医学科研档案管理的问题与对策分析

李军晓

摘要：医院科研档案管理工作是医学科研事业稳定持续发展的基石，对医学研究有着重要意义，但医院在档案管理方面却存在部分问题。本文通过分析当前医学科研档案管理中存在的部分问题，提出了三点针对性对策。

一、医院科研档案的内容与特点

（一）医院科研档案的内容

医院科研档案，是医院科研人员在从事与医学相关科学研究活动中，直接保存的各种具有价值的文字、图表、声像等不同形式的信息，这类信息最原始地记载和反映了科学研究的详细内容和过程，是一种卫生资源，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用，是医院科研工作宝贵的财富。医院科研档案大致可以分为三类：第1类是科研文书档案，主要包括上级下发的科研文件、规章制度、科研发展和总结等一系列的科研管理类文件;第2类是科研项目档案，主要包括科研项目的申报通知、申請书、附件、科研立项通知，以及科研合同和结题书等科研项目展开的资料文件，是医学科研档案的主体;第3类是科研成果档案，主要包括相关的论著、论文、获奖证书等科研项目所取得的成果。

（二）医院科研档案的特点

1.科研档案专业性强

在科研项目的研究过程中，医学科研工作者需要研究从儿科到妇科、从内科到外科妇科、产科等，搜集大范围和大量的信息资料且资料的专业性都极强。医学科研往往是围绕某一具体专业、专题进行深入讨论的，不同学科专业的科研工作的特点都不相同，，因此医学科研档案工作体现了更强的专业性的特征。比一般的档案管理需要更多的专业性知识。因此科研档案的专业性极强。

2.科研档案形成周期长

科研档案的形成往往是医学科学研究往往是随着医学研究课题的不断推进和深入，结合长期实验研究慢慢累积而成的，耗费时间长。比如，一种疾病的攻克，不是一蹴而就的，疾病的攻克往往需要花费十几年、二十几年甚至更久的时间，需要几代科学家、研究人员、实验人员共同努力才能完成。因此，医学科研档案形成的周期长且时间跨度很大。

3.科研档案的综合性强

医学研究不是一个孤立的版块而需要涉及多个板块和领域，是一门综合性较强的学科。随着社会的高速繁荣发展和大量新兴技术逐渐运用到医学研究中，医学研究也渐渐趋向于综合性发展的趋势。需要多个学科专业合作完成，成为了医学课题研究的普遍现象，需要综合协作来攻克难题。

二、医院科研档案管理存在的部分问题

（一）科研档案收集与归档资料不充分

医学科研档案内容应该是十分丰富的，但部分医院仅存了最初的研究项目、审批材料和内容等，科研档案的资料收集并不充分。一方面，由于医学科研项目形成周期长、时间跨度大等特点导致了部分科研材料的系统性和完整性不足，使其真实性受到了影响，参考意义有限;另一方面，由于部分医院科研档案管理人员的归档意识薄弱，对档案的内容和范围不明确，或者并不重视档案归档工作等，致使于许多档案处于失控的管理空白区，档案很难正确归类。

（二）缺少完善的档案管理体制

目前，部分医院仍沿用旧的档案管理制度，没有建立健全完善的科研档案的管理体制，医院内部管理体制不协调，医院外部管理不完善，且监督体制有所欠缺。加之少数单位人员的变动，单位人员编制不足等问题，导致医院人员流动频繁，适应和习惯档案管理工作需要一定的时间。期间就会出现许多问题。管理层人员对医学科研档案工作的重视有所欠缺，在档案管理工作岗位上缺少安排专业的管理人员，许多医院都采用由办公室兼管档案，由图书管理员兼管档案等办法。这类办法的工作安排稳定性欠缺，容易淡化科研档案人员的责任意识，使归档工作流于形式。

