企业办公室档案管理工作效率的优化策略

李坤

办公室档案管理是对工作过程文件、材料、数据等进行统一的归类、整理、保存，已便于记录和反映事情的发生过程，这有利于未来对相关资料的查找和利用，从而对类似事件的发生具有一定的借鉴作用。由于档案具有一定的保密性质，纸质版档案的保存和查询在档案管理工作中存在较大的难度，其占用位置大，包含范围广，查询过程复杂，因此如果随意的堆积在办公区域，不仅占用工作空间，查询文件十分不便，甚至造成公司重要机密文件的泄露，造成企业利益的损失。所以，必须控制档案管理工作质量，加强档案管理工作效率，保证工作的顺利开展。

一、提高企业办公室档案管理工作效率的意义

1.顺应时代发展需求。随着时代的发展，档案管理工作越来越成为企业管理的重要部分。严格执行档案管理工作，记录工作过程文件，为日后工作的复盘及数据信息的查询提供便利。办公室档案管理过程中，将工作与行业市场环境相结合，分析工作能否满足社会发展的需要，有利于档案管理工作真实价值的实现。

2.促进档案的可持续发展。档案管理工作需要持续进行，全面记录工作过程内容，收集档案资料，系统整理数据信息，保证资料完整性，避免遗失，有效促进档案的可持续发展。

3.促进档案管理与市场行业的协调发展。社会各行业的运转和发展都离不开档案管理，其对市场各行业的协调发展起到推动作用。将工作过程进行记录，数据资料进行保存，对未来类似工作的开展起到借鉴作用。

二、企业办公室档案管理工作现状

目前，许多企业仍不够重视档案管理，杂乱现象层出不穷，对档案归类不清晰等，导致档案查阅或记录工作难以顺利进行，从而降低档案的利用价值，不利于档案管理工作的发展。

1.管理人员素质较低。档案管理人员不够专业，责任心不强，导致档案到处堆放，杂乱无序，不仅占用办公空间，对于档案的完整保存及快速查询也是十分不利的。企业档案涉及内容多，范围广，部分档案管理人员专业性弱，在公司档案分类过程中无法遵循系统性、准确性原则，无法真正实现档案管理的价值。

2.管理制度较落后。一是档案管理制度不完善是目前许多企业存在的问题，没有健全的档案管理制度，档案管理人员无法根据相应规则条款进行档案的管理，因此档案管理人员需要有更丰富的工作经验及更强的专业技能。二是企业管理层不够重视档案管理工作，甚至忽视档案管理工作的重要性，没有严格筛选专业能力较强的档案管理人员进行档案管理，工作过程中没有及时跟踪，导致执行人员工作态度散漫，工作不够负责，不能及时、认真完成档案的整理，对公司机密文件没有保密意识，造成公司资料的遗失，甚至造成机密文件的泄露，对企业的信誉和效益产生了十分不利的影响。

3.管理硬件落后。目前，越来越多的企业采用信息化进行档案管理工作，对管理人员的专业素质及先进技术的接受能力提出了更高的要求。信息化档案管理与传统档案管理存在很大的不同，需要借助计算机网络、电子扫描机等先进技术工具。但是，当前拥有丰富档案管理工作经验的人员，通常都会习惯于传统的纸质档案管理工作，对先进的信息化档案管理难以适应，不重视先进档案管理硬件的投入、学习、使用和更新，导致该项工作受阻，效率低。随着企业档案的不断增加，工作人员更难按时完成档案管理，影响了企业工作的正常进行。

4.档案利用率低。档案种类多、内容涉及广、占用空间大，且传统的纸质档案管理工作复杂，很难对其进行准确归类。另外，档案的借阅程序繁琐，档案查询难度大，因部分档案管理人员工作怠慢等原因，造成许多档案借阅人放弃档案的借阅，从而导致档案无法发挥应有的价值，降低档案使用效率，使之成为办公室无用的纸质文件。

