档案收集整理工作常见问题与应对策略

雷香娥

摘要：企业档案的收集整理是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集的过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。鉴于此，鉴于此，文章首先分析了当前企业档案收集与整理工作存在的问题，然后提出了具体的应对策略，以供参考。

关键词：档案管理;收集整理;问题分析;优化对策

1档案收集整理工作常见问题分析

1.1档案收集不完整

档案资料收集不全而缺少必要材料的现象时有发生。一些企业档案机构对档案收集把关不严，未严格落实档案归档范围的有关规定和制度，将一些必须归档的档案作为一般材料处理，并没有纳入到档案收集范围之内。一些企业对于档案收集工作重视不够，档案收集工作不够规范，有的常见的档案资料都没有收集齐全。特别是在企业人事考察和干部调动时，由于档案内容不全，不仅影响干部提拔和人事调动，也影响了档案管理部门的整体工作质量。

1.2档案整理不规范

虽然国家针对档案整理出台了各项制度、办法及细则，档案部门也针对档案整理出台了配套措施，但仍然有基层档案管理部门在档案整理过程中并没有严格按照各项制度和技术要求加以落实，档案材料排列无序，卷内缺少卷内目录，档案材料没有进行系统排列、编号，很多档案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重点。在材料鉴定方面，归档材料鉴定缺失，部分档案材料没有经过严格鉴定，缺少关键要素，很多档案材料缺少公章、意见、签名、时间等。由于关键要素的缺失，很难反映出档案材料的真实性，相关人员不得不重新对档案内容进行补录，不仅耽误了时间，也影响档案管理后续工作的开展。

2档案收集整理工作优化策略

2.1提高对档案收集整理工作的认识，建立完善制度

为进一步做好档案收集与整理工作，发挥作用，必须转变观念，提高对档案收集整理工作的认识，将档案收集整理作为企业档案管理工作的重要内容来抓，归档制度，明确档案分类方案、保管期限划分，归档时间、范围、要求等，全面提升效率。应明确归档期限，合理分类，避免出现遗失。应合理确定档案归档范围。根据企业的主营业务、发展目标、组织架构和生产经营活动，确定企业档案的归档范围，确保档案归档范围的适应性及针对性，保证企业档案齐全完整。应及时更新完善档案管理制度，结合实际需求及企业发展情况，及时对档案管理制度中存在的不适应性进行调整和更新，确保制度能够适应不同阶段档案收集与归档工作，避免出现与实际需求不一致的现象。

2.2改进工作方式，规范和提高档案收集与整理的有效性

进一步加强企业档案收集及整理的规范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加强基础性文件材料、实物档案等特殊载体档案材料的收集归档，应收尽收、门类齐全、整理规范。对传统落后的工作方式予以改进，提高档案收集与整理的有效性。

2.2.1强化专职岗位建设

企业管理部门要对档案管理的各个环节设立专门或者兼职的管理岗位，配置专门管理人员，收集、整理、归档、保存阶段性档案材料，实时监控档案管理工作，一旦发现问题，及时上报并作出有效处理，保证档案收集整理工作的有效性。此外，还要注重工作的从被动向主动方式转变。档案管理人员应化被动为主动，积极与企业其他部门沟通联系，统筹安排档案收集整理工作进程，制定合理工作流程，定期检查，确保完整性、真实性，满足档案资料高效利用需求。

2.2.2加强档案管理基础设施建设

在多次的实践过程中可以得到一些经验总结，要想实现企业档案管理信息化的建设，就一定要加强对基础工作的规范管理，因为企业档案管理是非常基础的建设，在进行建设和使用的时候要根据数据资源库和日常管理进行展开应用。为了确保安全，还要安装一些报警系统和能够自动消防的气体设施。在此过程中还要加强电子设备的监控系统，这样能够在进行使用档案的时候提供快捷便利的服务，进而对档案管理建设的标准化和信息化也有了一定的保障。要想加强档案管理基础设施的建设，最重要的一点还要加强数字化的管理模式，目前档案的查询和使用过程中都是运用数字化管理的模式，它在这方面的运用非常广泛，所以说，将数字档案管理的方式进行使用是非常重要的。目前是以信息化的技术对档案事业结合在一起进行工作，这也将信息化技术的使用引入了档案信息化管理建设的潮流，进一步加强了企业对数字化处理的有效方法。为了保障企业所有的档案都有一定的安全性，可以将重要的档案资料信息进行异地同步备份，这样在丢失了的情况下也能够及时找回，这对档案规范管理的工作也有了进一步的完善，大大提高了企业档案管理信息化建设中的管理效率。

2.2.3加强建设档案服务平台，实现共享体系

在如今这个飞速发展的互联网时代，要想跟上时代的步伐，就要不断地改善档案管理的数字化信息，可以借助于发达的网络，建设档案管理数字平台，创建好企业的网站信息，然后把这些档案管理数字的平台和企业的网站信息融合在一起，将工作人员整理好的电子档案分类装在文件夹里，再将档案服务平台的建设和平台共享加以完善，这种形式的出现就大大方便了工作人员使用。共享体系可以为我们企业档案管理提供很大的便利，當遇到一些比较大众化信息资源的时候，也可以通过这个平台进行享用，因为每个企业的网站都是不同的，但是不同的网站都可以通过这个平台进行查询使用，这种方法的投入加强了企业对档案处理的效率，正是因为这种共享体系的存在，使得档案管理工作变得更加简单清晰，由于这种方法得到了大多数人的认可，在各个企业都得以运用，进而也推动了企业档案管理信息化的发展。

2.3加强宣传培训，提高企业有关人员收集整理档案的意识及能力

企业有关人员应进一步增强责任意识，通过宣传教育，使其正确认识档案工作在企业发展中的重要性，不断提高对档案工作重要性的认识，增强档案工作责任意识，培养专业技能与专业素养，保证企业档案收集与整理工作高效开展。

2.3.1企业应加强档案管理的普法宣传教育

企业应多渠道宣传档案工作，普及档案管理工作基本知识、法律法规;通过生动事例对档案的性质及内容等方面知识进行讲解，让相关人员能够认识到档案管理在企业发展中的重要性，在实际工作中自觉遵守档案管理规章制度，积极参与档案管理有关工作。

2.3.2加强对档案管理人员的业务培训

管理部门应结合档案管理人员实际工作情况及阶段性绩效考核目标，健全机制，加大资金投入，采取有力措施，制定合理的、有针对性的专项培训计划，提升档案管理人员的管理理念，促使掌握专业知识，提高业务能力。应对培训效果进行必要的考评，及时发现不足并予以完善。

结语

综上所述，随着时代在不断发展，对于各行各业的工作要求也在不断提升。完整、齐全的档案材料，通过系统的整理，能够科学、有效地服务于各个企业的各部门，所以它的作用是不容忽视的。档案管理人员要充分地发挥自身前段调控的功能，将资料有重点、有计划地收集与管理，打好档案资源服务的基础，进而为企业的持续稳定发展做主应有贡献。

参考文献

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