高校办公室行政事务管理思考

朱长婕

摘要：办公室作为一个企事业单位的核心节点，是落实单位决策和办理具体事务的重要执行机构，对企事业单位的生产和经营起着重要的作用。高校管理机构必须充分意识到办公室行政管理工作的重要性和紧迫性，认真分析其在当前工作中可能存在的一些问题，为制定合理的措施、促进新时期高校管理工作健康发展谋划方向。本文着重对提升高校办公室工作人员工作能力、管理能力进行了分析。

关键词：办公室;行政事务管理

办公室既是单位组织开展活动的地点和场所，也是一个组织机构，它承担着领导层与各内设部门之间的沟通任务，同时也是一个单位对外联系的窗口。在确立办公室日常综合性事务职能时，既要对办公室拟开展的各项工作进行全盘考量，又要根据实际情况，对部门内的岗位分别设置不一样的功能和权限，便于职责分明。

1.办公室行政事务管理工作职能范围

办公室的行政事务处理工作具备综合性的特点，通常被认为是一种涉及面广、突发性较强、不确定性较高的工作。单位在开展日常活动的过程中，常常会根据实际的业务情况和需求进行岗位职责划分，并在一定时期内保持某种的相对稳定。对于某些职责范围外的行政事务，如果事先没有明确界定，领导往往会把这类事情安排到综合管理办公室，使之成为办公室管理职能之外的应急任务。类似情况的逐步积累，在一定的程度上也会直接影响到自己办公室的真正工作效率，甚至还可能导致自己的工作失去了秩序性[1]。

纵观当下，办公室在管理过程中普遍出现了权责不明、职权不清的现象。为了使高校办公室能够更高效地开展各种管理工作，统筹协调推动各项社会事务，有必要研究建立一套健全、完善的办公室岗位责任制度，通过必要监督考核进行相应的管理。结合高校管理办公室的工作人员实际工作情况，明确每个工作岗位的主要职责，尽可能地真正做到岗位分工明确、人员各岗相互合理匹配、权责相当[2]。

2.做好高校办公室行政事务管理工作的对策

2.1完善办公室行政事务的管理机制

首先，需要从政治思想上高度重视办公室行政事务管理工作，站在推动学校长期健康发展的高度，仔细地审视办公室在学校发展的全过程中可能存在的各种弊端，并且从根源找出办公室行政事务管理机制中可能存在的一些问题。其次，要尽快建立公开、公正、公平的办公室人员激励考核机制，严格的执行考核机制对办公室人员进行奖励与惩戒，增强办公室人员的社会责任感与积极性，提升办公室行政事务的管理工作效率。再者，需要尽快探索建立一套针对各种重大突发事件与各类特殊紧急情况的办公室应急处置机制，明确参与的部门以及各个部门应急处置工作的主要责任人。最后，要落实办公室事务管理的责任制度，确保责任可以落实到具体个人身上，做到专人专责。一方面，通过责任落实制度能够有效的激发工作人员的责任感，提高工作人员的工作效率，另一方面，当后续管理工作出现问题时，能够及时的找到对应的负责人员，对问题进行及时处理，从而保障办公室行政事务管理工作可以有条不紊地运行和落实下去。

2.2推动流程化管理

高校办公室不应成为应急事务处理的主体，应推动应急管理的流程化、制度化，成立一个相应的办公室应急工作领导协调小组，确立全面、规范的办公室应急风险处置相关工作管理流程。积极地探索建立更加信息化的办公室应急风险处置管理技术手段，通过科学规划和完善决策机制来逐步增强和不断提升办公室应急风险处置的管理能力，从而可以在最短的一段时间内基本完成一个更加科学有效的办公室应急处置管理和服务体系机制建设[3]。

2.3要加强人员能力建设，提高团队整体素质

不断增强自身的能力建设，提升团队的综合素质是做高校好办公室行政事务管理的管理工作重要基础和前提。（1）首先我们要增强高校办公室行政事务人员的思想道德修养和政治素养， 通过树立先进典型调动和激发办公室工作人员的个人主动性，通过定期的思想教育和党组织学习等形式，增强职工的政治素养和事业心，通过物质奖励和精神鼓励等手段达到激励的目的。（2）为广大员工量身定做参加各类学习与培训机会，鼓励广大员工自觉参加相关领域的系统性学习。有组织、有计划地对学校的工作人员定期进行针对性的学校内部培训，对于特别突出的学校员工，为其量身定做更高级别的专门技能培训，并将这样的培训管理机制和职位晋升机制紧密地结合在一起来，以此方式去带动员工积极性和主动性。（3）为了提升办公室行政事务管理工作人员的整体综合业务素质与对外办公服务的能力，还应当积极地组织各类基礎知识的讲座[4]。通过各类讲座，拓宽视野、提升专业能力素质和理论水平。

3.结语

随着我国社会主义市场经济的发展，我国高校办公室管理也在积极地进行改革和不断创新探索，高校办公室的行政事务管理管理人员面临着一个相当严峻的机遇和挑战。如何更好地做好办公室行政事务的管理工作，使之能够促进学校自身的健康快速发展， 已成为了新形势下针对办公室和学校的一个迫切需要。为此，需要针对目前高校办公室人员在行政事务管理过程中普遍存在的一些问题，从宏观层面上和日常细处分析，采用不同的解决方案，有目标、有计划地努力完善行政事务管理工作。

参考文献：

[1]李成君.完善机关单位办公室行政事务管理模式策略[J].现代国企研究，2018（22）：60-59.

[2]王楚钦.新形势下如何做好公司办公室工作[N].贵州民族报，2020-06-04（B03）.

[3]周鑫.新时代高校办公室工作效率提升路径探析[J].现代商贸工业，2020，41（17）：72-73.

[4]毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋，2017（20）：236.