浅析建设项目档案跟踪管理与电子文件归档有效途径

张涛

摘要：在建设项目开展过程中，需要通过项目档案来进行定期的总结和归纳，传统的建设项目档案跟踪管理，主要采用纸质的形式。当前，随着科学技术以及计算机技术的不断发展，项目纸质档案的数量也在逐年上升，在这种情况下，现代的档案跟踪管理方式也在发生变化。为了提高项目档案管理的效率，电子文件归档成为了一种主流方式。本文针对当前项目建设过程中，档案的归纳、总结、分类进行管理，并指出电子文件归档过程中存在的不足，针对这些问题提出几点有效的解决途径，以提高项目建设过程中档案管理的效率。

关键词：建设项目;档案管理;电子文件归档;有效途径

引言：

在项目建设的过程中，需要时刻记录项目建设进程和工作管理情况。近年来，我国建设项目越来越规范化，对档案跟踪管理工作提出了更高的要求，这些要求使得电子文件归档也更加规范化。随着建设项目数量的增多，档案归档内容也随之增加，当前的档案跟踪管理策略和制度已经不符合项目建设的实际情况，如果采用原始的归档方法和方式，将会导致归档任务繁重，归档效率低下，只有采用更加高效的电子文件归档方法才能更加符合项目建设实际需要。所以，对于国家和社会发展来说，电子文件归档成为了一种必要的手段。

一、电子文件归档以及项目档案的跟踪管理

项目建设过程中，需要对项目如实完整的记录，一般来说按照时间进行记录，这个过程被称为建设项目档案跟踪管理。档案跟踪管理方法主要包括两种，传统的纸质文件归档和当前的电子文件归档。所谓电子文件归档，是指在项目建设的过程中涉及的所有文件，比如说项目建设的图纸、项目建设的音频、项目建设的文字以及视频等进行收集、归纳和记录[1]。而这些电子文件是项目建设的历史见证，能够为项目后期的验收提供必要的支撑。除此之外，电子文件也体现了项目建设单位的合法权益，是对项目建设过程中整个项目的档案记录。更为重要的是，电子文件档案也是项目后期建设、验收、管理等必要的参考性文件，有利于促进对项目的监管和验收。一般来说，电子文件归档以及电子档案具有一定的保密性，只有专业的项目档案工作人员才有资格完成电子文件归档以及档案跟踪管理。

在电子文件档案收集过程中，对于工作人员来说，应该首先掌握电子档案的基本组成，明确电子文件归档的范围，在文件采集的过程中，也要保证与项目相互融合。除此之外，专业的工作人员一定要熟悉各种办公软件，以提高电子文件的收集效率。电子文件收集过程中应该保证文件的规范性，以有利于后期电子文件的查阅、转移和管理。另外，在电子文件档案收集和管理的过程中，应该保证电子文件的真实性，只有文件具有一定的真实性，才有收集的意义。一般来说，电子档案的保存时长要高于纸质档案的保存时长。

二、建设项目档案跟踪管理与电子文件归档有效途径

我国已经对电子文件的归档以及管理进行了严格的规范，在电子文件归档的过程中，相关部门应该加强对规范的认识，保证文件符合归档的要求，只有满足相关归档要求，才能够移交至档案部门[2]。而在电子档案管理的过程中，应该采用科学的保存和管理办法。为了保证电子档案的安全性，一般采用脱机的方式进行管理和保存。与纸质档案相比，电子档案传输更加快捷，同时，电子档案能够实现更广范围的文件存档。当前，随着建设项目数量的增多，必须加强对电子文件以及档案跟踪管理的重视，提高电子文件归档的效率。

首先，组建电子档案管理以及领导小组。在信息化时代，高速发展的信息技术和计算机技术为档案的管理工作提供了越来越多的便利，电子档案管理工作主要涉及电子文件的保存、管理、分类以及利用等。在传统的档案管理过程中，存在着很多不足，如检索困难、借阅手续繁杂、纸张氧化等，导致了档案跟踪管理的效率较低，一定程度上影响了建设项目的顺利开展。随着时代的发展，为了更好地开展电子文件归档和管理工作，需要组建一支具有较高档案跟踪管理能力的领导小组，小组的工作人员除了具备扎实的档案基本理论知识和管理技能外，还要具有一定的信息技术能力。同时，需要选择一位兼具卓越领导力和管理能力的小组长，负责整个小组工作的宏观把控和适当调配，将档案工作落实到个人，保证小组内每个成员都能够以负责任的态度执行档案管理工作，完成既定目标。

其次，建立相关的档案跟踪管理制度，无制度难以成方圆。档案管理工作难度大，内容广，需要建立完善的档案制度和规章，做到有章可循、有据可依，档案工作人员在规章制度的指导下，结合建设项目的实际和特点，循序开展档案追踪管理工作，保证档案的完整性、准确性以及系统性。同时，需要归档的电子文件必须要符合国家和行业标准，来源可靠、程序规范、要素合规，进行分类保管和利用。

第三，创新电子档案管理办法[3]。对于项目的建设单位来说，可以定期召开相关会议，开展专项调研，通过合作交流的方式，集思广益，收集新思路、新想法，使建设项目档案跟踪管理工作紧跟时代步伐，更加高效地为项目建设服务。同时，要创新档案的管理方式，实现电子档案资源与信息技术手段相结合，让信息技术手段为电子档案的管理服务，通过开发或引进适用性和实用性强的信息系统，并与电子档案管理系统有效衔接，实现电子档案的全过程管理，提高电子文件归档的效率，实现电子资源的有效共享和利用。除此之外，建设单位应该定期加强对档案、电子档案管理人员的培训，包括档案管理能力和信息技术能力的培训，使工作人员既懂档案，又懂信息。

三、结束语

隨着社会与科技的不断发展，人们的生活发生了巨大的改变，而在项目建设的过程中，档案跟踪管理与电子文件归档具有重要的作用。与传统的纸质档案相比，电子文件归档更加符合时代发展的需求。电子档案能够真实反映项目建设过程的每个细节，保证项目建设的进程，对项目建设具有一定的监督作用。在对建设项目档案跟踪管理的过程中，必须使档案更加的规范化，保证档案的真实性和完整性，发挥档案应有的作用。

参考文献：

[1] 方丝雨. 浅析建设项目档案跟踪管理与电子文件归档有效途径[J]. 赤子， 2018， 000（013）：134.

[2]张彦. 建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建路径研究[J]. 西北电建， 2019， 000（004）：P.15-16.

[3]刘春雪. 建设项目电子文件归档和电子档案跟踪管理探究[J]. 科技创新导报， 2018， 15（36）：162+164.