数码照片管理模式研究

摘要：数码照片是档案的一种重要记录形式，由于依赖数码技术与计算机技术而形成，其形成、存储和利用都不同传统载体的照片档案。因此必须根据数码照片的特点，有针对性地采取相应的管理方式。基于此，本文对数码照片档案管理现状及存在的问题进行了分析，并提出了一些解决对策。

关键词：数码照片;管理模式

随着数码相机的迅速普及和数码摄影技术的不断发展，数码照片因其拍摄便利、易于存取等特性，逐步取代传统的胶片照片，成为了归档照片的主流。2014年，国家档案局相继发布了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014，以下简称DA/T50）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014，以下简称DA/T54），为数码照片的规范管理提供了重要的支撑性文件。但数码照片与胶片照片特性上的巨大差异，必然会对档案管理工作带来一系列新问题和新挑战。

一、数码照片归档管理的现状及问题

（一）收集环节，数码照片归档的及时性有待提升。

对于纸质档案的管理，许多单位在长期的工作中，早已形成了较为完善的归档要求和工作流程，基本能够保证纸质档案归档的及时性和完整性。而数码照片档案，作为档案界相对而言的“新生事物”，相关的管理制度和要求则相对较少。DA/T50中虽已明确“数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档”，但很多单位尚未在制度层面落实该要求，同时也缺乏有效的保障措施，从而造成数码照片归档时间较为滞后。

（二）整理环节，数码照片的著录难度和工作量较大

由于数码照片拍摄较为简便，同时随着存储成本的不断下降，极易形成海量照片数据，对后续的著录和整理环节也会带来较大压力。一些企业因而采用照片组的方式对数码照片进行著录和管理。这虽然可在一定程度上减轻部分工作量，但也存在一个显而易见的问题，就是无法反映每一张照片的独特性。实际上，著录的详细程度，对其后用户利用数码照片带来影响。如果著录不详实，照片主题、人物等关键著录项缺失或不完整，用户在查找照片时就会遇到较大困难。

（三）利用环节，数码照片的查找利用不方便

数码照片的查找利用，除了受前面所说的著录颗料度的影响之外，跟档案系统对电子文件的支持程度也紧密相关。有的企业档案系统管理对象仍仅限于传统的纸介质文件，或者仅支持传统的文本搜索功能;对于搜索结果的呈现上，只能以条目的形式展现，无法根据数码照片的特点，展现数码照片的“影像”。这些功能上的不足，都制约着用户对数码照片的搜索和甄选。

二、数码照片管理改进措施研究

（一）抓源头，以前端控制的要求重构归档流程

要提升数码照片归档的及时性和规范性，必然要从数码照片产生之初开始着手，要求档案工作人员贯彻前端控制理念的要求，由被动地等待业务部门提交归档，转变为主动将归档工作要求及控制要素落实到数码照片的产生环节。

以笔者所在单位为例，照片拍摄与照片归档本是相互独立的两项业务活动，之间并无关联。摄影主管部门负责处理各业务部门提出的各类照片拍摄需求，并做好数码照片的收集、积累工作，到年底时再集中刻盘归档。通过流程重构，将这两个原来独立的流程进行整合，归档流程融入进原来的拍摄申请流程中，拍摄完成后，照片在提交给申请者的同时也完成了归档。同时将摄影申请单内容进行细化，尽量涵盖照片著录的要求。

通过上述措施，不仅将数码照片的归档时间大大提前，达到了实时归档，而且减少了拍摄人员与档案人员的重复劳动，一定程度上也减轻了档案人员整理、著录时的工作量，同时还便于档案人员在著录过程遇到疑问时及时与申请人员进行沟通。

（二）提效率，以技术手段助力照片著录和整理

对于数码照片的管理，国家层面依据性的制度一般有两项，即2014年发布的《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014，以下简称DA/T 50）和《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014，以下简称DA/T 54）。剔除部分重复的内容，两项标准对于数码照片的著录要求共有33项字段（元数据），对于如此巨大的工作量，纯粹依靠手工进行著录并不现实。经逐项分析，其中14项可从数码照片中所含的EXIF（Exchangeable image file format，可交换图像文件格式）信息中提取。同时基于图1表单中的内容，将数码照片存储结构规则约定为：“摄影内容（即业务活动名称）_摄影者_摄影地点_密级”，各著录项中以下劃线“_”进行间隔。在此基础上，利用Python语言开发一套可解析数码照片存储结构及计算机系统信息，生成11项著录字段（元数据）。最后只余7项字段需手工著录。经工作中实测，利用该工具进行著录，600张照片一般可在40分钟内完成，极大地提高了档案人员的工作效率。

（三）促利用，多措并举改善搜索体验

第一，尽量充实完善数码照片的著录信息。在以文本搜索为主的档案管理系统中，档案管理环节中著录信息的详实程度，直接影响着最终用户的搜索结果。因此，应尽可能地保证数码照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素的完整与准确。

第二，改进档案系统检索功能。随着照片档案重要性和需求度的日益提升，使用文本搜索获取照片档案的方式已不能满足用户的需求。档案部门也应积极应用或引进多媒体和搜索技术，如“以图搜图”、“人脸识别”等，以改进用户的搜索体验，提升数码照片的利用率。

第三，改善图片搜索结果的呈现方式。照片不同于普通的文本文件，更强调“影像”效果。用户利用照片时，除了需要了解照片背景的六要素外，照片拍摄的质量、角度等有时也会直接影响用户需求，因此至少应提供照片的缩略图以供用户甄选判别。

三、结语

随着信息可视化技术的发展，图片作为信息的载体，更加便捷，效率更高。数码照片作为主要的可视化信息载体愈发被重视，查询使用的需求也逐步增加[3]。档案部门和档案工作者也应顺应这一趋势，积极研究数码照片的特点，采取更有针对性的管理方式，不断提高数码照片档案的科学管理水平。

参考文献

[1]张宁.数码照片档案的创新管理探析[J].档案天地，2018，（12）.

[2]李真，巨珺.数码照片档案的前端控制研究[J].山西档案，2013，（5）.

[3]江媛媛，.“以图搜图”技术在照片档案管理中的应用研究[J].档案与建设，2018，（6）.

作者简介

朱烨（1981），男，汉族，广西桂林，馆员，本科，中国电科10所，610036。