三、提高企业办公室档案管理工作的优化策略

1.加强档案管理意识。档案管理工作效率低的直接原因是企业的不够重视。企业领导者对档案管理工作的价值缺乏认识，甚至存在误区，认为其不能为企业带来有效的经济效益，并且需要专业的人员对其进行管理，因此不愿支付管理成本。①加强档案管理意识，正确认识档案管理工作的重要性，特别是企业领导层必须具有长远的目光，意识到档案管理工作效率将影响到企业日常工作效率，甚至影響到企业的品牌和形象。②企业领导层、中层和基层必须共同努力，对档案管理树立正确理念，重视该项工作，科学合理的记录、查询和利用企业档案，提高其工作效率，促进企业又快又好的发展。

2.提高档案管理人员综合素质。档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理工作的有效进行。也就是说，档案管理人员必须有正确的工作态度，严肃对待档案管理工作，对档案进行科学、准确分类，不能马虎，对于模棱两可无法归类的档案进行备注，或创建新的档案条目，以避免随意堆放导致档案的遗漏或难以查找，造成档案无法发挥出应有的效果。①邀请专业人员对档案管理人员进行培训，传授有效的档案管理工作经验，结合实际案例对档案管理程序、步骤及查询等进行详细分析、解说、演示，对常见错误的预防及解决措施进行深入讲解，提高档案管理人员的专业技能。②企业管理层应重视档案管理工作，可以不定期对档案进行抽检，保持工作紧张感，更加认真的对待该项工作。鼓励档案管理人员不断追求创新，学习新思路，提高档案管理能力，提高档案管理工作效率。

3.完善、落实档案管理制度。近年来，许多企业在档案管理工作制度的建设上有了大大的加强，其结合自身情况制定了相应的档案管理制度，并不断地进行完善，促进效率的提高。但仍有许多企业的档案管理制度只是摆设，并没有真正的落实和执行。企业管理层不够重视，认为档案管理工作很难快速带来效益，所以没有及时跟踪档案管理进度，造成档案管理工作人员工作态度不认真，导致制度无法真正的落实到位。①企业必须从根本上转变对待档案管理工作的态度，而企业管理层必须重视档案管理工作，深刻认识到其对企业长远发展带来的重要影响，以保证企业档案管理工作的规范化、合理化和科学化。②鼓励档案管理工作伴随着企业的发展而不断创新，档案管理制度也应及时的更新和完善。③建立有效的激励政策，促进档案管理制度的推行，超过预期完成效率的给与一定的奖励，违反制度的进行惩罚，对档案管理人员的行为具有引导和规范作用;同时，对薄弱环节和重点工作加强控制，并落实责任，从而利用制度实现控制的目的。④加强企业人员对相关法律法规的培训，提升员工的法律意识，促进档案管理工作的有效进行。

4.加大先进技术投入，实现信息化管理。随着企业的发展，企业资料档案也将越来越多，传统的档案管理工作效率低，记录和查询都十分不便，办公室档案现代化管理已成为必然趋势。因此，必须立足实际，将档案管理工作与现代化社会接轨，并使用信息化档案管理技术，借助计算机、光盘、复印机等先进技术媒介，以加大档案管理人员对先进科技使用工具的培训，从而在帮助管理人员摒弃传统落后的管理思维、提高工作效率的同时，对先进技术进行人性化设计，多听使用者的建议，不断完善档案管理先进技术工具，提高档案管理效率。

除此之外，传统纸质档案制作成本、保存成本及查询成本较高，不仅记录过程消耗大量的自然资源，且查询过程也耽误有限的时间成本，借阅、整理过程更是复杂繁琐，十分不利于档案的有效利用。因此，必须加强档案的信息化建设，建立并完善信息化管理系统，积极推进无纸化档案的利用，快速、准确的收集和查询档案文件，不仅能避免自然资源的浪费，还能减少人力物力的投入，可以说很好地顺应了现代社会的发展，并提高了档案管理的工作效率和档案的有效利用率。

综上所述，档案管理工作对企业其他工作的开展具有推动作用，树立正确的档案管理意识，加强档案管理人员的综合素质，完善和落实档案管理制度，运用先进的技术，积极推进无纸化档案，实现信息化档案管理，提高企业档案管理效率，真正发挥企业档案的社会价值。