR双层PDF识别，为数不多的高校档案馆初步尝试进行档案智能管理，但还远未达到档案智慧管理的程度。档案智慧化建设基础不够牢固，建设技术还需成熟，建设路径不够清晰，建设架构不够完善，建设成本过高，这些问题急需在智慧校园建设背景下，通过提升以“云、物、大、智、移”为代表的信息技术、结合档案业务实际工作需要探索解决。

三、高校智慧档案馆建设路径

杨桂明提出数字档案馆、智能档案馆、智慧档案馆是档案馆在不同历史时期的不同发展阶段。[9]高校智慧档案馆的发展是围绕着对数据的读取、理解、整理、挖掘、应用的演化进程。高校智慧档案馆建设需要与国家整体信息化建设水平相适应。以智慧校园平台建设为基础，依托智慧校园的技术背景，根据便于数据传输和跨馆库交流的需要，自上而下地确立数据结构和数据标准，按照数据档案业务规范构建档案“收集、存储、管理、利用”及安全保密操作系统，逐步完成智慧档案平台建设，实现档案资源建设有序，档案资产管理科学，档案信息利用便捷，档案平台安全可靠。就目前的科技发展情况和档案工作实际来看，基于诺兰模型智慧校园背景下的高校智慧档案馆建设需要经历“一基三段”，其具体过程见图1。

图1：高校智慧档案馆建设路径

1.档案实体资源建设有序

档案实体资源建设有序是指在人工操作的模式下，做好档案全面收集、规范管理、安全存储、便捷利用工作。档案实体资源建设有序是档案业务工作的基础，其要求档案收集系统、档案存储系统、档案管理系统、档案利用系统、档案安全系统规范有效。实现档案实体资源建设有序需要做好以下工作：一是做好档案宣传工作，提高学校领导对档案工作的重视程度；争取内设机构对档案工作及档案经费供给的适度倾斜，规范设置档案部门，合理配置档案场馆，按需保障档案经费；增强群众组织和师生员工的档案意识，获得他们对档案工作的认可、理解和支持，通过档案宣传争取各种有效资源服务档案工作。二是贯彻档案法规，落实档案规章，严格档案日常管理，丰富档案馆藏内容，优化档案馆藏结构，保障档案资料“应归尽归、应收尽收”。三是做好档案实体的编目、著录、上架工作，保障档案实体编目准确，著录详尽，库位合理，分布清晰，为档案数字化建设奠定坚实的基础。夯实档案实体资源根基，完善档案实体资源体系，保障档案实体资源建设有序进行。这是高校智慧档案馆建设的基础。

2.档案信息资源建设有序

档案信息资源建设有序是在档案实体资源建设的基础上，运用信息技术构建一个数字空间，实现传统档案数字化，增量档案电子化的管理方式。档案信息资源建设有序是在档案信息科学管理的基础上逐步完成的。实现档案信息资源建设有序需要做好以下工作：一是构建档案信息管理服务系统，规范档案信息管理服务制度。高校档案信息管理服务系统以校园网络信息技术为基础，以档案工作需求为根据，从档案业务实际出发，在保证档案信息真实可靠、长期可用、安全保密的前提下，统筹规划，精心设计，按步有序进行；档案信息管理服务系统必须能够与学校各个业务部门的工作系统进行数据对接，将馆藏档案目录检索数字化，建立档案资源科学收集、规范存储、严格管理、阅权分级、灵活利用的智能信息工作平台，方便档案利用者远程利用档案。二是进行档案数字化迁移。档案数字化迁移是档案信息资源建设的重要环节，档案数字化迁移是将档案实体资料迁移到档案数字空间，升级档案管理，优化档案检索、方便档案查阅、拓展档案利用的过程。目前，高校应该加快馆藏存量档案数字化迁移，拓展馆藏增量档案电子化应用。三是进行档案数据化跃迁。档案数据化跃迁是指把图片档案、声像档案、或者经过OCR双层PDF识别的数字档案进行数据化处理。档案数据化跃迁不仅是把纸质档案扫描成图像、或者是把磁带、光盘、照片等档案转换成数字格式存储，而且需要进行档案著录、分类、标记、识别，只有经过客观详实著录的档案资料（即进行影像和图片格式数据化加工的档案资料）才能称之为有利用价值的数据和信息，为档案永久存储和智能利用提供必要条件。这是高校智慧档案馆建设的初级阶段。

