档案信息规范化安全化管理之管见

包福祥

摘要：档案信息管理是一项较为基础的工作，同时也是一项较为重要的工作。因此，实施安全化和规范化的信息管理十分重要。传统的档案管理方式，不仅费时费力占空间，还存在丢失和损毁的风险。为改变这一弊端，应实施信息化的管理方式，构建档案管理信息系统，并建立与之相对应的管理体系，以保证当心信息的安全性和真实性，提升档案管理工作的水平。本文将针对档案信息规范化安全化管理的策略展开具体的探讨，希望能够给相关人员提供一些有效的参考。

关键词：档案信息;规范化;安全化;管理策略

引言：

随着科技水平的快速发展，信息技术和互联也获得了快速的发展，并广泛的应用于各个领域。信息技术的快速发展，为档案信息化管理提供了支持，创造了条件。为保障档案管理的安全性，在档案信息管理中，应注重标准化和规范化建设，以在保障档案管理安全的基础上，满足不同利用者对于档案信息的需求，更好的发挥档案信息的作用，让档案信息为社会经济的发展而助力。

1、档案信息规范化管理的手段

1.1 制定管理制度和规则

俗话说“没有规矩，不成方圆。”对于档案管理也是如此，制定严格的管理制度和规则，用制度和规则来约行为是十分必要的，制度和规则的制定能够为档案信息规范化管理提供保障。因此，档案行政部门应制定规范明确责任，档案管理部门要建立健全适应信息化建设的档案管理制度，各单位要从实际出发制定相关制度和管理章程，形成特色化标准规范，确保网络和数据的安全运行，实现档案信息保管利用价值。 同时，也应对档案信息管理的流程和技术要明确的要求，以规范档案管理信息管理的流程，细化工作环节，形成标准的档案信息管理模式。此外，相关部门也应建立健全电子文件和电子档案安全管理措施，保证电子文件的安全，实现档案管理标准化。档案管理人员应具备较强的责任感，用积极的工作态度，较强的服务理念面对工作，通过量化评价工作质量，不断提高工作效率和 档案信息管理水平。

1.2 档案信息著录、存储和管理软件开发规范化

档案信息著录是档案信息管理中的一项重要内容，建立档案信息的首要因素便是著录[1]。因此，档案信息著录必须依照相应既著录原则、方法、项目、格式、标识符号等项目记录文件内容和形式特征，在计算机中录入数据条目录，高质量完成著录标引工作，形成档案信息数据库。在著录过程中统一规范著录，能够避免因同一检索点条目前后存在差异，影响检索机读目录数据和利用效率。因此，著录环节必须做到规范著录。其次，则是档案信息存储，档案信息的存储也应做到规范化，规范化存储便于后期的查找。档案信息的存储可以通过硬盘或者云盘形式存储，以做到存储载体统一，操作规范。云盘是互联网技术的产物，为实现档案信息共享和利用的重要载体，借助云盘和互联网技术可安全稳定地以储存、读取、下载海量存储的档案信息，满足不断变化的业务重心及多样化需求，有效防止成本失控，但存在许多安全问题。最后，则是管理软件开发规范化。档案信息管理要借助相应的软件，用辅助辅助档案信息管理工作，利用计算机及管理软件可以辅助管理传统档案实体信息和在此基础上形成的数字化档案信息。档案信息管理软件开发必须规范化，应具备档案收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用和档案统计等基本能力，通过合理整合档案管理环节的业务工作流程，形成高效率、高质量、快捷化的档案信息管理模式，故而应建立以有序的信息空间和开放的信息环境为基本特征的有限共享的档案信息平台，设立不同利用者权限，提供高质量档案信息利用服务。以上便是档案信息管理的一些建议和策略。

2、档案信息安全管理的策略

2.1 增强安全风险意识和信息监控措施，保证系统安全

档案信息安全管理是档案信息管理中的重点，只有保障档案信息的安全，才能够为需要的人提供更好的服务[2]。而档案信息安全主要体现在档案存储应用系统软件安全、硬件安全和传播途径的安全。任何类型档案必须确保信息保密完整，才能发挥档案本身所具有价值，才能为社会经济的发展助力。为提高档案信息安全管理能力，相关部门必须增强安全风险意识，并制定相应的规章制度来规范管理行为，保障档案信息的安全。如果在档案信息管理的过程中，单纯利用防火墙应对黑客恶意侵入系统或利用杀毒软件应对计算机病毒是完全不够的，难以保障档案信息的安全。因此，要规范档案信息管理系统买卖行为，实施的安全管理条例统一规范，严格身份认证，制定完善流程制度，有效规范管理行为，避免操作失误造成档案信息损失，消除各种安全隐患。要严格档案信息监控措施，保障管理系统安全可靠运行。在利用系统管理档案信息时，必须开放端口以提高信息访问的便捷性，必须有效监控开放端口，采用账号加密码或二维码扫描方式登录，在系统平台设立帮助功能以提高用户安全体验，保障管理系统和档案信息安全。

2.2 提高管理人员的操作技能和安全意识

保障档案信息管理安全最关键的一部分则是提升管理人员的操作技能和安全意识，让其有安全风险意识，注重档案信息管理的安全性[3]。因此，为提升档案信息管理人员的安全意识，避免其在工作过程中违规操作，相关部门应注重对管理人员的培训和教育，并采取上岗考核和绩效考核等针对性措施，以提高管理人员风险意识和安全意识，提高管理人员操作技能，实现规范操作，安全有效管理档案信息。 此外，也应提高系统数据管控技术，保障档案信息安全 在利用系统进行档案信息管理时，涉及到数据信息采集、加工、整理等技术层面，要充分利用档案信息管理系统研发比对和检查技术，通过数据分析来提高数据管控能力，保证档案信息完整性和安全性，提高档案信息安全管理能力。

结语：

综上所述，在信息技术快速发展的背景之下，对于档案管理工作也提出了更高的要求。档案信息化管理是提升檔案管理水平的关键。为充分的发挥档案信息的作用与优势，让档案信息能够为社会经济发展提供更好的服务，相关部门应注重管理人员综合素养的提升，并从档案信息的规范化管理和安全化管理两方面入手，保障档案信息的安全，提升档案管理的水平。

参考文献

[1] 陈扣英. 规范化管理在数字档案馆安全管理中的应用[J] . 兰台世界，2019，（12）：73-75.

[2] 杨树伟 . 数字档案资源规范化建设问题的若干探讨[J] . 黑龙江档案，2019，（02）：103.

[3]卜艳阁 .“互联网 +”背景下档案信息安全管理探析[J]. 黑龙江档案，2019，（02）：44.