浅谈如何提高档案安全管理效益

黄金平

摘要：档案安全管理、安全创新、安全发展是科学发展观在档案领域的具体体现，是确保档案工作稳定和集中统一管理的根本保证。当前，在利用服务面广，任务多，安全管理面临许多新情况、新问题和新特点，必须坚持围绕大局、突出重点、科学谋划，坚持抓预防、抓制度，确保档案事业安全稳定。

关键词：档案安全管理;档案安全发展;档案事故防范

1.引言

随着信息时代的飞速发展，档案管理的重要性在各行各业中的发展中作用越发凸显，尤其是行政单位、事业单位、大型国企等。良好的档案管理质量是单位发展的重要保证。档案安全管理包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失;二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密;三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。提高行政机关档案安全管理的质量效益，需要着眼不断发展变化的形势，既要认清安全稳定工作的长期性、复杂性，又要坚持事故案件可防可控的科学态度，坚持推动安全发展信心;既要高度关注危及安全的重大隐患，又要重视解决制约安全发展的深层次问题，加强基层基础工作;既要注重提高人员素质和管理质量，又要注重加强制度建设，推进科学管理;既要抓好重大安全问题防范，又要抓好常见事故案件的预防，从根本上打牢安全发展基础。

2.提高档案安全管理效益的方法

2.1灌输培育安全发展理念

要把向科学管理要发展、要安全、要创新力的理念，在各级领导和档案工作人员头脑中牢固树立起来。一方面，以牺牲档案的创新力为代价换取安全稳定的做法完全背离了安全工作的根本目的，不仅影响档案工作的质量和创新工作的提高，而且还会使档案工作者的创新精神和创新思维弱化;另一方面，必须高度重视风险的客观性，防止不顾条件、不计代价的抓安全。要正确处理档案的安全与发展、档案数字化建设与档案信息化管理的关系，把安全风险防范纳入党建工作决策，与档案各项建设和档案工作同步规划、同步部署、同步实施。要坚持鲜明的导向，始终把日常工作完成情况和创新力建设作为一个单位安全的首要条件，防止和纠正随意降低难度、消极保安全的错误倾向。

2.2推动安全法规制度落实

要坚持依法规范档案安全工作，加强档案法制建设，不断提升依法行政和管理利用能力，档案法制建设是档案工作建设的重要支柱。各级行政管理部门要认真履行对档案工作监督、指导的法定职能，对各乡镇（处）市属各单位档案室的档案工作进行长期性的监督与指导，着力纠正违章蛮干、玩忽职守的问题和工作中的随意性。依法查处造成事故案件的单位和人员;大张旗鼓的抓好《中华人民共和国档案法》和《云南省档案条例》宣传教育和安全法规培训，强化广大档案工作者的法规意识;坚持从基层档案室新进的档案专（兼）职人员抓起，检查目的是加强档案安全常识、档案保密制度教育，打牢安全素质根基。档案执法检查重点检查四个方面：第一，档案工作情况，是否将档案工作纳入工作计划，纳入领导议事日程;是否建立了档案工作结构，配备了档案工作人员;是否按时立卷归档等档案的工作情况。第二，档案安全保管情况，是否有档案专用库房;是否做好库房安全工作;是否存在安全隐患，纠正在档案安全防护方面的错误认识与行为，避免事故发生。第三，通过加强档案普法和执法检查工作，积极推进依法行政，促进档案事业的健康发展;要利用多种形式，加大档案法制宣传工作力度，为档案工作营造良好的环境，保障档案事业在法制的轨道上正常有序。第四，扎实贯彻落实好《行政许可法》，加大依法行政力度，规范档案行政人员的任务，提高档案行政执法人员的法律素质;树立《档案法》法律权威。

2.3掌握档案法律知识与职业道德

档案法律知识以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为主，结合案例分析，帮助档案工作者领会档案法规基本内容，了解档案工作现行的主要政策、规章及相关的法律知识，增强法制观念，提高守法的自觉性。职业道得教育以开展“三个代表”重要思想教育和共产主义人生观教育为核心，使档案工作者树立：“爱岗敬业，文明服务”的意识，成为有理想、有道德、有文化、有纪律的档案工作人员。

2.4加大技术防范和安全建设的投入

档案安全防范的成本投入是必要的。世界各国安全管理的统计数据表明：成本投入与事故发生造成的经济损失之比为1︰40。因此，要防止因安全防范成本高，或存有侥幸心理，缩减安全防范内容，必须加大必要的安全投入。要设立专项安全经费，加快安全技术平台等重大项目，推广一批技术成熟、先进适用的科技技术、推广涉密计算机管理、数字化档案的管理与运用，坚持档案管理与档案技术并重，人防、技防与物防相结合，引领档案事业安全发展。

2.5加强安全理论研究和安全文化建设

以树立档案安全发展理念、提高档案安全素质为核心，重视注重安全文化建设，是提高安全管理质量效益的根本。要有计划的参加开展的省级档案安全理论研究，积极探索档案安全管理的特点规律，形成一批理论成果，指导档案部门安全管理实践。要围绕现阶段档案保管与服务的安全、档案收集与档案技术工作安全、档案信息保密安全等等重点问题，研究讨论安全制度、安全技术、安全监管以及风险管理的途径和办法。利用档案报刊网络等媒体，组织安全讨论和安全文化宣传。不同业务部门都应结合工作实际和业务特点，组织开展好一系列的档案安全活动，大力倡导和树立以人为本、尊重科学的安全价值观，培养依法尽责、按章办事的安全行为方式，营造人人参与、主动防范的意识。

2.6开发电子档案管理软件保障安全管理

在信息化社会背景下创新档案安全管理工作，要注重档案的安全建设，提升安全管理效益。信息化技术使传统的档案管理得到了发展，从而有了信息化的电子档案，相比传统的档案管理，利用者更加便捷的进行自助式检索，而且传输更加快速、便捷，同时还能节约大量的时间、人力、物力、金钱。其次，节省了储存空间，能更好的防止信息的丢失。电子档案存储的内容更加丰富形式更加多样。档案存储方便快捷，有效的防止了火灾，纸质材料的破损导致的信息流失。加强信息化管理软件建设，既要培养人才的信息化操作能力，也要注重日常建設或维护能力的培养。重视培养人才和人力资源的管理分配建设极为重要。建立一个信息化人才团队，能有效解决信息化档案的安全问题。电子档案管理软件应设置档案加密和网络的防火墙，同时建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以保障电子档案安全。电子档案管理软件能满足现代档案管理工作需求，为优化档案安全管理模式创造良好的前提条件。

3.结语

档案是党和国家的宝贵财富。档案资源不但能够作为历史资料起到依据性作用，同时档案也是重要的文化资源，要善用档案安全管理策略，提升档案工作者的责任心和意识能力，使得档案事业全面、协调、持续发展，保证现有档案的安全，做好今后档案征集、保管、利用的各个方面的工作，是一项更具全局意义和历史意义的工作。

参考文献

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