3.档案智能管理工作有序

档案智能管理工作有序是指在档案信息资源有序的基础上，运用物联网、智能楼宇和可视化技术等现代科技成果，搭建档案数字空间和档案实体空间的桥梁，使档案数字管理系统和档案库房管理系统有效联动，方便档案日常管理，提高档案利用水平。这一阶段的主要特征呈现为智能技术显性化，系统通过“采、存、取、用”数据产生智能，让机器代替人员从事重复性劳动。随着信息技术的指数型发展，大数据、物联网、智能楼宇建设技术日趋成熟，高校档案馆不仅应该满足数字空间的档案信息智能管理，而且应在档案实体资源的智能管理方面进行探索。此时的档案智能管理需要做好以下工作：一是在档案数据化跃迁的基础上，转换整合数据类型，精准细化数据颗粒度，有效搭建数据交换平台，从而突破档案信息壁垒，消除档案信息“孤岛”现象。二是基于物联网技术，制作相关人员RFID识别卡片，运用RFID标签贴注档案实体及档案设备，实现万物互联、智能盘点、自动排架功能。三是基于智能楼宇技术实现馆库环境智能管理、查阅利用智能服务、档案安全智能保障功能。四是构建智能控制中心，使档案信息智能管理系统和档案库房智能管理系统不仅能够有效联动、一一对应，而且能够逐步细化、不断升级，实现档案数字空间和档案实体空间的智能操作，满足日益增长的档案智能管理工作的需要。这是高校智慧档案馆建设的中级阶段。

4.档案智慧利用服务有序

档案智慧利用服务是指在成熟可靠的基础设施上，运用云计算、大数据、语义分析、机器学习等信息技术，综合人员、技术、资源、环境等要素，通过感知系统识别档案位置、分析档案内容、选择档案资料，为档案形成者、档案工作者、档案利用者提供具有决策价值的信息服务。这一阶段的特征主要呈现为智能技术隐性化，实现人机交流。档案智慧利用服务离不开人的参与，人机交互界面涉及复杂的技术问题，随着智能技术的进步，人机交互会更加友好融洽，能够利用系统决策功能提供更加科学的决策建议，给出合理高效的选择方案。这一时期高校智慧档案馆建设的主要工作是培训现有人员，引进高端人才，升级智能设备，构建数据模型，利用大数据、人工智能等信息技术使机器赋能“智慧”化，从而感知档案内容、解析关联数据、结合用户查阅意向、分析用户利用需求、提供便捷利用途径，协助开展档案编研、档案文化产品开发利用研究，挖掘深层次的档案资源，实现档案育人。使高校智慧档案馆成为智慧校园的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心。这是高校智慧档案馆建设的高级阶段。

高校智慧档案馆建设的“一基三段”是档案工作进化的有机组成部分，它们具有渐进性、共存性、互补性、促进性，共同推进高校档案工作的发展。

四、结语

高校智慧档案馆建设是分步渐进的过程，不能不重视信息技术的发展，也不能单纯唯技术论，同时还需提高人员素质、保障制度建设，依托智慧校园建设平台，通过提升以“云、物、大、智、移”为代表的信息技术，结合档案业务实际需要探索解决遇到的问题。我们要立足智慧校园建设，利用智慧校园建设的基础设施和丰富资源，促进智慧档案馆建设的加速发展，不断提升高校档案工作服务水平。由于信息技术发展的成熟程度和成本效应的影响，建设高校智慧档案馆是一项长期而复杂的工作。因此，建设高校智慧档案馆任重而道远。