（三）档案管理方法及手段落后

随着网络通讯、数据库和计算机技术的飞速繁荣发展，办公自动化在医学科研档案工作中也得到了灵活运用。但是，许多医院的科研档案仍采以传统的卷宗形式保存，显现出许多的弊端，如：一、工作效率低，档案的整理登记过程需要消耗大量工作人员的时间和精力，且人工操作的方式容易出错，工作效率得不到提升;二、纸质卷需要占用较多的空间，且纸质材料不利于存放和保管，科研资料档案等材料的维护和管理往往需要较多的专门人员进行维护和管理;三、纸质材料容易受潮和损坏，增加了维护和保存的成本等等问题，成为了制约科研档案发展的瓶颈。

三、医学科研档案管理对策

（一）提高档案管理人员的综合素质

首先，提高档案管理人员的业务素质。科研档案人员的业务素质和水平决定了科研档案的管理水平。医院应加强科研管理人员的主动归档意识。相应部门要定期开展对科员档案管理人员进行培训学习活动，增强他们的归档意识。在平常的工作中，养成主动收集和累积科研资料的习惯，与档案管理人员进行良好的沟通，提高档案的归档率与其完整性。其次，各级医院领导在鼓励科研的同时，应主动加强对科研档案管理工作的重视，做好带头深入了解档案管理专业和科研资料整合的模范作用。应积极主动将科研档案管理落实到日常生活中。最后，增强档案管理人员的工作认同感和责任感，强化他们的职业道德修养，鼓励他们以端庄严谨的态度对待内容复杂的档案管理工作，转被动为主动。以保证档案管理的真实性、完整性和规范性。

（二）建立规范健全的档案管理制度

建议构建医院管理层———档案管理委员会———档案管理部门———档案管理人员组成的档案管理网络体系，以机关各部门负责人为成员，各机关部门设兼职档案员，将档案部门为辅助部门的原部门转化为正式的职能部门，起到强化档案部门监督、指导的管理职能作用。其次，领导层必须明确科研档案归档范围，保存期限等制度，包括课题计划、实施方案等原始数据，以及档案研究的报告、每次的工作总结、鉴定审批等资料，将各项工作明确到部门或个人，形成科学的档案管理网络。制定切实可行的工作流程，按照收集、分类、整理、移交、保存等环节，建立健全档案工作流程。同时，还应适当建立激励制度，对档案管理的工作人员设立年度考核大会、表彰活动等，对认真工作、责任感强的档案工作人员给予奖励，从而激发档案管理工作者的工作热情，提高工作质量。

（三）建立科研档案数据库

当前，随着互联网信息技术的不断发展，档案管理也应顺应时代的变化，改变传统的手工操作模式，建立新时代的科研档案数据库。数据库的建立不仅可以大大避免纸质档案占地空间大的问题还可以提高档案工作者的工作效率和信息检索的速度。具体措施有以下几点：一，医院领导首先应重视档案管理的数字化建设，基于医院的长久发展，设立医学科研档案的信息化平台，联合第三方专业软件开发公司实现科研档案的数字化，在全院内实现资源的共享;二，鼓励医院的换工作人员，学习新技术，通过信息化技术的学习和与其他医院工作人员的经验交流，专业培训等提高自身的综合素质，能够独立完成科研档案数据库的检索、提取数据等工作，满足日常工作的需求。三，完善建立档案数据库所需的硬件设备，数据库的建立离不开专业扫描设备等的支持，因此，医院领导应为档案管理工作配备相应的硬件设施。

四、总结

综上所述，医学科研档案是科研档案管理中不可或缺的宝贵财富，是医院重要的知识资产，对科研和临床技术的进步甚至医院的持续稳定健康发展有重要作用。因此，要正确认识到医学科研管理的重要性，意识到医院目前对科研档案管理工作的不足。努力做到提高档案管理人员的素质，引起医院管理层和科研人员对科研档案管理的高度重视，做人认真严谨工作;创新管理机制，建立规范健全的档案管理制度，各部门各司其职;建立科研档案数据库，创新工作的工作方法和手段，提升工作效率和信息检索能力，实现医院综合资源的有效利用和共享。